In 5 stappen je kantoor coronaproof ingericht

Gastblog door Michiel Smit van Flow in Motion
Je kantoor inrichten volgens de 1,5 meter richtlijnen? Dat kan in slechts 5 stappen. Thuiswerken heeft zijn voordelen, maar ook zeker zijn nadelen, zoals persoonlijk contact, de stuwende en creatieve kracht van collega’s. Thuiswerken is nog steeds het advies, maar wij merken dat ondernemers de interactie missen en de afstand tot collega’s groot vind worden. Lees hier hoe je in 5 stappen je kantoor corona veilig kan maken. De belangrijkste uitgangspunten zijn 1,5 meter afstand houden, hygiëne en ventileren.
Dit zijn de vijf verschillende gebieden voor je corona kantoorinrichting:
Wat doe je met al die werkplekken, anderhalve meter en hygiëne op de werkplek?
Kijk als eerste naar de kamerindeling en bureau’s. Het beste is om 1,5 meter afstand te hebben tussen elke werkplek. Als dit niet gaat, bepaal dan van welke werkplek er gebruik gemaakt kan worden en welke niet, zodat er 1,5 meter tussen elke gebruikte werkplek ontstaat. Vergroot de flexibiliteit van de ruimte door flex plekken van deze werkplekken te maken. Haal de stoelen weg van de bureau’s die niet gebruikt mogen worden. Of plak een groen vinkje of rood kruisje op het bureau of op de vloer om het gebruik aan te geven. Visualiseer met stippen een veiligheidszone rondom de werkplek. Dit geeft de veilige ruimte aan. Dit is prettig voor je collega die op die werkplek werkt, maar ook voor de collega die even wat komt vragen of voorbij loopt. Deze visualisatie geeft veel rust. Vergeet niet dat als collega’s 1 of 2 dagen naar kantoor komen, ze juist de interactie zullen opzoeken.
Mochten bureau’s tegen over elkaar staan en er geen 1,5 meter tussen ruimte zijn, dan is het verstandig om kuchschermen op te hangen.
Werkplek en hygiëne
Ja, hier is je kans om een clean desk policy door te voeren. Laten we hopen dat je collega’s dit als positief ervaren en de voordelen zien. Je maakt het voor eventuele schoonmakers makkelijk om alles te reinigen. En nog beter idee is om je collega’s de juiste materialen aan te bieden en deze zelf hun werkplek te laten schoonmaken.
Kijk goed welke vergaderingen nodig of onnodig zijn. Kijk eens kritisch naar alle vergaderingen die de afgelopen periode niet door zijn gegaan en welke online zijn geweest. Welk van deze overleggen hebben echt niet opgeleverd wat ze eigenlijk hadden moeten opleveren. Vraag je af hoe dit komt. Tijd om het anders in te richten. Kijk met name naar de frequentie van de live vergadering. Zou je bijvoorbeeld 1maal per maand live kunnen vergadering en 3 maal via een beeldscherm. Is iedereen wel nodig en wat ga je live bespreken wat echt live besproken moet worden.
Voor een corona vergadering is het natuurlijk belangrijk je vergaderruimte in te richten. Zorg voor een afstand van 2 meter tussen elke stoel. Verwijder alle andere stoelen of visualiseer met een leuke sticker op de vloer of de tafel waar de stoel hoort, zodat de twee meter afstand blijft bestaan. Zorg voor ontsmettingsmiddelen en laat iedereen de vergadertafel schoon maakt als ze weggaan.
De receptie, dit is misschien wel het minst te controleren gebied en verdient daarom extra aandacht. Je krijgt uiteraard onbekende bezoekers, waarvan je de gezondheid niet kent, waarvan je niet weet hoe ze met de maatregelen omgaan en die niet op de hoogte zijn van jouw maatregelen. De receptionist(e) heeft veel contact met bezoekers.
Hier zijn verschillende oplossingen te bedenken om voor het inrichten van je coronaproof-kantoor:
Dan moet iedereen nog naar zijn of haar werkplek toe. Hoe organiseer je dit? Nou heel simpel, maak gebruik van de verkeersregels zoals we die in het dagelijks verkeer doen. Daar worden veel complexere situaties al jaren goed geregeld. Maar voordat je nu een stoplicht koopt of een verkeersregelaar in de hal zet.
Begin met de volgende stappen:
Laat je medewerkers zo gecontroleerd mogelijk gebruik maken van kantines, WC’s, kopieerapparaten en koffie machines. Hoe communiceer je dat een ruimte “vol” is? Gebruik de middelen die je hebt; laat de deur open staan als de ruimte nog niet vol is, sluit de deur als de ruimte vol is.
Tijd voor een bakkie en wat collega’s test je plannen door in je kantoorruimte de situaties na te spelen. En wees slim, richt het in, begin eventueel met een kleine groep. Leer van deze groep en pas je maatregelen aan.
Kantoren en bedrijfsruimtes zijn er in allerlei geuren en smaken. Van inspirerende, strakke vergaderruimtes tot…
Het verzinnen van een goede bedrijfsnaam is helaas een nogal ondergewaardeerde tak van sport. We…
Voor organisaties is het opzetten van een goede marketingcampagne van groot belang. Door verschillende vormen…
Vragen? Opmerkingen? Geef je reactie: