Telefoon van de zaak en de WKR in 2025

Een telefoon van de zaak klinkt misschien als een luxe, maar in de praktijk is het vooral een slimme zakelijke keuze. Het maakt daarbij niet uit of je nu een ondernemer bent die altijd bereikbaar moet zijn of een werkgever die medewerkers een telefoon biedt, het is handig én fiscaal aantrekkelijk. Maar hoe zit dat precies?

Steeds meer werkgevers kiezen voor het afsluiten van een iPhone 16^e met abonnement voor het personeel, zodat ze precies weten wat dit per maand kost. Zo zijn er ook fiscaal flink wat voordelen die we in dit artikel met je zullen bespreken.

Wanneer zijn de kosten aftrekbaar?

Goed nieuws voor ondernemers, de kosten van een zakelijke telefoon zijn vaak aftrekbaar. Dat betekent dat je minder belasting betaalt en wie wil dat nou niet? Abonnementskosten, gesprekskosten en data vallen allemaal onder de zakelijke uitgaven. Gebruik je de telefoon ook privé? Dan moet je een deel van de btw corrigeren. Heb je personeel? Zolang de telefoon op naam van het bedrijf staat, zijn de kosten aftrekbaar. Maar als de telefoon op naam van de medewerker staat, moet je 21% btw afdragen. Een extra kostenpost die je liever niet hebt.

Hoe zit het met een sim only?

Gebruik je een sim only abonnement en koop je zelf een toestel voor je werk? Dan mag je die kosten gewoon aftrekken. Vergeet alleen niet om bij je belastingaangifte de actuele winkelwaarde van het toestel door te geven. Dit klinkt misschien als gedoe, maar een kleine moeite kan je een mooi belastingvoordeel opleveren.

Een vaste telefoon voor je bedrijf

Werk je veel vanuit huis en heb je een aparte vaste lijn voor je werk? Ook die kosten mogen worden afgetrokken. Maar let op, zakelijke gesprekken tellen mee, terwijl privégesprekken niet meetellen. Een telefoontje naar een klant is aftrekbaar, maar dat gezellige kletsuurtje met je moeder telt helaas niet mee. Probeer dat dus een beetje gescheiden te houden.

Waarom kiezen voor een zakelijk abonnement?

Je bent niet verplicht om een apart zakelijk abonnement te nemen, maar eerlijk is eerlijk, het maakt je administratie een stuk overzichtelijker. Je ziet direct welke kosten zakelijk zijn en dat scheelt je een hoop gedoe bij de belastingaangifte. Bovendien bieden veel providers speciale pakketten aan voor ondernemers, waarmee je soms zelfs voordeliger uit bent. Heb je personeel? Dan is een zakelijk abonnement helemaal handig, want je houdt alle telefoonkosten op één plek.

Zakelijk bellen met een privé abonnement

Veel startende ondernemers gebruiken gewoon hun privé abonnement voor zakelijke gesprekken. Dat kan, maar het maakt je boekhouding niet bepaald makkelijker. Alleen de zakelijke gesprekken en data mogen worden afgetrokken en het bijhouden hiervan kan een hele klus zijn. Ga je echt tot op de minuut en MB alles bijhouden? Waarschijnlijk niet. Een schatting maken is vaak prima, zolang je maar kunt uitleggen hoe je eraan komt als de Belastingdienst vragen stelt. Een apart zakelijk abonnement scheelt gewoon een hoop gedoe.

Hoe zit het met de werkkostenregeling (WKR)?

Voor medewerkers kan een zakelijke telefoon onder de werkkostenregeling voor 2025 vallen. Hiermee kun je onbelaste vergoedingen geven voor werkgerelateerde uitgaven, zoals een telefoon. Zolang het totaal onder de vrije ruimte blijft, hoef je geen belasting te betalen. In 2025 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van de loonsom. Ga je daar overheen? Dan betaal je maar liefst 80% belasting over het extra bedrag. Een flinke tegenvaller, dus het is slim om goed binnen die grenzen te blijven.

Afschrijving van een zakelijke telefoon

Koop je een dure telefoon van meer dan €450 exclusief btw? Dan moet je die afschrijven, wat betekent dat je de kosten over meerdere jaren verdeelt. Meestal gebeurt dit over vijf jaar. Even een rekenvoorbeeld. Stel, je koopt een smartphone van €1.000 en verwacht deze na een paar jaar voor €200 te verkopen. Dan mag je elk jaar €160 van je belasting aftrekken. Niet verkeerd toch?