Jouw klant betaalt de factuur niet. Wat nu!? Het incassotraject in 7 stappen

Iedere ondernemer maakt helaas vroeg of laat mee dat een klant in gebreke blijft. Dat is een formele term voor: z’n factuur niet betaalt. Erg vervelend, want je hebt niet voor niets een betalingstermijn afgesproken en jij moet ondertussen je eigen rekeningen wel gewoon blijven betalen.

Als het dan om een tientje gaat, is de schade nog beperkt, maar wat als er een factuur van honderden of duizenden euro’s onbetaald blijft? En wat als je zelf dingen hebt voorgeschoten voor deze klant, dus kosten hebt gemaakt? Via onderstaand stappenplan kun je er alsnog voor zorgen dat je je factuur betaald krijgt.

Stap 1: Check je administratie

Dat klinkt misschien als ‘zit de stekker er wel in?’, maar het zal je verbazen hoe vaak ondernemers klagen over te late betalingen terwijl de wettelijke betalingstermijn nog (lang) niet verstreken is. Check dus of je echt geen betaling hebt ontvangen, en wat de wettelijke termijn in dit geval is.

Voor consumenten geldt er geen wettelijke termijn, maar heb je deze zelf vastgelegd in je algemene voorwaarden en op de factuur. Voor bedrijven geldt een standaardtermijn van dertig dagen, al kun je in onderling overleg afwijken en tot zestig dagen afspreken.

Stap 2: Bel op

De beller is sneller, niet alleen op Marktplaats maar ook in dit soort gevallen. Grote kans dat jouw debiteur het eenvoudigweg vergeten is of een fout heeft gemaakt. De meeste mensen zijn goed van zin en willen niet in gebreke blijven. Een vriendelijke telefoontje doet in veruit de meeste gevallen wonderen. Noteer wel wat je afspreekt en bevestig dit per mail!

Veelgehoorde redenen waarom de factuur nog niet betaald is

• Niet ontvangen, kun je die nog een keer sturen?
• De factuur moet nog goedgekeurd worden.
• Kun je het per post sturen?
• Onze administratie is met vakantie.
• Heb je het wel echt gestuurd?
• De tekenbevoegde is momenteel ziek.
• Wij moeten zelf eerst betaald worden.

Stap 3: Stuur een – vriendelijke! – herinnering

Krijg je geen gehoor of wordt de telefonische afspraak niet nagekomen? Dan is het tijd voor de eerste formele stap: de herinnering. Je rekent hier nog geen extra kosten en je blijft vriendelijk, al ben je het van binnen waarschijnlijk al goed zat. Ook bij deze eerste formele stap is het nog steeds de toon die de muziek maakt. Blijf beleefd en je maakt de grootste kans op betaling na het verzenden van je herinneringsbrief/-mail.

In deze herinnering stel je een nieuwe termijn, vaak veertien kalenderdagen, waarbinnen er betaald moet worden. Die moet je dus wel weer afwachten, spijtig genoeg.

Stap 4: Stuur een formele aanmaning

Veertien dagen verder en nog geen geld? Dan is het tijd om aan te manen. De tijd van vriendelijkheid is voorbij en je moet nu echt werken om je geld nog te krijgen. De formele aanmaning stuur je per aangetekende post (en eventueel aanvullend per e-mail). Je meldt hierin:

• Welke factuur openstaat;
• Welke afspraken er bestonden over het betalen van dat bedrag;
• Wat er eventueel telefonisch is besproken;
• Dat je nu binnen veertien dagen betaling tegemoet ziet;
• En dat je anders incassokosten in rekening gaat brengen en juridische stappen onderneemt.

Online zijn legio voorbeeldbrieven te vinden, dus vind het wiel niet opnieuw uit. Bewaar een kopie van de brief en bereid ondertussen vast de volgende stap voor:

Stap 6: Stuur een tweede aanmaning, inclusief rente en incassokosten

Dit is het laatste dwangmiddel dat je kunt inzetten zonder hulp van derden. Hoeveel wettelijke rente en incassokosten je mag rekenen, is allemaal wettelijk geregeld. Reken die kosten ook, want je hebt nu lang genoeg op je geld gewacht en er al veel tijd en moeite in zitten. Daar zijn die vergoedingen voor bedoeld.

Bij zakelijke klanten kun je overigens direct na het uitblijven van betaling binnen de eerste termijn tot deze stap overgaan, maar dat hoeft natuurlijk niet. Je krijgt eerder je geld, maar doet de relatie waarschijnlijk weinig goeds. Jouw keuze.

Stap 7: Schakel juridische hulp in

Als al het andere faalt, is het verstandig om juridische hulp in te schakelen, zoals een incasso advocaat of een deurwaarder. Zo’n professional neemt het dossier uit handen en zal tot het (juridische) uiterste gaan om te incasseren. Het kan zijn dat daarbij een betalingsregeling wordt afgesproken, maar dit heeft zelden de voorkeur. Een deurwaarder of advocaat zet in principe in op zo spoedig mogelijke en volledige betaling van de vordering.

Bij al het voorgaande geldt: wacht niet te lang tussen de verschillende stappen en houd een vinger aan de pols. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je debiteur onvindbaar wordt, een ander telefoonnummer/e-mailadres heeft of verhuisd is. In het ergste geval wacht je dusdanig lang dat je factuur verjaart. Handel dus snel, maar wacht tussen de verschillende stappen geduldig af. Uiteindelijk krijg je in de meeste gevallen dan ‘gewoon’ je geld.