Beginnen met administratie als zzp’er? Drie tips

Ook als zzp’er heb je te maken met een heleboel administratie. Het bijhouden van je uren, het aanmaken van facturen, het verwerken van inkomende facturen en bijhouden van je administratie zijn allemaal taken die de nodige tijd en aandacht vereisen. Althans, als je onprettige verrassingen wilt voorkomen. Maar hoe zorg je ervoor dat je deze taken efficiënt en nauwkeurig uitvoert, zodat je je kunt concentreren op wat écht belangrijk is: het runnen van je bedrijf?

Als ondernemer heb je altijd een tekort aan tijd. Vanaf het moment dat je je laptop of pc opent, schieten de mailtjes en nieuwsbrieven van klanten, partners, softwareleveranciers en SaaS-diensten je om de oren. Social media is allang niet meer de praktische marketingtool die het beloofde te zijn, het is eerder een aandachtsvreter geworden. Die vrijdagmiddag voor je administratie blijkt vaak niet genoeg om al je administratietaken af te vinken, dus dan maar weer doorwerken in het weekend?

Grip op je tijd krijgen

De eerste stap om grip op je tijd te krijgen is het realiseren van inzichten. Hoeveel tijd ben je kwijt aan het werven van nieuwe klanten? Aan het bijwerken van je website en social media? Even tussendoor Instagrammen? En hoeveel tijd kun je uiteindelijk factureren aan je klanten? Met een zogeheten Desktop Time Tracker leer je aan welke programma’s en sites je de meeste uren spendeert. Handig om je werk/privé balans in kaart te brengen, maar zakelijk heb je meer nodig.

De volgende stap is het netjes bijhouden van een urenregistratie: per klant, per project, per type taak waar wellicht een ander uurloon aan verbonden is. Zo krijg je inzicht in je declareerbare uren per week en per maand, en leg je de basis voor een snelle factuur. En gebruik je een urenregistratie ook voor je eigen projecten – die geen geld opleveren maar wel je bedrijf verder helpen – dan voorkom je dat je hier te veel tijd aan spendeert. Waar een urenregistratie ook handig voor is: het bepalen van je uurloon.

Efficiënt facturen aanmaken

Een van de leukste momenten in de maand is misschien wel het aanmaken en versturen van je facturen. Dit is waar je het uiteindelijk voor doet. Natuurlijk kun je je factuur maken in Word of Excel. Voeg je logo toe, doorloop het lijstje waar een factuur aan moet voldoen en je kunt facturen maken. Maar het kost je wel tijd, en er kunnen allerlei zaken pijnlijk misgaan:

• Foute berekening. Handmatig de btw of je projecturen berekenen? Dat kan een keer fout gaan. En ook in Excel wanneer een veld per ongeluk niet wordt meegerekend. Als je klant er achter komt, dan staat het slordig. Als je te weinig rekent op je factuur, is het zonde.
• Foute factuur. Een onjuist Kvk-nummer, het ontbreken van een factuurnummer of factuurdatum, onjuiste klantnaam… Een fout opgestelde factuur kan voor allerlei problemen zorgen bij het innen van je geld.
• Onoverzichtelijke btw. Wat moet ik nu precies betalen? Is dat bedrag inclusief of exclusief btw? Als de klant zich dat afvraagt bij het zien van de factuur, gaat er iets fout. Dan belandt de factuur snel onder op de stapel om later nog eens goed te bekijken.

Kies daarom voor een praktische oplossing om je facturen te versturen zodat je facturen voldoen aan alle regels. Naast tijdswinst bieden veel oplossingen ook allerlei betaalmogelijkheden waarmee klanten direct vanaf de factuur kunnen betalen. Dat zorgt voor betaalgemak en een snellere betaling.

De controle houden

Een veelvoorkomende misvatting is dat je als zzp’er alleen een administratie moet bijhouden voor de Belastingdienst. In eerste instantie doe je dat voor jezelf. Je wilt immers dat je per maand meer verdient dan dat je uitgeeft, dat je tijdig reserves opbouwt voor je plannen en dat je scherp blijft op bepaalde uitgaven, zoals advertentiekosten bijvoorbeeld. Handmatig deze inzichten creëren kost veel tijd en moeite. Dat is wellicht prima wanneer je als zzp’er net bent begonnen en zeeën van tijd hebt, maar wanneer je business begint te lopen wil je je daar ook op kunnen focussen. Uiteindelijk wil je beter in je beroep worden, niet in administratie en andere bijzaken.

Dat is het moment waarop velen een boekhouder overwegen. En die zal je al snel erop wijzen dat het inkloppen van facturen niet meer van deze tijd is: daar zijn allerlei handige boekhoudprogramma’s voor die bonnetjes en inkomende facturen automatisch kunnen verwerken. Door het maken van een bankkoppeling krijg je zicht op de betaalstromen en met een btw-rapportage kun je snel de btw-aangifte doen.

De kunst is om scherp te houden waar het allemaal om draait: tijd besparen en zaken slim automatiseren zodat je tijd overhoudt die je aan je bedrijf kunt spenderen. Of juist die welverdiende break nemen.