In 5 stappen je kantoor coronaproof ingericht

Gastblog door Michiel Smit van Flow in Motion

Je kantoor inrichten volgens de 1,5 meter richtlijnen? Dat kan in slechts 5 stappen. Thuiswerken heeft zijn voordelen, maar ook zeker zijn nadelen, zoals persoonlijk contact, de stuwende en creatieve kracht van collega’s. Thuiswerken is nog steeds het advies, maar wij merken dat ondernemers de interactie missen en de afstand tot collega’s groot vind worden. Lees hier hoe je in 5 stappen je kantoor corona veilig kan maken. De belangrijkste uitgangspunten zijn 1,5 meter afstand houden, hygiëne en ventileren.

Dit zijn de vijf verschillende gebieden voor je corona kantoorinrichting:

• De werkplekken en veilige zones
• Vergaderen
• De entree hal, receptie
• Gangen en menselijk verkeer
• WC’s, kantines en gedeelde ruimtes.

STAP 1: DE WERKPLEKKEN EN VEILIGE ZONES

Wat doe je met al die werkplekken, anderhalve meter en hygiëne op de werkplek?

Kijk als eerste naar de kamerindeling en bureau’s. Het beste is om 1,5 meter afstand te hebben tussen elke werkplek. Als dit niet gaat, bepaal dan van welke werkplek er gebruik gemaakt kan worden en welke niet, zodat er 1,5 meter tussen elke gebruikte werkplek ontstaat. Vergroot de flexibiliteit van de ruimte door flex plekken van deze werkplekken te maken. Haal de stoelen weg van de bureau’s die niet gebruikt mogen worden. Of plak een groen vinkje of rood kruisje op het bureau of op de vloer om het gebruik aan te geven. Visualiseer met stippen een veiligheidszone rondom de werkplek. Dit geeft de veilige ruimte aan. Dit is prettig voor je collega die op die werkplek werkt, maar ook voor de collega die even wat komt vragen of voorbij loopt. Deze visualisatie geeft veel rust. Vergeet niet dat als collega’s 1 of 2 dagen naar kantoor komen, ze juist de interactie zullen opzoeken.

Mochten bureau’s tegen over elkaar staan en er geen 1,5 meter tussen ruimte zijn, dan is het verstandig om kuchschermen op te hangen.

Werkplek en hygiëne

Ja, hier is je kans om een clean desk policy door te voeren. Laten we hopen dat je collega’s dit als positief ervaren en de voordelen zien. Je maakt het voor eventuele schoonmakers makkelijk om alles te reinigen. En nog beter idee is om je collega’s de juiste materialen aan te bieden en deze zelf hun werkplek te laten schoonmaken.

STAP 2: TO MEET OF NOT MEET

Kijk goed welke vergaderingen nodig of onnodig zijn. Kijk eens kritisch naar alle vergaderingen die de afgelopen periode niet door zijn gegaan en welke online zijn geweest. Welk van deze overleggen hebben echt niet opgeleverd wat ze eigenlijk hadden moeten opleveren. Vraag je af hoe dit komt. Tijd om het anders in te richten. Kijk met name naar de frequentie van de live vergadering. Zou je bijvoorbeeld 1maal per maand live kunnen vergadering en 3 maal via een beeldscherm. Is iedereen wel nodig en wat ga je live bespreken wat echt live besproken moet worden.

Voor een corona vergadering is het natuurlijk belangrijk je vergaderruimte in te richten. Zorg voor een afstand van 2 meter tussen elke stoel. Verwijder alle andere stoelen of visualiseer met een leuke sticker op de vloer of de tafel waar de stoel hoort, zodat de twee meter afstand blijft bestaan. Zorg voor ontsmettingsmiddelen en laat iedereen de vergadertafel schoon maakt als ze weggaan.

STAP 3 DE RECEPTIE

De receptie, dit is misschien wel het minst te controleren gebied en verdient daarom extra aandacht. Je krijgt uiteraard onbekende bezoekers, waarvan je de gezondheid niet kent, waarvan je niet weet hoe ze met de maatregelen omgaan en die niet op de hoogte zijn van jouw maatregelen. De receptionist(e) heeft veel contact met bezoekers.

Hier zijn verschillende oplossingen te bedenken om voor het inrichten van je coronaproof-kantoor:

1. Voorkom bezoek
2. Visualiseer al je maatregelen bij de receptie en de entree met stickers op de vloer. Creëer wachtstrepen, pijlen en routes en dergelijke om mensen jouw corona maatregelen duidelijk te maken.
3. Zorg dat de bezoeker zijn handen kans ontsmetten of wassen bij binnenkomst.
4. Reserveer ruimtes die dichtbij de entree zijn en richt deze in als vergaderzaal. Hierdoor kun je het verkeer minimaliseren. Koffie? De gastheer kan deze zelf meenemen voor de gast.
5. Pakketjes en bezorgingen. Plaats een kast of stelling en laat pakketbezorgers de pakketjes daar plaatsen en eventueel ophalen.
6. Plaats eventueel een kuchscherm bij de receptie als de afstand niet minimaal 1,5 meter is.

STAP 4 DE VERKEERSSTROMEN

Dan moet iedereen nog naar zijn of haar werkplek toe. Hoe organiseer je dit? Nou heel simpel, maak gebruik van de verkeersregels zoals we die in het dagelijks verkeer doen. Daar worden veel complexere situaties al jaren goed geregeld. Maar voordat je nu een stoplicht koopt of een verkeersregelaar in de hal zet.

Begin met de volgende stappen:

1. Een gemiddeld mens heeft 60 cm nodig in de breedte. Dus bij passeren op 1,5 meter afstand is 3,10 meter nodig. Als je dit hebt, dan kun je met pijlen, voetstappen geplakt naast de muur aangeven dat iedereen rechts moet blijven.
2. Voor alle gangen en trappen die smaller zijn: leg een 1richtingsverkeerroute aan.
3. Als dit niet gaat, dan moet je bepalen wie er voorrang krijgt in de gang. Laat degene die goed zicht heeft op de gang voorrang verlenen aan de ander.
4. Laat deuren zoveel mogelijk openstaan voor een vrijzicht.

STAP 5 WC’S, KANTINES

Laat je medewerkers zo gecontroleerd mogelijk gebruik maken van kantines, WC’s, kopieerapparaten en koffie machines. Hoe communiceer je dat een ruimte “vol” is? Gebruik de middelen die je hebt; laat de deur open staan als de ruimte nog niet vol is, sluit de deur als de ruimte vol is.

Tijd voor een bakkie en wat collega’s test je plannen door in je kantoorruimte de situaties na te spelen. En wees slim, richt het in, begin eventueel met een kleine groep. Leer van deze groep en pas je maatregelen aan.