Mag je als werkgever een zakelijk toestel van je werknemer controleren?

Stel je voor, een werknemer belt wat af naar het thuisfront of surft vrolijk op het werk over het internet met een zakelijke telefoon. Mag je als werkgever dan zomaar checken wat er allemaal gebeurt op dat toestel? Het antwoord is ja, maar niet zonder regels. Hier lees je hoe het zit. Het is namelijk logisch dat wanneer je een zakelijk mobiel abonnement afsluit voor je werknemers, je wel wil dat ze het toestel ook daadwerkelijk gebruiken voor waar deze bedoeld is. Tuurlijk komt het voor dat ze een keer wat dingen privé doen, maar daar maak je dan ook duidelijke afspraken over.

Controle mag niet onaangekondigd

Als werkgever heb je inderdaad de mogelijkheid om het gebruik van een zakelijke telefoon te controleren. Logisch ook, het toestel is immers eigendom van het bedrijf. Maar let op, je mag echt niet zomaar alle gegevens van de telefoon doorspitten alsof het een open boek is. Er gelden strenge regels om de privacy van werknemers te beschermen, en die komen vooral uit de AVG en de UAVG.

Denk aan de privacy van je werknemer

Een werknemer heeft ook tijdens werktijd recht op een stukje privacy. Dat betekent niet dat er ongelimiteerd privégebruik mag zijn, maar het betekent wel dat je als werkgever zorgvuldig moet omgaan met controles van werknemers. Het begint allemaal met het maken van duidelijke afspraken. Wat mag wel, wat mag niet, en hoe ga je om met privégebruik? Zet het allemaal zwart op wit.

Wat zijn de regels?

Er zijn een paar dingen die je echt moet weten als je wilt gaan controleren. Je moet vooraf een duidelijk doel hebben. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van torenhoge rekeningen of het beschermen van bedrijfsgegevens. Je moet een geldige reden hebben om gegevens te mogen verwerken. Meestal is dat het uitvoeren van een afspraak tussen werknemer en werkgever of een ‘gerechtvaardigd belang’. Bijvoorbeeld: de controle is nodig om misbruik te voorkomen en er is geen andere, minder ingrijpende manier om dat te doen. Werknemers moeten vooraf weten dat je kan controleren. Geen verrassingen dus, maar gewoon netjes communiceren via bijvoorbeeld het arbeidscontract of een gebruikersovereenkomst.

Maak duidelijke afspraken met een protocol

Het is slim om alles goed vast te leggen in een protocol of gedragscode. Hierin kun je bijvoorbeeld opnemen onder welke voorwaarden privégebruik is toegestaan, hoe controles worden uitgevoerd en wat er gebeurt als iemand de regels overtreedt. Zo voorkom je achteraf onduidelijkheid of discussies.

Wat als je de regels niet volgt?

Houd je je als werkgever niet aan de regels? Dan kunnen de gevolgen flink zijn. Denk aan boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens, een werknemer die naar de rechter stapt of een schadevergoeding die je moet betalen. In een ontslagzaak kan een rechter de uitkomst van een onzorgvuldige controle zelfs volledig negeren.

Hoe zit het nu echt?

Ja, een werkgever mag een zakelijke telefoon controleren, maar alleen als dat netjes en volgens de regels gebeurt. Transparantie en zorgvuldigheid zijn hierbij het belangrijkst. Regel het vooraf goed en iedereen weet waar hij aan toe is.