Een goede administratie vormt de basis voor een succesvol bedrijf

Ervaar je als werkgever regelmatig situaties waarbij je medewerkers handen tekort komen, terwijl het een paar weken later weer rustiger is? Of gebeurt het zo nu en dan dat iemand door ziekte of vakantie niet beschikbaar is en valt het werk dan deels stil, doordat de diensten niet goed op elkaar aansluiten? Veel ondernemers zullen zich herkennen in dergelijke situaties. Je kunt dit voorkomen door de juiste tools te gebruiken voor het plannen. Door alles zorgvuldig te administreren, zorg je ervoor dat alles op de werkvloer soepel blijft lopen, zonder dat het je onnodig veel tijd kost.

Alles in één overzicht

Het handmatig registreren van gewerkte uren, al dan niet met behulp van een spreadsheet, is tamelijk kwetsbaar en mede daarom uit de tijd. Tegenwoordig kun je zo’n urenregistratie namelijk relatief eenvoudig opzetten met behulp van een applicatie die speciaal hiervoor is gemaakt. Dat biedt nogal wat voordelen, zoals het automatisch berekenen van gewerkte overuren en het eigenhandig laten invoeren van aanvragen voor verlofdagen door medewerkers. Als werkgever heb je in één oogopslag alle gegevens binnen handbereik en veelal zijn dergelijke applicaties te koppelen aan andere systemen die bedrijven gebruiken voor het voeren van hun administratie. Hierdoor kun je in vrijwel elke denkbare werksituatie alles eenvoudig en snel registreren.

Tijd besparen

Ben je regelmatig uren aan het puzzelen en aan het bellen om het dienstrooster rond te krijgen? Het maken van een sluitende personeelsplanning wordt veel eenvoudiger wanneer je ook dit proces volledig automatiseert. Slimme apps nemen vrijwel letterlijk het werk voor je uit handen en voorkomen veel tress. De tijd die je daardoor overhoudt, kun je benutten voor het contact met je klanten en het uitzetten van nieuwe marketingstrategieën die de omzet kunnen verhogen. Op die manier betaalt een goed administratiesysteem zichzelf dubbel en dwars terug!

Inzicht

Een ander voordeel van een solide administratie is dat je er als werkgever veel nieuwe inzichten door verkrijgt. Je kunt bijvoorbeeld de declarabiliteit van je team ermee monitoren. Dat is het aantal gewerkte uren dat daadwerkelijk aan een klant kan worden doorbelast. Heb je bijvoorbeeld een boekhoudkantoor, dan kun je op deze manier precies zien hoeveel uren een medewerker voor de klant heeft gewerkt en hoeveel uren het werk uit andere taken bestond. Het is belangrijk om het aantal declarabele uren boven de zeventig procent te houden.