Regels die gelden bij een telefoon van de zaak

Een zakelijke telefoon klinkt als een mooie extra, maar hoe zit het eigenlijk met de regels? Wat mag je aftrekken van de belasting en waar moet je op letten? Een telefoon voor werkgebruik is handig, maar de Belastingdienst kijkt mee. Tijd om duidelijkheid te scheppen, zonder dat je door een wirwar aan regels moet worstelen.

Een telefoon van de zaak, wat houdt dat in?

Een zakelijke telefoon is simpelweg een toestel dat je gebruikt voor werk. Dit kan een mobiel zijn voor jezelf als ondernemer of een telefoon voor je medewerkers. Maar ook al geeft een werkgever een telefoon aan een werknemer, het toestel blijft eigendom van het bedrijf. Dat betekent dat er ook zakelijke afspraken aan verbonden zijn. Klinkt logisch, toch? Maar hoe zit het met de belasting? Het voordeel is dat je kunt kiezen uit een abonnement met toestel, waarbij je jezelf of werknemer een telefoon met abonnement van de zaak heeft. Wil je besparen op de kosten? Dan kun je ook kiezen voor alleen een sim only abonnement en zelf verantwoordelijk zijn voor het aanschaffen van een telefoon. Wat we bijvoorbeeld ook vaak zien, is dat de werkgever een bepaalde vergoeding biedt voor een zakelijk toestel. Het is dan aan de werknemer om te kiezen voor een duurder model en dus zelf bij betalen of binnen het budget een telefoon aanschaffen.

Wanneer zijn de kosten aftrekbaar?

De kosten voor een zakelijke telefoon, inclusief abonnement en gebruikskosten, zijn meestal aftrekbaar. Dat betekent minder belasting betalen, en dat is natuurlijk mooi meegenomen. Maar hier zit wel een addertje onder het gras. Gebruik je de telefoon ook privé? Dan moet de btw gedeeltelijk worden aangepast. Voor medewerkers geldt dat de telefoon op naam van het bedrijf moet staan om de kosten volledig af te trekken. Staat het toestel op naam van de medewerker? Dan moet er 21% btw worden afgedragen. Niet ideaal, maar wel goed om te weten voordat je een keuze maakt.

Hoe zit het met sim only?

Wie kiest voor een sim only en daar zelf een telefoon bij aanschaft, kan ook de kosten aftrekken. Dat kan een mooie besparing opleveren, maar vergeet niet om bij de belastingaangifte de actuele winkelwaarde van het toestel goed in te vullen. Klinkt misschien als een gedoe, maar het is een kleine moeite voor een groot voordeel. En zeg nou zelf, wie wil er nou niet slimmer omgaan met zijn geld?

Is een vaste telefoon ook aftrekbaar?

Wie veel vanuit huis werkt en een aparte vaste lijn heeft voor zakelijke gesprekken, kan die kosten ook aftrekken. Maar hier geldt hetzelfde als bij mobiel bellen, het moet wel echt om zakelijke gesprekken gaan. Even je moeder bellen om bij te kletsen valt daar helaas niet onder. Maar als je de telefoon nodig hebt om je klanten te woord te staan, zit je goed.

Waarom een zakelijk abonnement handig is

Een apart zakelijk abonnement is niet verplicht, maar het maakt de administratie wel een stuk makkelijker. Zo zijn de zakelijke kosten direct inzichtelijk en dat voorkomt gedoe bij de belastingaangifte. Bovendien bieden veel providers speciale pakketten aan voor ondernemers. Een zakelijke telefoon met een apart abonnement zorgt er niet alleen voor dat je administratie overzichtelijk blijft, maar ook dat je privé en werk makkelijker gescheiden houdt. En eerlijk, dat wil je toch?

Zakelijk bellen met een privé abonnement

Sommige ondernemers bellen gewoon via hun privé abonnement. Dat kan, maar het maakt de administratie wel lastiger. Alleen de zakelijke gesprekskosten mogen worden afgetrokken, wat betekent dat er een correctie op de btw nodig is. In theorie zou je precies kunnen bijhouden hoeveel je zakelijk belt en internet, maar laten we eerlijk zijn, niemand heeft daar zin in. Een goede schatting volstaat meestal, zolang je dit maar kunt verantwoorden als de Belastingdienst vragen stelt. Maar waarom moeilijk doen als het makkelijk kan met een apart zakelijk abonnement?

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

Voor medewerkers kan een telefoon worden vergoed via de werkkostenregeling, oftewel de WKR. Dit klinkt misschien als een ingewikkelde regeling, maar het komt erop neer dat je als werkgever onbelaste vergoedingen kunt geven voor zaken die nodig zijn voor het werk, zoals een telefoon. Dit mag zolang het totaalbedrag onder de vrije ruimte blijft. In 2025 is die vrije ruimte vastgesteld op 2% over de eerste €400.000 van de loonsom. Ga je daar overheen? Dan moet er 80% belasting worden betaald over het extra bedrag. Klinkt pijnlijk, toch? Daarom is het slim om dit goed in de gaten te houden.

Wanneer is een telefoon echt nodig?

Om een telefoon belastingtechnisch te kunnen verantwoorden, moet worden aangetoond dat deze nodig is voor het werk. Gelukkig is dat in de meeste gevallen geen probleem, want bellen, e-mails beantwoorden en online informatie opzoeken horen er tegenwoordig allemaal bij. Je kunt moeilijk verwachten dat een werknemer zijn werk zonder telefoon goed kan doen. De Belastingdienst snapt dat gelukkig ook.

Hoe werkt de afschrijving van een zakelijke telefoon?

Koop je een dure telefoon van meer dan €450 exclusief btw? Dan moet je deze afschrijven. Dit betekent dat de kosten worden verdeeld over meerdere jaren, meestal vijf. Stel dat een toestel €1.000 kost en na een paar jaar nog €200 waard is, dan mag je jaarlijks €160 van de belasting aftrekken. Een slimme manier om kosten te spreiden en belastingvoordeel te behalen. Wie zegt dat een dure telefoon altijd een slechte investering is?