Ontketen je productiviteit: praktische tips voor effectief timemanagement in een drukke wereld 

Het goed managen van je (werk)tijd lijkt een steeds lastigere opgave te worden. Vandaag de dag worden we constant overspoeld met allerlei berichten en meldingen. Door al deze afleidingen die dag en nacht doorgaan, kan het erg lastig worden om productief aan de slag te gaan en te blijven. Of je nu dagelijks op de werkvloer moeite hebt met je aandacht bij werk te houden, of als student lastig je aandacht bij de les, je projecten of leerwerk kunt houden, of iemand bent die simpelweg meer gedaan wil hebben in minder tijd; met deze praktische tips kun je jouw timemanagement weer op orde krijgen, je productiviteit verhogen en beter omgaan met alle afleidingen die het negatief beïnvloeden. 

De grootste valkuilen van timemanagement  

Het opzetten van een plan voor goed timemanagement is over het algemeen geen groot probleem. Er zijn echter een aantal valkuilen die je goede voornemens tegenwerken en de productiviteit flink verminderen. De eerste valkuil is het gebrek aan goede planning en het stellen van de juiste prioriteiten. Wanneer je dit niet doet en geen duidelijke doelen stelt, loop je het risico om het overzicht te verliezen, waardoor je sneller onproductieve activiteiten zult ondernemen en daardoor in een negatieve spiraal zal belanden wat betreft je concentratie.

Een andere valkuil is uitstelgedrag. Het is vaak verleidelijk om taken uit te stellen, vooral als het gaat om lastige of onaangename taken. Helaas zal uitstelgedrag juist tot meer stress en inefficiëntie leiden, waardoor je veel tijd verspilt aan tegen de taak opzien in plaats van het daadwerkelijk uitvoeren.

Ook een gebrek aan het stellen van grenzen is een grote valkuil. Als je altijd maar door blijft gaan, zal je je gaan overwerken wat leidt tot uitputting of zelfs een burn-out. Daarom zul je een duidelijke scheiding moeten maken tussen werk en privé, zodat je ook kunt ontspannen.

De laatste valkuil zijn afleidingen, want hoe goed je planning ook is, constante afleiding zal leiden tot slechte productiviteit en concentratie. 

Zo voorkom je afleiding tijdens je werkdag 

Afleiding is dus de grootste risicofactor wanneer het aankomt op concentratie en productiviteit. Of het nu gaat om blijven scrollen op social media, afgeleid raken door berichtjes die binnenkomen, steeds nieuwe e-mails, of collega’s die je tijdens het werk onderbreken; afleiding kan snel voorkomen en ervoor zorgen dat je je focus verliest. Dit wil je dus koste wat het kost voorkomen. Er zijn een aantal manieren waarop je dat zou kunnen doen.

De eerste optie is om duidelijke, vaste werktijden in te stellen waarin je ongestoord wilt werken. Gedurende deze periode zet je je telefoon op stil, check je je mail alleen wanneer het nodig is en geef je door aan de mensen in je omgeving dat je ongestoord wilt werken en dus alleen gestoord mag worden wanneer het dringend is. Ook kun je je werkplek op zo’n manier optimaliseren dat je betere concentratie kunt hebben en bewaren. Dit doe je door je bureau goed op te ruimen en, indien mogelijk, je bureau op een plek te zetten waar het rustig is en je geen last hebt van lawaai. Als dit geen optie is, kun je er ook voor kiezen om een noise-cancelling koptelefoon te kopen, zodat je minder last hebt van rumoerigheid.  

De eerste stap naar verhoogde productiviteit: realistische doelen en deadlines 

Naast het voorkomen van afleiding zijn er ook een aantal andere mogelijkheden om je productiviteit te verbeteren. Zo kun je je productiviteit verhogen door realistische doelen en deadlines te stellen. Dit doe je als volgt: je begint met het identificeren van je belangrijkste doelen op korte en lange termijn. Vervolgens richt je deze doelen in op de SMART manier: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. Nadat je dit hebt gedaan kun je de doelen opdelen in kleinere, makkelijk haalbare taken, die je kunt inplannen als deadlines in je agenda. Door grote doelen steeds op te delen in kleine deadlines, kun je een groot doel een stuk makkelijker en overzichtelijker maken. Daarbij kun je steeds een deadline afstrepen, waardoor je ook meer motivatie krijgt om de rest af te ronden.  

Een gezonde balans tussen je werk- en privéleven 

Een ander belangrijk onderdeel van effectief je tijd indelen is ervoor zorgen dat je een gezonde balans hebt tussen je werk- en privéleven. Veel mensen zijn geneigd om constant door te werken, totdat dat ene grote project of een deadline afgerond is, maar dit kan juist averechts werken. Zo kan dit leiden tot een burn-out en uitputtingen, waardoor je je een stuk minder productief zult voelen. Daarom zul je een gezonde balans moeten behouden. Dit kun je doen door tijd vrij te maken voor ontspanning en hobby’s. Plan dus duidelijke werktijden en relax tijden, maar zorg ook voor frequente pauzes tijdens je werkdag. 

Tools die je helpen met timemanagement  

Wanneer je alsnog moeite houdt met omgaan met afleidingen, zijn er ook tools die je kunt gebruiken om geconcentreerd en productief te werken. De eerste hiervan is Forest. Met deze app kun je een timer zetten. Zolang als de timer loopt, zul je een virtuele plant groeien. Wanneer je wel op je telefoon kijkt en afgeleid raakt door meldingen, zal de plant doodgaan. Wanneer de plant wel helemaal volgroeid is, zal je langzaam maar zeker een bos aan kunnen leggen. Daarbij verdien je ook punten, die je op een gegeven moment kunt inruilen via de app. Voor elke zoveel punten wordt er een echte boom geplant. Zo ben je dus niet alleen goed bezig voor je eigen productiviteit, maar ook voor de natuur.

Een andere handige tool voor gestructureerd werken is Todoist. Met deze tool kun je makkelijk verschillende taken managen en to-do lijsten maken, die je in kunt zien met je complete team, of alleen voor jezelf kunt houden.

De laatste tool die een goede toevoeging kan zijn is Toggl. Hiermee kun je precies bijhouden hoeveel je tijd aan welke taak of project besteed. Hiermee kun je dus meer inzicht krijgen in waar je je tijd aan besteedt, waardoor de kans groot is dat je meer motivatie voelt om door te werken en niet afgeleid te raken.