Selecteer het ideale contentplatform voor jouw onderneming in vijf stappen

Ieder bedrijf gebruikt content, ongeacht de markt waarin t bedrijf zich beweegt of de geografische locatie ervan. Contentmanagement is één van de struikelblokken waar een onderneming tegenaan loopt zodra die het MKB-segment langzaamaan ontgroeit. Content gebruik je bijvoorbeeld voor interne communicatie, externe communicatie en talloze vormen van marketing. Contentplatforms helpen bedrijven om contentmanagement beheersbaar te houden en zorgen ervoor dat er binnen groeiende bedrijven efficiënt kan worden samengewerkt met dezelfde content als uitgangspunt. Maar hoe selecteer je het ideale platform voor jouw bedrijf? En is een professionele oplossing eigenlijk wel nodig?

Wanneer heb je als bedrijf een professionele oplossing nodig?

We beginnen met die laatste vraag: wanneer moet je contentmanagement professionaliseren? Binnen de meeste MKB-ondernemingen is één (of een kleine groep) werknemer verantwoordelijk voor contentmanagement. Zodra er iets moet worden gecommuniceerd, of er moet een video worden gemaakt, of een nieuwe social campagne, schuift deze medewerker aan om vanuit de content mee te kijken.

Zodra ondernemingen groeien, gaan meerdere werknemers met content aan de slag. Op den duur worden dat meerdere afdelingen, bestaande uit allerlei werknemers. Binnen mum van tijd wordt samenwerken aan en met dezelfde content dan eerder een hoofdpijndossier dan een vanzelfsprekendheid. Dat hoofdpijndossier kun je beter voorkomen dan genezen. Goed, efficiënt contentmanagement bespaart tijd, verhoogt kwaliteit en bevordert de samenwerking binnen een bedrijf. Het ideale punt om een professioneel contentplatform in gebruik te nemen, is dan ook het moment voordat er binnen een bedrijf verschillende afdelingen met content aan de slag gaan.

En we kunnen het niet genoeg benadrukken: dit geldt voor alle soorten bedrijven, jong tot oud, actief in welke markt dan ook. De huidige consument verwacht namelijk, bij iedere onderneming waarmee zaken wordt gedaan, dat digitaal en fysiek naadloos in elkaar overgaan en er dus omnichannel gewerkt wordt. Daar hoort optimaal contentmanagement bij. Maar hoe selecteer je de oplossing die voor jouw markt en jouw bedrijf het meest geschikt is? Waar begin je? Is het verstandig om ‘gewoon’ de meest gebruikte oplossing van een grote partij als Microsoft te pakken? Onderstaande vijf stappen helpen je om het beste contentplatform te selecteren dat bij jouw bedrijf past.

Stap 1: Inventariseer wat je al in huis hebt

Je bent niet helemaal nieuw in de contentwereld, want je bedrijf maakt en gebruikt al jaren content. Overal in je bedrijf zullen dus al verschillende tools en technologie in gebruik zijn. Belangrijk is om het uitgangspunt in kaart te brengen. Een contentmanager of andere verantwoordelijke binnen het bedrijf kan helpen met het inzichtelijk maken van alle verschillende communicatietools, -kanalen en hulpmiddelen die op dit moment al bij het creëren, beheren en delen van content worden gebruikt.

Het voordeel van deze goede voorbereiding is tweeledig. Ten eerste laat het je zien waar de belangrijkste behoeften en interessante nieuwe mogelijkheden binnen de onderneming liggen. Dat is een goede voedingsbodem voor je verdere onderzoek. Ten tweede: door deze voorbereiding krijg je een beeld van alle verschillende aanbieders waarvan je nu al tools gebruikt. Als die allemaal of grotendeels van dezelfde fabrikant blijken te zijn, kan dat later in het proces van doorslaggevende invloed zijn.

Stap 2: Bepaal wat voor jouw bedrijf de allerbelangrijkste features zijn

Er is een reden dat er nu wordt gezocht naar een goed contentplatform voor je onderneming. Wat zijn de features die (nu én straks) voor jouw bedrijf onontbeerlijk zijn? Zet ze op een rij en controleer ze grondig in de organisatie. Er is een keur aan verschillende oplossingen beschikbaar, met elk hun eigen sterke en zwakke kanten. Als je helder hebt wat voor jouw bedrijf echt van vitaal belang is, kun je daar eenvoudig op inspelen als het keuzemoment daar is. Vergeet daarbij niet dat de mensen die uiteindelijk het meest met het platform en de content moeten werken, de belangrijkste stem zouden moeten zijn!

Stap 3: Oriënteer je op de markt met drie veelgebruikte hulpbronnen

Die keur aan verschillende oplossingen: daar is geen woord aan gelogen. Er is veel beschikbaar op de markt en dat kan overweldigen. Gelukkig zijn er drie zeer waardevolle hulpbronnen beschikbaar die hierbij uitkomst bieden:

1. De Forrester Wave: content platforms. Een periodiek onderzoek door adviesbureau Forrester waarbij het huidige aanbod aan contentplatforms in kaart wordt gebracht. Forrester kijkt voornamelijk naar de strategie en het productinhoudelijke aanbod van een leverancier. De meest recente versie vind je hier, of lees eerst hier ons blog waarin we de Forrester Wave nader bespreken.
2. Gartners Magic Quadrant. Een soortgelijk onderzoek door consultancybureau Gartner, dat ook het speelveld rondom contentplatforms analyseert. Gartner legt meer nadruk op de footprint van een leverancier en diens invloed in de markt. Gartner kijkt dus niet alleen naar het contentplatform zelf, maar analyseert ook de sterke en zwakke kanten van de leverancier ervan. De meest recente versie vind je hier, of lees hier eerst ons blog waarin we Gartners Magic Quadrant nader bespreken.
3. Scott Brinkers jaarlijkse overzicht van marcom-technologie. Een totaaloverzicht van alle oplossingen op het gebied van marketingcommunicatie die op dit moment beschikbaar zijn. De meest recente versie komt uit 2020 – het jaar 2021 is overgeslagen – en schrik niet, maar daar staan zo’n 8.000 namen in vermeld. Dit overzicht gebruik je niet direct om een keuze te maken, maar wel om trends op het gebied van contentplatforms te leren zien en een beeld te krijgen van de markt. Raadpleeg ook vooral oudere versies om de ontwikkeling te kunnen zien.

Stap 4: Laat één of meerdere vakexperts een advies uitwerken en nodig leveranciers uit

Op basis van al die informatie en voorbereiding kun je enkele vakexperts uit je onderneming een advies laten opstellen: welke oplossingen zouden het best bij jouw onderneming passen en waarom? Daarbij is het oké om je te focussen op de grootste leveranciers – die zijn niet voor niets het grootst. Zeker als jouw bedrijf niet bepaald in een niche-markt valt. Laat de experts een shortlist opstellen.

Nodig aansluitend die leveranciers uit voor een pitch en vraag ze om een voorstel op maat te maken voor jouw bedrijf. Laat ze eventueel een korte analyse of eigen onderzoek uitvoeren om met een gericht, doordacht voorstel te kunnen komen.

Stap 5: Verwerk het contentplatform van je keuze in je marcom techstack

Op basis van de ingediende voorstellen en plannen zul je uiteindelijk de knoop moeten doorhakken. Wat daarbij goed is om nog in overweging te nemen, is het feit dat het platform van je keuze uiteraard geïntegreerd zal moeten worden in de infrastructuur die je al gebruikt. Daarbij komen we kort terug op wat in stap 1 al werd benoemd: de inventarisatie van wat je al in huis hebt.

Je zult hier een keuze moeten maken tussen best-of-breed en best-of-suite. Kortom: ga je het platform van je keuze zo breed mogelijk door je hele bedrijf inzetten, en daarbij eventuele andere (prima werkende) tools overboord zetten, of ga je het platform van je keuze alleen daar inzetten waar je nu functionaliteit mist? Voor beide opties is iets te zeggen (lees er hier meer over), dus overweeg dit grondig voordat je definitieve keuzes maakt.