Van handmatig naar hightech: de ultieme guide voor het automatiseren van bedrijfsprocessen en het realiseren van efficiëntie 

In deze blog bespreken wij de ultieme guide voor het automatiseren van bedrijfsprocessen om meer efficiëntie te realiseren. Digitale transformatie is namelijk enorm belangrijk om mee te kunnen komen als bedrijf. Door processen te automatiseren kun je de aandacht op hele andere dingen gaan vestigen en een beter resultaat halen met een bedrijf. Laten we eens kijken wat digitale transformatie is en waarom ook jouw bedrijf het nodig heeft. We nemen we je mee door de stappen om de transformatie te ondergaan.

De betekenis van digitale transformatie 

Digitale transformatie is het proces waarbij bedrijven hun modellen, activiteiten, strategieën en processen gaan transformeren om meer efficiëntie te genereren als bedrijf. Hierbij gaat het verder dan enkel processen aanpassen, maar er wordt echt een strategie aan verbonden en de huidige doelen worden aangepast.

De digitale transformatie omvat het gebruik van computergestuurde processen. Hierbij kan gedacht worden aan data-analyses, AI processen, en cloud computing. Door jouw bedrijf digitaal te transformeren kun je veel kansen genereren op operatief niveau. Hierdoor komen er nieuwe marktkansen en kun je wellicht een grotere doelgroep aanspreken. Ook is digitale transformatie heel belangrijk om een goede concurrentiepositie te behouden. Je kunt er namelijk niet omheen dat bedrijven grote en snelle stappen maken op dit niveau.

Het doel van digitale transformatie 

Het doel van de digitale transformatie moet zijn om flexibeler, responsiever, creatiever en wendbaarder te worden als bedrijf door een verbeterde digitale omgeving. De digitale transformatie is ook een duurzaam proces, wat erg belangrijk is voor hedendaagse bedrijven om relevant te blijven.  

Breng in kaart welke processen je kunt automatiseren 

De eerste stap voor het proces om digitaal te gaan transformeren als bedrijf is om te kijken naar welke processen eventueel geautomatiseerd kunnen worden. Het is logisch dat er nog steeds medewerkers zullen zijn, maar wellicht wordt hun taak heel anders. Hierbij kan gedacht worden aan een functie waarbij ze zelf bepaalde handelingen moesten uitvoeren, tot een nieuwe managementfunctie waarbij ze alles in goede lijnen sturen.

Elk bedrijf heeft natuurlijk al veel digitale programma’s, maar er zijn nog veel meer opties om deze programma’s jouw werk te laten doen. Hierbij kun je denken aan verschillende aspecten van een organisatie. Bijvoorbeeld de klantenservice verbeteren door een chatbot in te zetten, waar een eerste selectie vragen al wordt verholpen. Hierdoor hoef je een stuk minder klantenservice medewerkers in te zetten, wat direct zorgt voor meer efficiëntie. Een ander proces is bijvoorbeeld een tool voor het analyseren van data. Tegenwoordig zijn er heel veel automatische programma’s die hier heel goed in zijn. Hierdoor haal je ook nog eens menselijke fouten uit de analyses.  

Zet de klant centraal 

Er moet bij het automatiseren van bedrijfsprocessen altijd aan de klant worden gedacht. Waar ligt de behoefte? Wat zal de klant echt helpen en loyaal aan jouw bedrijf maken? Een tip is om een nieuwe customer journey te maken waarbij je verschillende processen in deze klantreis automatiseert. Vraag jezelf af waar de klant gaat afhaken, of wat door een digitaal proces juist kan zorgen voor een aankoop.  

Welke processen staan bovenaan de lijst om te automatiseren? 

Nadat er een lijst is opgesteld voor de digitale transformatie is het een praktische stap om te kijken naar welke processen bovenaan de lijst staan. Ofwel: welke processen vergen veel tijd en geld terwijl ze eventueel geautomatiseerd zouden kunnen worden? Ga hiermee aan de slag.

Denk ook aan dingen die klein lijken, maar stiekem best lang duren en veel handelingen vergen. Moet een nieuwe medewerker altijd met technisch personeel zitten om hun computer te installeren? Of zou dit door een geautomatiseerde handleiding stiekem veel tijd (dus geld) besparen? Zo moet de nieuwe medewerker dit vragen aan de leidinggevende, die vervolgens het technische personeel aanspreekt, die dan zelf nog een afspraak moet maken met de nieuwe medewerker. Zo zijn dat heel veel stappen voor een simpele oplossing wat betreft digitalisering. 

Voorbeeld digitale transformatie Booking.com 

Uiteraard zijn er een aantal bedrijven die al heel ver vooruit zijn wat betreft hun digitale processen. Om inspiratie op te doen uit deze succesverhalen zullen we er een aantal bespreken. Neem bijvoorbeeld Booking.com, de klant kan zijn volledige vakantie gaan plannen zonder met een medewerker te hoeven hebben gesproken. Tegenwoordig krijgt de klant na de boeking van accommodatie direct de optie om een huurauto aan te schaffen, die klaar staat op de luchthaven van bestemming. Vervolgens kunnen ze ook doorgestuurd worden naar een website met vliegtickets en ga zo maar door. Door al deze processen geautomatiseerd te maken is een reisbureau verleden tijd. Hierdoor zet Booking.com zichzelf heel erg goed neer op de concurrentiemarkt. 

Voorbeeld digitale transformatie DHL 

Een ander voorbeeld is pakketbezorging dienst DHL, zij hebben ook een flinke digitale transformatie ondergaan. Er is namelijk een flinke verbetering in het online contact. Waar eerst een pakketje nogal snel zoek raakt, of er een persoonlijk kaartje moet worden geschreven, gaat alles nu digitaal. DHL heeft steeds meer punten met kluisjes waar mensen hun pakketjes worden ingelegd, en elk moment van de dag kunnen worden opgehaald. Hierdoor zijn er minder bezorgers nodig, omdat alles naar een punt gaat. Minder bezorgers betekent minder kosten aan de auto’s en het personeel. 

Kortom: het is ten zeerste aan te raden om als bedrijf uit te gaan zoeken waar de kansen liggen op het gebied van digitale transformatie. Bedenk goed dat het hele bedrijf deze transformatie zal moeten ondergaan voor een optimaal resultaat op lange termijn.