Recruitment automation: de nieuwste manier van werken

Recruitment automation – oftewel: het automatiseren van (delen van) je recruitment-proces – wordt overal ter wereld door steeds meer bedrijven geïmplementeerd. Ook Nederlandse ondernemers gaan mee in die trend. Het klinkt wat tegenstrijdig dat processen die nu juist bij uitstek te maken hebben met mensen, deels worden overgenomen door automatisering. Maar is dat wel zo? Heeft recruitment automation de toekomst? 

Wat houdt recruitment automation precies in? 

Voor veel mensen klinkt alles wat met automatisering te maken heeft nog altijd als iets futuristisch, maar recruitment automation betekent allerminst dat robots de plekken van recruiters overnemen. Op het moment dat we zeggen dat een groot deel van de Nederlandse bedrijven recruitment automation reeds toepast, vallen daar ook ondernemingen onder die sollicitanten een kleine test of assessment voorschotelen. Recruitment automation toepassen is dus geen kwestie van ja of nee, maar kan in allerlei vormen en gradaties. 

Bij steeds meer bedrijven en instanties is het insturen van een klassieke sollicitatiebrief bijvoorbeeld al niet meer nodig. Waar dat nog wel zo is, wordt vaak op basis van die ene brief en een cv al een schifting gemaakt, vaak uitgevoerd door HR-afdelingen of de recruiter. Pas daarna volgt in een groeiend aantal gevallen een assessment, die helaas bij veel bedrijven ook nog altijd volledig achterwege blijft. In dat laatste geval wordt volledig geleund op het aloude sollicitatiegesprek. 

Wat elke sollicitant die weleens is afgewezen voor een functie en dat onterecht vond, zal beamen: het beoordelen of een sollicitant geschikt is voor een vacature door middel van een gesprek van vaak nog geen uur, dat is lang niet altijd betrouwbaar. Het sollicitatiegesprek is een subjectieve momentopname waarvan de uitkomst door allerlei externe factoren kan worden beïnvloed, die helemaal niet van belang zijn voor de functie. 

Voor wie is recruitment automation interessant? 

Daar start dan ook het speelveld van recruitment automation: het biedt een meer objectieve wijze van werving en selectie die niet zozeer als doel heeft om recruiters overbodig te maken, maar des te meer om beter en sneller te werven. 

Het automatiseren van delen van je recruitment-proces is dan ook zeer interessant voor de wat grotere onderneming waar eigenlijk altijd wel vacatures open staan. Vooral als die vacatures worden ingevuld door een team van recruiters, heeft het allerlei voordelen om een objectief instrument als recruitment automation onderdeel te laten uitmaken van het selectieproces. 

Maar ook de wat kleinere ondernemer, die zich wellicht al eens twee of drie keer ontzettend heeft vergist in een nieuwe werknemer, kan veel baat hebben bij recruitment automation. Bijna elk bedrijf kent wel een aantal voorbeelden uit het recente (of minder recente) verleden waarbij kandidaten in dienst zijn getreden die de eerste maand niet vol maakten. Het is voor ondernemers en recruiters belangrijk te beseffen dat er in zo’n geval niet één, maar een aantal zaken in het selectieproces heel erg verkeerd zijn gegaan en dat het in dienst nemen van een ‘verkeerde’ sollicitant redelijk desastreus is. Onboarding bij een wat groter bedrijf kost al gauw tussen de 3000 en 6000 euro, de verkwiste werkuren van recruiters, managers en collega’s die tijd besteden aan inwerken nog niet meegerekend. Daar komt nog bij dat de beoogde werkzaamheden voor die nieuwe werknemer langere tijd worden waargenomen door een ander of simpelweg niet worden gedaan, wat ook weer schade veroorzaakt. In één keer goed recruiten is dus niet alleen een prettig gevoel, maar heeft ook grote positieve impact op je bedrijfsresultaat. 

Wat daar nog bij is gekomen gedurende de coronacrisis: werving en selectie op afstand heeft ook zo z’n voordelen, maar moet je wel faciliteren. Met recruitment automation kun je grote delen van je selectieproces op afstand uitvoeren, zónder kwaliteitsverlies. Enorm voordeel dus voor de werkgever die, ook in de toekomst, niet continu plaatsgebonden wil werken. 

Hoe implementeer je recruitment automation en wat zijn de voordelen? 

Recruitment automation toepassen begint met het bepalen van een doel. Wat wil je ermee bereiken? De belangrijkste voordelen van recruitment automation die je ten doel zou kunnen stellen, zijn: 

1. Tijd besparen
2. Betere kandidaten selecteren
3. Werving en selectie zonder vooroordelen of discriminatie
4. De juiste sollicitanten aanspreken om überhaupt te komen solliciteren

Als je tijd wilt besparen, kun je ervoor kiezen het ’traditionele’ recruitment-proces om te gooien. Dus niet eerst de cv, dan het gesprek en tot slot de assessment (als een soort controle of bevestiging van wat je in de cv en tijdens het gesprek hebt waargenomen). In plaats daarvan: eerst de assessment of test, daarna een gesprek – meer over persoonlijke waarden en karakter dan werkinhoudelijke onderwerpen – en tot slot de inhoud van het cv ter controle.  

Door deze omkering spreek je alleen kandidaten die op basis van de assessment of test het best geschikt zijn voor de functie en kun je je gesprekken ook gerichter voeren. Je hebt al een basis die veel breder is dan een paar kantjes cv. Hiermee selecteer je gemiddeld genomen dus een betere kandidaat. 

Overigens bestaan er tegenwoordig al honderden, zo niet duizenden verschillende soorten tests die je prima als recruitment-middel kunt inzetten. Ze zijn er zowel om hard skills als soft skills te meten en zowel op vaardigheden als psychologie, en alles daar tussenin. Er is dus veel! 

Het uitbannen van vooroordelen en discriminatie kun je bereiken door sollicitaties te anonimiseren. Je haalt dus namen en leeftijden weg. In plaats daarvan zet je sollicitanten (tijdelijk) om in data. Beoordeel een stukadoor op hoe strak een door hem gestucte muur is, in plaats van op zijn certificaat en cv. 

Tot slot: op een geautomatiseerd sollicitatieproces reageren in de regel meer en betere kandidaten. Goede IT’ers of gemotiveerde aspirant-politieagenten hebben helemaal geen zin om een brief te schrijven. Als ze kunnen solliciteren middels een mooie digitale test, waarmee hun vaardigheden, psyche of andere van belang zijnde kenmerken in beeld worden gebracht, spreekt hun dat veel meer aan. Door je recruitment-proces te starten met een geautomatiseerd element, trek je dus de juiste sollicitanten. 

De valkuil: de ervaring van sollicitanten en persoonlijk contact  

Zijn er dan, ten slotte, helemaal geen nadelen? Dat hoeft niet zo te zijn, mits je rekening houdt met de belangrijkste valkuil: Sollicitanten-ervaring. Binnenkomen als een nummertje, voelt niet prettig. Ergens gedurende de eerste fase van je sollicitatieproces wil je wel je eigen verhaal en je ei kwijt kunnen. Alleen een kort testje invullen en dan afgewezen worden, da’s geen reclame voor jouw onderneming. Zorg dus voor goede communicatie, een persoonlijk contactmoment, kortom: een fijne sollicitantenreis. Aan ervaren recruiters kun je dat echter over het algemeen wel overlaten. En zoek je iemand voor die hele belangrijke speciale functie waar maar weinig mensen op durven te reageren? Overweeg dan om er een headhunter op los te laten.