De zeven voordelen van een boekhouder in het online tijdperk

Je komt er niet omheen. Niet als zzp’er, als kleinbedrijf en zelfs als particulier niet. Je administratie moet op orde zijn. Dat is nuttig om het overzicht te behouden, maar vooral om goede vrienden te blijven met de fiscus. Ga je alles zelf doen, besteed je de volledige boekhouding uit, of zoek je een oplossing die ertussenin zit? Kies vooral een oplossing die bij je past!

Als ondernemer ben je scherp op de kosten. Het uitbesteden van je boekhouding kost je als zzp’er met een niet al te ingewikkelde administratie gemiddeld € 80,- tot € 100,- per maand. Waarom zou je die terugkerende kosten maken? Alles kan toch online tegenwoordig? Er bestaan toch slimme doe-het-zelf-boekhoudpakketten? Installeren, cijfers invoeren, rapporteren. Dat is zeker waar. Maar er kleeft één nadeel aan: een softwarepakket denkt totaal niet met je mee, geeft geen advies en al helemaal geen tegengas.

Een goede boekhouder of accountant (die laatste is iets duurder) doet meer dan het bijhouden van je administratie. Hij is een gespreks- en sparringpartner die ‘achter’ de cijfers kijkt, kwetsbaarheden signaleert, je attendeert op kansen, mogelijkheden en aftrekfaciliteiten, en je behoedt voor meningsverschillen met de Belastingdienst. Een serieuze boekhouder weet wat kan en niet kan en waar je administratie volgens de laatste regels aan moet voldoen. Hij weet exact hoe je een jaarrekening opstelt. Jaarstukken met de signatuur van een erkend administratie- of accountantskantoor genieten bij de fiscus bovendien sneller de status van betrouwbaar. Dat kan een hoop gezeur schelen.

Administratie zelf doen of uitbesteden?

Dat betekent niet dat het gebruik van een boekhoudpakket geen optie is. Vaak kun je daar in overleg met je administratiekantoor veel voorbereidend werk mee verrichten. Dat scheelt in de jaarlijkse kosten. Veel boekhouders stellen zélf een programma en online tools beschikbaar, die optimaal op hun administratiesysteem zijn afgestemd. Daarmee kan veel routinewerk online en digitaal worden afgehandeld. Met als extra voordeel dat je er een begrijpelijke, persoonlijke uitleg bij krijgt en iemand hebt om bij aan te kloppen voor advies.

Gedeeltelijk zelf doen kan een prima optie zijn, maar weet waar je aan begint. Boekhouden kost aandacht en tijd. Soms is het beter om je administratie bij voorbaat volledig uit te besteden. Wanneer kun je maar beter niet experimenteren met een eigen boekhoudpakket om zelf je jaarrekening op te stellen?

• Als je een geboren sloddervos bent.
• Als je nul affiniteit hebt met cijfers.
• Als je volledig wilt focussen op de kern van je ondernemerschap.
• Als je het te druk hebt voor noodzakelijke ‘nevenactiviteiten’.
• Als je een relatief gecompliceerde administratie voert.

Een boekhouder kost wat, maar heeft veel voordelen

Een boekhouder kost geld. Maar besef dat dat realistische bedrijfskosten zijn, die op hun beurt weer volledig aftrekbaar zijn voor je inkomstenbelasting. De btw krijg je zelfs direct terug. De tijd die je niet kwijt bent aan je administratie gebruik je om geld te verdienen met datgene waar je goed in bent. En de adviezen van een boekhouder met kennis van zaken zullen je geld besparen en zelfs geld opleveren. De argumenten om je administratie aan een betrouwbare boekhouder of accountant uit te besteden zijn legio:

1. Je weet zeker dat je administratie en jaarrekening voldoen aan de actuele regels.
2. Je kunt heldere afspraken maken over wat je zelf doet en wat je overlaat aan het kantoor.
3. Je bouwt een relatie op met een financieel expert met wie je in vertrouwen je ambities én je zorgen kunt delen.
4. Je verkleint de kans op meningsverschillen en discussies met de fiscus.
5. Je kunt de tijd die je niet aan je administratie besteedt gebruiken om de dingen te doen waar je goed in bent en die zorgen voor meer omzet.
6. Je boekhouder betaalt zich altijd terug omdat hij je attendeert op extra aftrekfaciliteiten en behoedt voor financiële uitglijders.
7. Je bent verlost van routinewerk en krijgt er een sparringpartner en financieel geweten bij.

Ga niet over één nacht ijs

Als je overtuigd bent van de voordelen van uitbesteden, is het zaak om een boekhouder of accountant te selecteren, die de beste kaarten in huis heeft om jou optimaal te ontzorgen. Ga niet over één nacht ijs. Vraag meerdere offertes aan. Ieder administratiekantoor kan je voorrekenen wat het gaat kosten om jouw boekhouding te verzorgen. Dat gebeurt op basis van jouw bedrijfsvoering en de daarbij horende administratieve formaliteiten. Je kunt afspraken maken over betaling op basis van een uurtarief of van een all-in servicepakket. Dat laatste is meestal voordeliger.

Bepaal vooraf of je een accountant of boekhouder nodig hebt. Een accountant is de juiste keus als je bedrijf controleplichtig is. Dat begint bij een balanstotaal van € 6 miljoen en/of een netto-jaaromzet van € 12 miljoen. Ook bij vijftig of meer personeelsleden is de handtekening van een accountant onder je jaarstukken verplicht. In alle andere gevallen volstaat een ‘gewone’ boekhouder. Stel een gedetailleerd wensen- en eisenpakket samen, gebaseerd op je huidige bedrijfspraktijk of ondernemersplannen. Dat is handig om aanbiedingen te vergelijken en een voorselectie te maken.

Jouw business, jouw boekhouder

Kies een administratiekantoor in de buurt, het liefst met affiniteit met jouw bedrijfsactiviteiten. Run je bijvoorbeeld een webshop? Kies dan een boekhouder die ook webshop administratie begrijpt. Let erop dat je een kantoor neemt dat helemaal ‘bij de tijd’ is. Informeer naar de faciliteiten om online gemakkelijk en snel gegevens uit te wisselen en te controleren en kijk of het kantoor open staat voor het delen van werkzaamheden. Ga voor een boekhouder die meedenkt. Aan iemand die direct interesse toont in wat je doet en wat je toekomstplannen zijn, heb je waarschijnlijk meer dan aan een nerd die meteen door je bonnen en facturen gaat zitten bladeren. Overtuig je ervan dat het klikt, dat het goed voelt. Je gaat een zakelijke relatie aan, maar daar mag een persoonlijke toets niet in ontbreken. Je kiest een boekhouder om op te kunnen bouwen.