VOIP: communiceren binnen jouw bedrijf

brand

Even FaceTimen, Skypen, of bellen via Facebook: het zijn allemaal voorbeelden van VOIP: ‘Voice over IP’. Als consument maken we er allang gebruik van, maar voor zakelijk gebruik zijn ondernemers toch voorzichtig. Vaak zijn er toch nog behoorlijk wat misverstanden over VOIP. Hoe zit bellen via internet eigenlijk? En is de kwaliteit wel gewaarborgd?

Wat is VOIP precies?

VOIP is een afkorting voor ‘Voice Over Internet Protocol’. In het goed Nederlands: ‘spraak over een IP-verbinding’. De techneuten onder ons zijn hier misschien al bekend mee, maar als je er voor het eerst van hoort, kun je je er misschien nog geen voorstelling van maken.

Met VOIP kun je bellen via het internet. De kans is groot dat je hier als ondernemer al gebruik van maakt. Heb je wel eens een Skype-gesprek met een klant gevoerd? Of gebeld via WhatsApp? Dit zijn voorbeelden van VOIP voor zakelijk gebruik.

Voor grote en kleine bedrijven

Steeds meer bedrijven bellen nu via het internet. Het grootste voordeel hiervan is dat het goedkoper is dan vast bellen of het aanleggen van een (ouderwetse) telefooncentrale. Bovendien: iedere ondernemer heeft tegenwoordig een internetverbinding op kantoor. Deze verbinding kan direct worden gebruikt voor het VOIP-netwerk.

Zowel grote als kleine bedrijven kunnen gebruik maken van VOIP. Het is namelijk schaalbaar. Als jouw onderneming groeit, en je meer medewerkers aanneemt, kunnen deze moeiteloos worden aangemeld op het netwerk. Daarnaast kan thuiswerken worden toegestaan. De bedrijfstelefoon wordt dan aangemeld op het VOIP-netwerk van het bedrijf.

Hoe werkt het?

Het oppakken van een telefoon is een lekker gevoel. Zeker als het om een sale gaat. Je hoeft geen afscheid te nemen van de telefoon zoals je deze gewend bent, door een analog-to-digital converter te gebruiken. Het neemt het analoge signaal van het toestel en zet deze om in digitale data, om over het internet te versturen.

Daarnaast zijn er ook IP-toestellen beschikbaar. Deze hebben een standaard RJ-45 connector. De plug ervan wordt direct ingeplugd op de router of de switch van jouw bedrijf. Alle hardware en software wordt meegeleverd, waardoor je direct kunt beginnen met bellen. Er bestaan zelfs Wi-Fi telefoons, waarmee je ook via een draadloos netwerk kunt bellen.

Een logische manier van het gebruik van VOIP is van computer tot computer. Alles wat je nodig hebt is een microfoon (of een headset), een geluidskaart en een goede internetverbinding. Een kabelverbinding is goed genoeg. Normaal gesproken zouden er gesprekskosten zijn, maar die vallen helemaal weg bij het bellen van computer tot computer. Ongeacht waar de gesprekspartners zich bevinden.

De voordelen van VOIP

Voordelen VOIP - voice over IP

VOIP is klaar voor de toekomst. We zien steeds meer dat bedrijven ook inzetten op videobellen. Vooral bij vergaderingen kan dit van pas komen. Het kost niets extra en zorgt voor een hogere efficiëntie: collega’s kunnen elkaar immers zien en het is eenvoudiger iets aan elkaar uit te leggen.

Een paar jaar geleden had VOIP een slechte reputatie: de kwaliteit viel tegen, de verbinding haperde of mensen bleken niet bereikbaar. Die tijd ligt inmiddels wel achter ons. Dankzij de komst van breedbandverbindingen en glasvezelverbindingen is bij de meeste bedrijven de verbinding snel genoeg om een kwalitatief goed netwerk aan te liggen. Daar komt bij dat de netwerkbeheerder de juiste prioriteiten op het netwerk moet stellen: een e-mailtje versturen is minder belangrijk dan een goede kwaliteit voor spraak.

Een ander voordeel is dat aanbieders met handige beheertools komen. Een telefooncentrale loopt compleet online: stel in wanneer de centrale klanten doorverbindt naar jouw mobiele telefoon, zet klanten in de wachtrij, maak een eigen keuzemenu of werk vanuit huis.

Punten van aandacht bij het uitzoeken van een VOIP-aanbieder

Ondernemers die op zoek gaan naar een partner voor VOIP, moeten met een paar zaken rekening houden voordat ze een VOIP offerte aanvragen:

  1. Er gelden internationale beltarieven bij sommige aanbieders. De tarieven variëren per bestemming van het gesprek en per provider. Wie veel relaties heeft in Zweden, vindt het minder belangrijk dat bellen naar Frankrijk iets duurder is. Kijk goed naar de belpatronen binnen het bedrijf en maak een keuze op basis van de behoeften.
  2. Natuurlijk moet er gekeken worden naar de kwaliteit. Het is een feit dat de goedkoopste aanbieders ook de slechtste gesprekskwaliteit hebben. Controleer daarom de gesprekskwaliteit, zodat je er zeker van bent dat de klant je kan verstaan. Het is zeer de moeite waard om meer te betalen voor een betere gesprekskwaliteit.
  3. Voer een vergelijkend warenonderzoek uit. Providers vertrekken even snel van de markt als ze gekomen zijn. Lees daarom reviews over bepaalde bedrijven en check of ze een goede reputatie hebben. Het laatste dat je wilt, is onbereikbaar zijn.

Overstappen naar een andere VOIP-provider

Overstappen - VOIP - aanbieder

Wie wil overstappen op VOIP, of naar een andere provider wil, kan het best eerst een offerte aanvragen. De aanbieder kan dan controleren of het huidige netwerk voldoet aan de eisen voor VOIP.

Daarna kan het zijn dat er extra apparatuur nodig is. Denk hierbij aan basisstations en accessoires, of een aparte router die geschikt is voor VOIP. De aanbieder komt daarna langs om alles te configureren. Het is handig om als bedrijf zelf alvast een belplan te maken: wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als het erg druk is op het netwerk? Zet je dan klanten in de wacht?

Zoals bij iedere provider, vindt op een gegeven moment de portering plaats. Dat is een proces dat hooguit een paar weken kan innemen. Gelukkig kun je al wel beginnen aan de uitvoering van het belplan. Zodra de overstap is afgerond, kun je besparen op de belkosten en flexibel telefoneren.

Reacties

1 Reactie
  • Masters in Telecom schreef:

    Hele interessante blog! Ik vraag me af of het videobellen echt wat gaat worden, maar ik ben benieuwd. Groetjes, Carla.

  • Geef een antwoord

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.