Wat boekhouding anders maakt in de bouw
Een standaard boekhouding werkt op grootboekniveau; de bouw vraagt om extra lagen. Werkzaamheden lopen in fasen, materialen schommelen in prijs en meer-/minderwerk komt bijna altijd voor. Bovendien factureer je vaak in termijnen in plaats van één keer achteraf. Ook speelt wet- en regelgeving mee (btw-verleggingsregeling, ketenaansprakelijkheid), waardoor foutloze facturen en sluitende onderaannemersdossiers essentieel zijn. De kern: jouw administratie moet elk project apart kunnen volgen – van begroting tot nacalculatie.
Projectadministratie als ruggengraat
Koppel alle kosten en opbrengsten aan een uniek projectnummer. Dat lijkt eenvoudig, maar vraagt discipline in het hele team:
- Urenregistratie: medewerkers boeken uren per project en (sub)activiteit. Zo zie je vroegtijdig overschrijdingen.
- Materiaal en materieel: registreer verbruik en huren per project. Een container, steiger of minigraver zonder project-tag vreet marge.
- Inkooporders: bestelregels horen bij het juiste werk en worden automatisch gematcht met pakbon en factuur (drieweg-match).
Met deze basis kun je wekelijks een “work in progress” (WIP)-overzicht draaien: gerealiseerde kosten versus gereed werk en resterend budget. Dat is je vroegtijdige alarmbel.
Van offerte tot factuur: één doorlopend proces
De offerte is je vertrekpunt én je latere meetlat. Zet de calculatie direct om in een werkbegroting met duidelijke posten (uren, materiaal, onderaannemer, stelposten). Bij opdracht vertaal je de begroting naar termijnschema’s: 20% aanbetaling, 40% na ruwbouw, 30% na afbouw, 10% oplevering – of welke verdeling je ook afspreekt. Maak voor meer- en minderwerk een vaste routine: schriftelijke akkoordstroom (mail of werkbon-app) vóór uitvoering. Zo voorkom je discussies en vertraagde betaling.
Wanneer de uitvoering start, wil je dat de planning, werkbonnen, uren en inkoop “praten” met je facturatie. Zo wordt de termijnfactuur geen handwerk, maar een optelsom van realisatie plus geaccordeerd meerwerk, minus eerder gefactureerd. Hoe minder copy-paste, hoe minder fouten.
Inkoop, onderaannemers en ketenbeheersing
Onderaannemers zijn onmisbaar, maar administratief risicovol. Leg per onderaannemer vast: KVK-uitdraai, btw-nummer, aansprakelijkheidsverzekering, modelovereenkomst en, indien relevant, G-rekening-afspraken. Betaal bij voorkeur op basis van ontvangen prestatie (gereedmelding) en koppel de factuur aan het juiste project en termijn.
Voor inkoop geldt: werk met bestelautorisaties en voorkom “white-label” leveringen zonder ordernummer. Verwerk prijsstijgingen in je inkoopcontracten (indexatie-clausule) en spiegel periodiek met je calculatieprijzen. Zo zie je of stijgende staal- of houtprijzen jouw marge in stilte opeten.
Btw en juridische aandachtspunten
De btw-verleggingsregeling in de bouw geldt vaak bij onderaanneming of terbeschikkingstelling van personeel voor werk aan onroerende zaken. Jij factureert dan zonder btw en vermeldt “btw verlegd”. Een fout hier leidt tot naheffing. Leg in je systeem vast wanneer verlegging moet worden toegepast en voeg een automatische factuurtekst toe.
Let daarnaast op betalingszekerheid en aansprakelijkheid: maak in je offertes en opdrachtbevestigingen duidelijke betaaltermijnen en boeteclausules. Voor grotere werken is een bankgarantie of waarborgsom gebruikelijk. Voorzie in je algemene voorwaarden een strak traject rond meer-/minderwerk en stelposten.
Rapportages die ertoe doen
Met alleen een winst- en verliesrekening kom je er niet. In de bouw bepalen deze rapportages je echte financiële status:
- WIP-rapport: voortgang per project (begroot, gerealiseerd, resterend, verwacht resultaat).
- Termijn- en aanbetalingenoverzicht: voorkomt dat je achterloopt met factureren.
- Liquiditeitsprognose: zet geplande inkopen en termijnen naast verwachte betalingen; cruciaal voor pieken in cash-out.
- Nacalculatie: na oplevering vergelijk je begroot versus gerealiseerd, inclusief productiviteit per ploeg of fase.
Plan een vast ritme: elke week korte projectreview, elke maand managementrapportage. Ritme beschermt marge.
Digitaliseren zonder gedoe
Papier en losse Excelletjes kosten tijd en veroorzaken allerlei fouten. Kies daarom voor één omgeving waarin offerte, werkbon, uren, inkoop en factuur samenkomen. Via zo’n geïntegreerde aanpak kun je sneller offreren, correct termijnen factureren en meteen nacalculeren. Overweeg een oplossing die specifiek voor de bouw is ingericht, waarmee je alle stappen van offerte tot eindfactuur één doorlopend proces bouwt. Hoe minder systemen je aan elkaar hoeft te knopen, hoe kleiner de kans op dubbel werk en mismatch tussen planning en boekhouding.
Praktische workflow voor morgen
Goed systeem? Mooie software? Vergeet het als de dagelijkse praktijk rammelt. Structuur begint bij vaste routines die iedereen in het bouwbedrijf volgt ongeacht project, team of drukte. Deze zes stappen vormen de ruggengraat van elke gezonde bouwadministratie:
- Projectnummerplicht: elke uitgave en elk uur krijgt een projectlabel. Geen label = niet boeken.
- Offerte → werkbegroting: maak van je calculatie direct budgetposten en termijnen.
- Meerwerkprocedure: zonder schriftelijk akkoord geen uitvoering; automatisch vastleggen in je systeem.
- Drieweg-match: inkooporder, pakbon, inkoopfactuur moeten overeenkomen; afwijking? Eerst goedkeuren.
- Wekelijkse WIP-check: bespreek afwijkingen en plan bijsturing (extra uren, alternatieve materialen, fasering).
- Maandelijkse cashflowreview: check achterstallige termijnen en bel klanten proactief na.
Grip op cijfers is grip op projecten
Bouwboekhouding draait niet om boekhouden om het boekhouden, maar om voorspelbaarheid: op tijd zien waar marge weglekt, weten wanneer je factureert en zeker zijn dat btw en onderaannemersdossiers kloppen. Richt je administratie daarom projectgericht in, automatiseer de keten van offerte tot factuur en werk met vaste rapportageritmes. Zo houd je de regie – op de bouwplaats én in je cijfers.
Reacties