Zonder stress en problemen je bedrijf verhuizen doe je zo

7 maanden geleden

Als je dacht dat een privéverhuizing naar een nieuwe woning zwaar en gecompliceerd is, dan heb je nog nooit je eigen bedrijf verhuisd. De bedrijfsverhuizing is een berucht fenomeen, met als tragische dieptepunten verhalen van bedrijven die wekenlang onbereikbaar zijn en dus omzet missen. Kan dat dan helemaal niet zonder stress en problemen, je bedrijf verhuizen? Jazeker wel, mits je je goed voorbereidt! En zo moeilijk is dat niet.

Bedrijfsverhuizing risico’s om te vermijden

Uiteraard verschilt het enorm van bedrijf tot bedrijf hoe gecompliceerd een eventuele verhuizing is en welke bedrijfsrisico’s er op de loer liggen. Als er veel grote, zware apparaten verhuisd moeten worden, wordt de hele operatie al een stuk ingewikkelder dan als het alleen om kantoorinrichting gaat. Maar ook in dat laatste geval moet er vaak een berg meubilair en andere inboedel van pand A naar pand B. Bedrijfsrisico’s zijn er dus altijd.

Dat is direct het belangrijkste verschil tussen de bedrijfsverhuizing en de privéverhuizing. Thuis nog even in de zooi zitten en uit dozen moeten leven, het zij zo. Op de zaak is dat een stuk lastiger, vooral als klanten er hinder van ondervinden. De mogelijke negatieve gevolgen bij een slecht voorbereide of slecht uitgevoerde verhuizing, kunnen we in drie bedrijfsrisico’s samenvatten:

Langer gesloten zijn dan je vooraf hebt begroot. Je kosten lopen dan door, terwijl er nog geen (of minder) inkomsten tegenover staan omdat je klanten of opdrachten misloopt.
Openstaande opdrachten niet tijdig kunnen voltooien. Je loopt daardoor inkomsten mis en je klanttevredenheid daalt.
De verhuizing uiteindelijk als een haastklus afronden. In de hitte van het moment neem je, onder stress, vaak onverstandige keuzes. Daarbij komt snelheid (voordeel op de korte termijn) vaak voor kwaliteit (voordeel op de lange termijn). Dat zorgt ervoor dat je in de periode direct na de verhuizing minder efficiënt gaat werken.

Hoe pak je een bedrijfsverhuizing aan? 8 praktische tips

Hoe pak je een bedrijfsverhuizing dan aan zonder die drie bedrijfsrisico’s waarheid te laten worden? We hebben de belangrijkste do’s en don’ts voor je opgehaald uit de praktijk en samengevat in acht praktische tips. Lekker overzichtelijk. Daar gaan we:

Begin op tijd met de voorbereiding. Het feit dat je dit leest, wil al zeggen dat je je voorbereidt. Goed bezig! Maar houd er rekening mee dat nagenoeg elke bedrijfsverhuizing langer duurt dan oorspronkelijk ingeschat. Op tijd beginnen is dus niet een maand van tevoren!
Zet op een rij wat verhuisd moet worden, wat niet, en wat nieuw moet worden aangeschaft. Dit zijn dingen die je tijdens de verhuizing niet nog moet willen beoordelen. Maak alles van tevoren inzichtelijk. Van bureaustoel tot koffiemachine. Neem alles op in je overzicht.
Maak een planning van dag tot dag. En belangrijk: zorg ervoor dat de planning realistisch is. Het is verstandig om, afhankelijk van hoe lang de verhuizing naar verwachting duurt, geregeld een uitloopdag in te plannen. Je gaat ‘m nodig hebben.
Verken de nieuwe locatie grondig en maak een plattegrond. Daarop teken je in waar alles moet komen. En hoe het er moet komen. Passen alle meubels in de lift? Zijn er meubels die niet door een deur passen? Hier kom je alleen achter als je dit deel goed voorbereidt.
Regel de administratie van tevoren en tijdig. De bank, zakelijke relaties, de KvK, je internetprovider: ze moeten allemaal weten dat je bedrijf gaat verhuizen. Laat het ze minimaal een maand van tevoren weten. Zaken als het overzetten van je vaste telefoonnummer zijn niet binnen een paar dagen geregeld. Zorg ervoor dat dit allemaal in kannen en kruiken zit voordat je de eerste doos inpakt. Dan weet je ook zeker dat je alle communicatie die nog naar het oude adres wordt gestuurd, nog ontvangt.
Schat in of je de daadwerkelijke verhuizing zelf kunt, of professionals wilt inhuren. Een bescheiden kantoortje verhuizen met een man of twintig personeel, dat kan best gezellig zijn. Maar bedenk dat je geen verhuizers in dienst hebt, dus dat er impact kan zijn als er onderweg iets gebeurt, bijvoorbeeld een ongeval met letsel. In de meeste gevallen, en ook vooral als je dure apparatuur gaat verhuizen, is het aan te raden een bedrijfsverhuizer in te huren.
Vraag meerdere offertes op en vergelijk ze. Deze tip komt van verhuisplatform Sirelo.nl: vraag meerdere offertes, ook als je het wellicht toch zelf wilt doen. Of misschien juist dan, om te horen hoe de professionals jouw bedrijfsverhuizing inschatten. Meerdere offertes helpt bij het doorhakken van de knoop. Ten overvloede: begin hier ook tijdig mee.
Doe het in één keer goed en maak het af. Dat klinkt als een open deur, maar veel verhuizingen worden net niet afgemaakt. Spullen blijven in dozen staan en ‘tijdelijke’ oplossingen worden langzaam maar zeker de onwenselijke, definitieve oplossing. Zet spullen en meubilair daarom direct op de plek die je op je plattegrond in gedachten had. Los praktische problemen ter plaatse direct op. Begin pas met het opruimen en inrichten van een nieuwe ruimte als de vorige voltooid is. Werk gestructureerd en zorg ervoor dat het af komt.
Zorg na de verhuizing goed voor jezelf. Ga lekker in bad of boek een meditatie, retreat of workshop via Mindtreatz.

Zo kun je prettig en efficiënt van start op je nieuwe locatie. Succes daarmee!

Redactie Bloeise

De Bloeise redactie bestaat uit Thomas Lapperre. Deze berichten worden niet op persoonlijk titel vermeld omdat ze geschreven zijn door anderen: ingehuurde tekstschrijvers voor inhoudelijke artikelen, ingezonden persberichten en soms ook sponsored content. Voor ingezonden persberichten geldt dat de redactie geen verantwoording kan nemen -[…]

Alle artikelen van Redactie Bloeise