Whitepaper nakijken

Je hebt een mailtje gehad om een whitepaper na te kijken.
Deze praktijkgerichte how-to legt je precies uit hoe je dat snel en efficiënt doet.

Google profiel voor Google Drive

Let op! Standaard leveren we whitepapers op via Google Drive. Zorg ervoor dat je ingelogd bent bij Google met een Google profiel, anders worden je aanpassingen anoniem en onzichtbaar verwerkt.

0. Snelle eerste reactie – 5 minuten

Veel herschrijven betekent een nieuwe planning. Laat je copywriter daarom direct weten of de whitepaper op het eerste gezicht voldoet aan je verwachtingen. Zie je met een snelle blik toch zaken die echt anders moeten? Zet het direct in een mailtje. Je copywriter weet daardoor meteen dat er op korte termijn extra tijd nodig is. Dat komt je planning alleen maar ten goede.

1. Gewoon lezen – 200 woorden per minuut

Plan tijd in om de whitepaper gewoon te lezen. Met gemiddeld 200 woorden per minuut doe je 17 minuten over een whitepaper van 3400 woorden. Zorg dat je niet wordt gestoord. Zaken die je opvallen kun je direct even op een kladje zetten, of dat achteraf doen. Let hierbij gewoon op je gevoel.

2. Check de opzet – 10 minuten

Een whitepaper laten schrijven kost geld en moet je marketingdoelen ondersteunen.
Doorloop daarom de volgende belangrijke checks:

Check	Verifieer	OK?
Doelgroep	Maken de titel, ondertitel en intro helder wie de doelgroep is? Wordt de doelgroep op de juiste manier aangesproken in de tekst? Worden de juiste rollen aangesproken? Past de tekst bij het kennisniveau van de doelgroep? Is er goed gebruikgemaakt van een buyer persona?
Boodschap	Komen de kernboodschappen helder naar voren? Worden de boodschappen voldoende onderbouwd? Past de whitepaper in de juist fase van de customer journey?
Doelstellingen	Voldoet de whitepaper aan de communicatiedoelstellingen? Voldoen de CTA’s aan de gestelde doelstellingen? Worden de CTA’s voldoende onderbouwd? Past de whitepaper goed bij de landingspagina’s achter de CTA’s?

3. Past de whitepaper bij het bedrijf/merk? – 15 minuten

Externe copywriters schrijven voor allerlei verschillende bedrijven en merken die diverse stylesheets en schrijfwijzen hanteren. Heb je als bedrijf zelf een stylesheet? Dan is de volgende controleslag zo gedaan:

Check	Verifieer	OK?
Begrippen schrijfwijze	E-commerce of eCommerce? Customer journey of klantreis?
Jargon	Worden nieuwe begrippen schuingeschreven en toegelicht? Zijn de jargonwoorden zonder toelichting duidelijk voor de doelgroep? Is er een begrippenlijst nodig?
Aanspreken	U of je? Of vermijden? Hij of zij? Of hen en hun?
Bronnen	Staan de bronnen in de tekst, als footer of in een aparte bronnenlijst? Zijn er bronnen voor alle belangrijke argumenten en aangedragen onderzoeken?

Je mag van een copywriter verwachten dat er geen grammaticale fouten in de tekst staan. Ondanks alle zorg kan een foutje er natuurlijk inslopen. Zie je een foutje? Verifieer online (via Google kom je op sites met uitleg zoals Taaladvies.net en OnzeTaal.nl) voordat je die doorgeeft. Sommige ‘foutjes’ staan wel goed maar zijn beruchte instinkers. Zoals: data zijn, samenstellingen uit Nederlandse en Engelse woorden en combinaties van werkwoorden en voorzetsels.

4. Feedback geven via Google Drive – 30 minuten

Bij Bloeise leveren we teksten op via Google Drive via een deellink.
Iedereen met deze deellink kan feedback en commentaar geven.
Dat heeft de volgende voordelen:

Toegang. De deellink is voor iedereen toegankelijk, dus niemand hoeft om toegang te vragen. Let wel dat je de link niet per ongeluk met iemand anders deelt.
Interactie. Iedereen ziet elkaars feedback en kan op elkaar reageren. De feedback blijft daardoor inhoudelijk ongeacht de rol die iemand in het bedrijf speelt.
Aanpassen én opmerkingen. Aanpassingen in de tekst worden helder weergegeven voor de eigenaar van het document. Opmerkingen kun je gebruiken voor vragen, suggesties en kattenbelletjes aan collega’s.
Sneller verwerken. Iedereen klaar? Laat het de copywriter weten. Die heeft nu één document met alle feedback erin, en kan daardoor veel sneller werken.

Voor het geven van feedback zijn dit de belangrijkste tips:

Log in op een Google profiel. Anders worden je aanpassingen direct ongezien verwerkt zonder controle.
Wees helder. Benoem precies wat beter kan en waarom. Je feedback kan dan direct worden verwerkt.
Hoe zit het. Het belangrijkste bij feedback is de inhoudelijke kennis. De copywriter heeft niet dezelfde kennis en achtergrond als jij. Klopt er iets niet? Geef aan hoe het wel zit.
Doen! Copywriters horen graag wat je goed vindt en vooral wat je niet goed vindt aan de hun werk. Feedback maakt het uiteindelijke werk zoveel beter, dus zeker doen!
Niet gedaan? Geen tijd om feedback te geven? Geef dat door zodat je collega of de copywriter kan kijken naar iemand anders die feedback kan geven.