Data Recovery: wat, waarom en hoe precies?

Een gecrashte computer is de nachtmerrie van iedere ondernemer. Zeker als je bestanden lokaal opslaat en je bestanden bent kwijtgeraakt. Niet alleen voor ondernemers is dit een groot probleem, maar ook voor consumenten is het verlies van belangrijke documenten of persoonlijke foto’s een kleine ramp. Wie zoekt op ‘bestanden terughalen’, komt al snel uit bij diensten die ‘data recovery’ aanbieden. Wat dit precies is, hoe data recovery in zijn werk gaat en wat de kosten hiervan zijn, leggen we uit in dit artikel.

Wat is data recovery?

‘Data Recovery’ is het Engelse woord voor ‘Gegevensherstel’. Dit dekt de lading aardig: als we spreken van data recovery, bedoelen we daarmee het terughalen van verloren gegevens op mediadragers. Onder mediadragers verstaan we bijvoorbeeld harde schijven of USB-sticks.

Vaak staat de data nog gewoon op de drager, maar kan de gebruiker geen toegang meer krijgen tot deze gegevens. Daarom moet een omweg gevonden worden om de gegevens weer te herstellen.

Dataverlies

Tegenwoordig zijn bestanden steeds ingewikkelder. Daardoor kan het al funest zijn voor bestanden als een paar bits gewijzigd worden. Een bestand kan er compleet onleesbaar door worden. We spreken dan van dataverlies.

Dataverlies kan zomaar voorkomen. Oudere harde schijven krijgen er bijvoorbeeld last van, omdat de lees- en schrijfkoppen niet meer goed functioneren. Ook het stoten tegen de computerkast of het laten vallen van de harde schijf kan problemen veroorzaken.

Daarnaast zijn er bewuste aanvallen om data expres te beschadigen. Zo zijn er virussen die bestanden bijvoorbeeld wissen of corrupt maken. Nog vervelender is als een bestand versleuteld wordt (bijvoorbeeld door middel van ransomware). Niet in alle gevallen zijn bestanden dan terug te halen.

Last van onoverkomelijke errors? Dan heb je misschien data recovery nodig.

Wanneer heb je data recovery nodig?

Je denkt waarschijnlijk pas aan data recovery als het al te laat is: als bestanden niet meer toegankelijk zijn, beschadigd zijn of zelfs verloren zijn gegaan. Vaak proberen computergebruikers zelf data terug te halen, maar in vrijwel alle gevallen faalt dit. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat er een flink prijskaartje wordt gepresenteerd, als de data daadwerkelijk terug moet worden gezet. Alleen het scannen naar verloren bestanden is dan gratis.

Data recovery is een vak apart. Natuurlijk wil je graag dat je bestanden snel weer terug zijn. Hoewel er (betaalde) software beschikbaar is, is het een beter idee een specialist in te schakelen. Data Recovery Nederland is in ons land een bekende specialist hierin.

Schakel zeker een specialist in als:

• De harde schijf een tikkend of klikkend geluid maakt;
• Er veel defecte sectoren op de harde schijf zijn;
• Er S.M.A.R.T-errors te lezen zijn;
• De BIOS de schijf niet meer herkent;
• Er fysieke schade aan de schijf is;
• Een component niet meer goed gewerkt;
• De computer niet meer opnieuw opgestart kan worden.

De kosten van data recovery

Wat het kost om data terug te halen, hangt af van de aanbieder. Het is ook afhankelijk van of data softwarematig of fysiek moet worden teruggehaald. Bij het fysiek terughalen van data, moet er aan de drager gesleuteld worden. Omdat dit een complex proces is dat veel arbeidsuren kost, is dit duurder dan een softwarematige oplossing. Een softwarematige recovery begint vaak bij een prijs vanaf 100 euro. Een fysieke recovery kost vaak meer dan 500 euro.

De prijs van gegevensherstel hangt niet alleen af van het type herstel, maar ook van de kosten voor onderdelen. Bij fysiek herstel moeten bijvoorbeeld koppen hersteld worden. Daarvoor moeten onderdelen ‘getransplanteerd’ worden. Deze onderdelen moeten natuurlijk wel op voorraad zijn, dus een aanbieder koopt ze constant in en heeft hier veel onkosten aan. Dit zie je terug in de prijs voor herstel.

Een goede aanbieder heeft de juiste software, afgesloten ruimtes (zodat er geen stof bij de onderdelen komt), ervaren engineers en de juiste tools. Al deze zaken kosten geld. Daardoor is data recovery niet goedkoop. Toch kan het de moeite waard zijn als je belangrijke (administratieve) documenten echt terug wilt halen.

Zo gaat het in zijn werk

Allereerst meldt je de case aan via de website van de aanbieder. Je ontvangt dan een bevestiging als de case succesvol is aangemeld. Vaak word je nog even gebeld voor een toelichting. Daarna stuur je de defecte datadrager op. Sommige aanbieders hebben een fysiek aanleverpunt.

Zodra de datadrager is ontvangen, wordt deze gediagnosticeerd. Het probleem wordt dan vastgesteld en er wordt een oplossing aangedragen. Daarna stuurt de aanbieder een offerte met de soort beschadiging, de mogelijke oplossing, de geschatte tijdsduur en de precieze kosten voor het herstel van de datadrager.

Let bij dit proces goed op de prijs die op de offerte staat vermeld. Sommige aanbieders bieden een oplossing op ‘no cure, no pay’-basis. Dat houdt in dat je niet hoeft te betalen als er geen oplossing is geboden.

Vaak krijg je aan het eind van het proces een filelist van alle herstelde data. Daarin staat precies welke bestanden terug zijn gehaald. Daarmee wordt bepaald of de recovery succesvol is geweest. Na goedkeuring van de lijst, wordt deze data meestal aangeleverd op een externe harde schijf. Deze schijf is met een wachtwoord beveiligd. Dit wachtwoord ontvang je per e-mail. Zo blijft jouw data veilig.

Data recovery specialist vinden? Hier moet je rekening mee houden

Ga je op zoek naar een data recovery specialist? Check dan eerst de reputatie van de aanbieder.

Ga na of de specialist certificaten heeft. Een goed voorbeeld van een dergelijk certificaat is ICT Waarborg. Hiermee ben je er zeker van dat de aanbieder voldoet aan de kwaliteitsnormen, en dat je hulp kunt krijgen als er iets in het proces niet goed gaat.

Controleer of de aanbieder gegevens van SSD-schijven kan terughalen. Niet elke aanbieder kan dit, omdat de schijven erg dun zijn en het moeilijk is om bij de fysieke schijf te komen. Een aanbieder die niet bekend is met SSD, kan de schijf permanent beschadigen.

Kan de aanbieder allerlei problemen oplossen? Data recovery vraagt om veel expertise. Het terughalen van data van de SD-kaart van een camera met waterschade vraagt om een andere aanpak dan het terughalen van data van een laptop.

En natuurlijk het belangrijkste: een goede klantenservice. Omdat data recovery best persoonlijk is (het gaat om jouw gevoelige bestanden), is een goede klantbeleving belangrijk. Zijn nog niet alle bestanden gevonden? Dan is misschien een diepere zoektocht nodig. Of, als de bestanden echt weg zijn, kan de aanbieder vaak tips geven om back-ups te maken, zodat dit niet een volgende keer voorkomt.

Een goede IT-er is om dit soort redenen een must voor ieder bedrijf. Weten hoe je een goede IT’er vindt? Lees dan dit artikel.