Feedback geven op de werkvloer zonder je medewerkers af te branden

‘Ik hoor nooit iets’ is een veel gehoorde reactie als werknemers gevraagd worden of ze wel eens feedback ontvangen. Het is zonde dat dit blijkbaar zo weinig gebeurt want het geven van feedback kan een heleboel positieve effecten hebben. De reden dat veel mensen hun feedback inslikken is angst. Ze zijn bang dat ze iets fout zullen doen, de ander een slecht gevoel geven of zelf vervolgens aangesproken zullen worden op pijnlijke zaken. Het is uiteraard belangrijk dat wanneer je feedback geeft, dit op een constructieve manier gebeurt. 

Waarom is feedback belangrijk voor het functioneren van een bedrijf? 

Het correct geven van feedback zorgt voor een hele verzameling positieve effecten. Het meest vanzelfsprekende effect van goede feedback is natuurlijk de efficiëntie die erdoor gehaald kan worden. Deze kun je optimaliseren met behulp van 360 graden feedback. Binnen dat systeem krijgt elke werknemer feedback van alle partijen waarmee ze te maken hebben – denk daarbij aan bijvoorbeeld de leidinggevende(n), collega’s, leveranciers en klanten. Op die manier weet iedereen welke dingen goed werken en welke niet.  

Goede feedback zet zich om in betrokkenheid en motivatie 

Het is natuurlijk geweldig als je werknemers efficiënter functioneren en beter vloeien samen. Daarnaast is het succes van een onderneming ook zeer afhankelijk van de betrokkenheid van het personeel. Iedere keer dat je iemand nieuw moet inwerken kost dit tijd en geld. Werknemers die enkel minimale inzet tonen helpen je ook niet echt vooruit. Wanneer mensen niet weten of hun werk op prijs wordt gesteld raken ze vaak gedemotiveerd. Goede opbouwende feedback geeft hen het gevoel dat ze er toe doen. Daarnaast krijgen ze kansen geboden om hun werk nog beter te maken en dat zet zich om in motivatie. Als je medewerkers actief stimuleert om feedback te geven dan zullen ze gaan nadenken over het functioneren van de onderneming en zich meer betrokken voelen. 

Waar gaat het vaak mis bij het geven van feedback? En bij het ontvangen?  

De meest gemaakte fout bij het geven van feedback is te lang wachten. Als je frustraties inslikt dan komen ze er uiteindelijk met veel te veel druk uit. Het is moeilijk om feedback te ontvangen over zaken die in een ver verleden liggen – zeker als degene die de feedback geeft een grote emotionele lading meebrengt. Daarnaast is het belangrijk om de balans te bewaren tussen positieve en negatieve feedback. Als je enkel op je fouten wordt gewezen kan dit veel onzekerheid veroorzaken. Wanneer je ook weet wat je allemaal goed doet, dan kun je de kritiek gebruiken om nog beter te presteren.  

Ongepaste momenten en informatie 

Het is dus belangrijk om feedback zo snel mogelijk te communiceren. Dat betekent echter niet dat elk moment geschikt is. Je kunt een defensieve reactie verwachten wanneer iemand geen ruimte heeft om feedback te ontvangen. Wanneer iemand het net heel druk heeft, op weg is naar een meeting (of het toilet), of het helemaal niet verwacht dan zal hij of zij waarschijnlijk boos of onzeker worden. Het is ook belangrijk dat je even evalueert of je feedback relevant is voor het werkproces. Blijf bij werk/prestatie gerelateerde feedback en vermijd kritiek over bijvoorbeeld iemands persoonlijkheid of stijl want dat kan je collega’s het gevoel geven dat ze er niet mogen zijn. 

Kritiek ontvangen moeten we leren 

We hebben allemaal de neiging om te denken dat alles wat we doen perfect moet zijn. Daardoor is het vaak lastig om niet in de verdediging te schieten bij het ontvangen van feedback. Dit probleem kun je in je onderneming verhelpen door vaak kleine feedbackmogelijkheden te creëren. Je kunt bijvoorbeeld de week eindigen met een gezamenlijke lunch waarbij iedereen uitspreekt waar ze die week dankbaar voor zijn.    

Hoe geef je opbouwende feedback zonder de ander af te branden? 

Er zijn een aantal richtlijnen die je kunt volgen om opbouwende feedback te geven zonder de ander af te branden. Ten eerste is het belangrijk dat feedback altijd constructief is. Degene die feedback ontvangt moet kunnen begrijpen hoe deze informatie hem of haar verder kan helpen. Dat geldt voor zowel positieve als negatieve feedback. Om dit begrip te bereiken moet je feedback concreet zijn en duidelijke voorbeelden bevatten. Daarbij is het belangrijk om vanuit jezelf te spreken en niet de autoriteit uit te hangen. Gebruik zinnen zoals: ‘Ik ervaar…’ en ‘Voor mij is dit niet handig want…’ 

Verplaats jezelf in de ander 

Het is belangrijk om feedback zo snel mogelijk uit te spreken, maar dat betekent niet dat je alles er zomaar uit wilt floepen. Neem altijd even een momentje om jezelf in de ander te verplaatsen voor je feedback geeft. Bedenk hoe het aan kan komen, hoe je het zo constructief mogelijk kunt brengen en of het een goed moment is voor de ontvanger – dit kun je bij twijfel navragen. Het is daarnaast ook belangrijk om altijd ruimte te laten voor een reactie, nu of in de toekomst.