Hoe maak je jouw webinar tot een doorslaand succes?

De afgelopen jaren is de digitale snelweg harder gegroeid dan ooit. Veel zaken die we tot voor de coronacrisis steevast fysiek en offline deden, vinden tegenwoordig steeds vaker digitaal en online plaats. Op zakelijk gebied is het bijwonen van een seminar een goed voorbeeld. Een webinar is veel eenvoudiger (en goedkoper!) geregeld dan een seminar; daarom is het niet zo verwonderlijk dat steeds meer van dit soort bijeenkomsten digitaal plaatsvinden. Daar zit echter ook een risico aan: hoe zorg je ervoor dat jouw webinar ook succesvol wordt, in plaats van dat mensen hun camera uitzetten en ondertussen hun mail gaan zitten checken?

Stap 1: Selecteer het perfecte onderwerp

We zijn vaak geneigd om een webinar te organiseren over een onderwerp of vraagstuk dat we zelf reuze interessant vinden of waar we toevallig veel over weten. Nu kan het best zo zijn dat als je zelf ergens erg enthousiast over bent, je dat enthousiasme ook kunt overbrengen op een ander; beter is het echter om een stap terug te zetten en serieus aan de slag te gaan met het selecteren van het perfecte onderwerp.

Dat kun je in een zakelijke context uitstekend doen met behulp van het proposition canvas. Mogelijk gebruik je dit marketing-concept al binnen jouw bedrijf – zo niet, dan is dit een uitstekende aanleiding om daar ook direct mee te beginnen! Met een proposition canvas koppel je je producten en diensten optimaal aan de wensen en behoeften van jouw doelgroep, die je mede daardoor ook haarscherp in beeld hebt. In relatie tot je webinar zorg je er dan vanzelfsprekend voor dat het verhaal dat jij wilt vertellen, perfect aansluit op de wensen en behoeften die je hebt gedefinieerd.

Stap 2: Stel een écht interessant programma samen

Op het podium is het niet erg als vijf minuten lang dezelfde slide te zien is of als je een half uur achtereen aan het woord bent zonder creatieve onderbreking. Webinars werken toch iets anders. De neiging om even die mailbox te openen of NU.nl ervoor te gooien, ligt altijd op de loer. Ben je dus gewend om programma’s voor seminars op te stellen? Gooi die kennis dan even overboord.

Een webinar bestaat uit korte, snappy onderdelen. Er moet veel gebeuren, ook op het scherm. Liever vijf slides met één regel dan één slide met vijf regels, bij wijze van spreken. Korte onderbrekingen met bijvoorbeeld een korte video, een geluidsfragment of een stukje interactie (wellicht in de vorm van een korte quiz) doen ook wonderen om de aandacht erbij te houden. Doe een poll, vraag mensen om reactie; plan telkens (minimaal om de vijf minuten) korte onderbrekinkjes van je verhaal in om het levendig en bruisend te houden. Maak het, kortom, écht interessant.

Stap 3: Maak inschrijven eenvoudig

Je wilt natuurlijk van tevoren weten hoeveel mensen gaan deelnemen aan je webinar en het liefst heb je ook al wat achtergrondinformatie over de deelnemers. Hun verwachtingen bijvoorbeeld, of waarom ze voor jouw webinar hebben gekozen. Bedenk echter: hoe meer moeite het kost om deel te nemen, hoe groter de kans is dat iemand afhaakt voordat de aanmelding überhaupt voltooid is.

Maak inschrijven daarom zo makkelijk mogelijk. En met zo makkelijk mogelijk bedoelen we ook echt zo makkelijk mogelijk. Bedenk wat je minimaal nodig hebt en laat het daarbij. In de meeste gevallen is dat alleen een e-mailadres waar je een bevestigingsmail met deelnamelink naartoe kunt sturen.

Wil je toch nog graag vooraf wat meer informatie over de deelnemers opvragen? Doe dit dan in een separate mail of apart formulier, nadat de inschrijving al voltooid is, en maak het optioneel. Op die manier houd je zoveel mogelijk deelnemers aan boord.

Stap 4: Zorg ervoor dat het er gelikt overkomt

Je scherm delen is een prima optie om een mooie presentatie, video of andere content te tonen. Het werkt vaak beter dan een heel webinar lang naar pratende hoofden kijken. En het is ook leuk om af en toe te switchen naar een ander platform, bijvoorbeeld om een korte quiz te spelen.

Bedenk bij dit alles wel dat het er goed moet blijven uitzien. Je hele webinar moet één en dezelfde sfeer ademen. Dat begint natuurlijk bij je hoofdpresentatie: zorg voor een gelikte stijl en strakke slides met beperkte informatie. Wat ook goed werkt, is van tevoren duidelijk de structuur van het webinar aangeven, en daar bij elke stap even kort op terugkomen. Op die manier weten deelnemers waar ze zich in je verhaal bevinden en wat er allemaal nog volgt.

Ben je zelf niet zo’n held met Powerpoint? Vraag dan iemand om hulp om strakke slides voor je te bakken. Een goed slidepack maakt een groot verschil!

Stap 5: Voorkom technische en praktische problemen

‘Zien jullie mijn beeld? Nee? Horen jullie me wel?’ Daar heeft niemand zin in. Je bent de helft van het publiek al kwijt en de andere helft zit cynisch lachend in z’n bureaustoel. Zorg ervoor dat alles werkt en voorkom technische problemen op het moment suprême. Da’s eenvoudig gezegd, maar hoe doe je dat?

Drie dingen die je kunt doen: oefenen, oefenen en oefenen. Houd de presentatie een paar keer voor je partner, ouders of buren. En dan niet live in jouw woonkamer, maar echt digitaal, zoals je het ‘in het echt’ ook zou doen. Nog een goede tip als je dit gaat doen: vraag hen om de webinar aan hun kant op te nemen. Op die manier kun je je eigen presentatie ‘vanaf de andere kant’ terugkijken. Waarschijnlijk ligt jouw lat hoger dan die van de buurvrouw die op alles zegt dat ze het goed en leuk vindt, dus kijk jezelf vooral terug en bepaal wat er nog beter kan. Wees ook kritisch op de geluidskwaliteit: je stem moet helder en zonder galm overkomen. Anderhalf uur luisteren naar krakend of echoënd geluid is echt geen pretje.

Stap 6: Zorg voor een goede follow-up

Tot slot: als het webinar erop zit, ben je nog lang niet klaar! De follow-up begint eigenlijk al direct. Stuur de deelnemers nog dezelfde dag een mail om ze te bedanken, maar ook met meer informatie, bijvoorbeeld een beknopte slidepack met een samenvatting van het webinar. Eventueel kun je ook je webinar opnemen en de link daarvan nasturen, mochten mensen nog bepaalde delen willen terugkijken of het webinar willen doorsturen naar collega’s.

Verwijs eventueel in je webinar ook al vooruit naar informatie die je gaat nazenden; dat vergroot de kans dat het bekeken wordt. En voer vooral metingen en data-analyse uit op landingspagina’s waarop je deelnemers wilt laten uitkomen via de follow-up mails die je verzendt; zo weet je of je ook daadwerkelijk slaagt in jouw follow-up strategie. Wat je follow-up strategie ook is: meten is weten.