Zakelijk rekening, boekhoudpakket en boekhouder: waarom eigenlijk?

Als beginnende ondernemer heb je meer dan genoeg te regelen: omzet maken, klanten vinden én behouden, netwerken en dat ook nog allemaal administratief goed vastleggen. Kosten houd je graag laag op alle vlakken, dus die boekhouder, dat boekhoudpakket en die zakelijke rekening geloof je wel. Kan toch prima zonder? Hier lees je mijn eigen relaas als ondernemer.

Boekhouding

Via het netwerken kwam ik contact met een lokale boekhouder die mij graag ondersteunde. Zeker als starter met enige cijfermatig inzicht is een boekhouding prima bij te houden, maar ik wilde voor de Belastingdienst er toch graag enige controle op. En wanneer je zoals ik internetondernemer bent, komen er al snel nieuwe zaken op je pad: een opdrachtje uit Duitsland, een partner in Frankrijk, een WordPress thema uit Australië. Hoe leg je dat administratief correct vast?

Facturatie- en boekhoudpakket

Ik ben eigenwijs, dus ik gebruikte Word en Excel. Tot ik door een klant erop werd gewezen dat mijn Word-factuur een rekenfoutje bevatte. Ai. Niet echt professioneel. Hij was zo vriendelijk om mij een online dienst voor facturatie aan te bevelen: digitalefactuur.nl. Later stapte ik over naar WeFact vanwege de handige iDEAL koppeling en de vermeende automatische mogelijkheden, die helaas niet voor mij werken zoals verwacht.

Als oud-medewerker van SnelStart ligt deze gebruiksvriendelijke software zeker voor de hand. Mijn boekhouder raadde SnelStart al enige malen aan, want de controle door een boekhouder wordt er een stuk eenvoudiger op. Alleen vond ik de kostenstructuur niet echt prettig: omdat ik af en toe een factuur uit het buitenland (Europa, buiten Europa) ontvang en verstuur, verdubbelde of verdriedubbelde de maandelijkse kosten direct. Terwijl ik relatief weinig facturen verwerk. Ligt dus nog open, ik gebruik nog steeds Excel en de boekhouder controleert. Maar die zakelijke rekening? Toch geregeld.

Zakelijke rekening kiezen

Sinds de bankencrisis zit ik privé bij de ASN bank. Ik vond dat als ik toch géén rente kreeg, mijn geld op z’n minst een maatschappelijk nuttige invulling mocht krijgen. Naar mijn klanten toe vond ik het ook een prima uitstraling geven. Destijds in 2013 was er bovendien geeneens een zakelijke rekening mogelijk bij de ASN.

Mijn boekhouder kwam na enige maanden op het punt dat mijn ASN geen zakelijk rekening was: lastig met controleren van ontvangsten en betalingen. Privé en zakelijk liepen door elkaar heen, en wanneer je privérekening op je balans opvoert, breng je die als het ware zakelijk in. Ik had ook geen helder beeld van hoe mijn bedrijf er nou zakelijk voor stond. Ik redeneerde: als er maar meer binnenkomt dan er uitgaat, dan gaat het goed. Maar je privéuitgaven geven een vertekend beeld. En mijn boekhouder hoeft ook niet te weten waar ik privé mijn geld aan uitgeef.

Als betrokken ondernemer kon ik zakelijk in 2014 alleen terecht bij Triodos bank, dus die keuze was snel gemaakt. Maar zoals ik ze recent al via een enquête mocht informeren, raad ik ze alleen voor die groene reden aan. Want zo hebben ze nog hun oude app in de Google Play store, is het inloggen via de site lastig omdat je dan al weer je Identifier nodig hebt en blijven ze maar dat beleggen pushen. Maar wil je groen bankieren? Dan heb je vandaag de dag keuze tussen ASN of Triodos.

Starten van je zakelijke rekening – 3 praktijktips

Ik schetste het al aan het begin: als startende ondernemer heb je het echt druk zat. En ook als je besluit die zakelijke rekening af te nemen, dan ben je geneigd (ik althans) daar snel door heen te jassen, want die klanten wachten. Daarom drie persoonlijke tips om even na te gaan:

1. Kost da? Ja, een zakelijke rekening kost fors meer geld dan een privérekening. Denk aan zo’n 30 euro per kwartaal. Nu zijn dit bedrijfskosten, dus die kun je (zonder btw!) als kosten opvoeren. Let er op dat je nieuwe bank dit mooi helder communiceert (niet zoals de Triodos bank die het alleen afschrijft zonder enige toelichting) of dat je voor jezelf dit iedere keer bij de kwartaalaangifte standaard meeneemt.
2. Hoeveel? Hoeveel mag je van jezelf per dag overmaken aan betalingen? Zet dit niet te laag, want anders merk je opeens dat je die omzetbelasting niet in één keer kan overmaken naar de Belastingdienst. En dan merk je pas hoeveel bureaucratie erbij komt kijken als je dat eventjes wilt veranderen, want dat kan niet online (duurde weken bij mij). Tip: je kunt je omzetbelasting in delen overmaken mits je dit binnen de gestelde termijn doet met het gegeven betalingskenmerk.
3. Goed communiceren. Een van de redenen voor een zakelijke rekening voor mij is dat deze op je bedrijfsnaam komt te staan. Bij de oprichting van mijn bedrijf besloot ik een eigen merk te bouwen. Bloeise. Maar toen ik dus zakelijk van ASN naar Triodos overstapte, moest ik het nieuwe zakelijke rekeningnummer goed communiceren. Gemak dient de mens ten slotte, en een aantal klanten hadden de oude rekening in hun administratie opgeslagen. Communiceer je nieuwe rekeningnummer én tenaamstelling dus via: website, offertes, facturen, een mailtje richting klanten, eventueel de footer van je mails, drukwerk… al je externe communicatie. En werk je met partners, freelancers of werknemers? Zorg dat zij ook de goede rekening gaan toepassen. En. Blijf je privérekening controleren, zeker dat eerste jaar.

Als laatste tip: denk vooruit bij de keuze van je bank. Wil je automatische incasso’s doen? Voldoe je aan de gestelde regels? Wat verwacht je van een bank-app voor een zakelijke rekening? Krijg je trouwens nog een mooie startersregeling (zoals eerste jaar gratis)? Hoeveel transacties vallen er binnen het maandelijkse bedrag en is dat voldoende voor jou nu en straks? Krijg je ook een bankpas of kost dat extra?

Conclusie

Ja, een financiële administratie is een gedoe. En ja, je moet dat gewoon goed regelen. Kies een boekhouder die bij je past en jou gepast advies kan geven. Kortom: die al soortgelijke bedrijven helpt. En neem direct die zakelijke rekening, want dat scheelt gewoon gedoe later. Neem er even je tijd voor of laat je ondersteunen door je boekhouder. En ja, ook al doe ik het zelf nog niet, overweeg dat boekhoudpakket of op z’n minst een factuurpakket. Met Excel weet ik nu exact welk bedrag waarvoor dient, maar dat ging wel ten koste van tijd en extra uren van de boekhouder.