Webshop staat online! … maar waar laat je je voorraad?

Het aantal webwinkels in Nederland groeit al een tijdje stevig. Dat deed het al voor de start van de coronapandemie, maar sindsdien is het online shoppen al helemáál losgebarsten. Nu talloze consumenten die wellicht nog nooit online een aankoop hadden gedaan zich ook volledig hebben gestort op digitaal shoppen, zoeken nog veel meer ondernemers dan voorheen hun toevlucht tot het starten van een webwinkel. Al dan niet in aanvulling op een fysieke winkel.

Daarbij lopen ze wel tegen een aantal uitdagingen aan. Allereerst natuurlijk de algemene, technische zaken die bij de start van een webwinkel komen kijken. Er zijn echter ook praktische uitdagingen die de kop opsteken en die veel ondernemers vooraf niet helemaal helder op het netvlies hebben. Je voorraad producten en artikelen op een veilige, goed bereikbare en niet al te kostbare plek kunnen opslaan, is één van die praktische uitdagingen. Lang niet iedereen staat er bij stil, maar het is wel randvoorwaardelijk om je webshop op een goede manier te kunnen runnen.

Voordelen van extern opslaan van je webshopvoorraad

Als je wekelijks tien breiwerkjes verkoopt, leg je je voorraad uiteraard gewoon op zolder of in je hobbykamer neer. De meeste webshopeigenaren zetten echter wel in op een iets grotere schaal. Dan verdient het echt aanbeveling om je voorraad niet thuis, maar op een professionele locatie op te slaan – vooral als je geen enorme schuur op je perceel hebt staan. Je wilt immers niet dag in, dag uit met dozen vol zooi naar je logeerkamer zeulen. Je voorraad op een onpraktische locatie bewaren, kost je uiteindelijk onevenredig veel tijd. Dit wil je echt voorkomen.

Externe webshop opslag brengt daarnaast diverse voordelen met zich mee. In de eerste plaats is je voorraad vaak op een deugdelijke wijze beveiligd op een locatie met camerabewaking. Ook is de voorraad, mocht er toch iets gebeuren, op een professionele locatie verzekerd tegen schade en/of diefstal. Vaak kun je de ruimte die je op zo’n locatie inhuurt op ieder moment op- of afschalen, dus loop je niet tegen het probleem aan dat ‘het magazijn’ te klein wordt of juist half leeg staat en dus onnodige kosten genereert. Tot slot, ook niet onbelangrijk: professionele opslaglocaties voor webshopvoorraad zijn vaak verwarmd en er wordt rekening gehouden met luchtvochtigheid. Zo blijven je producten het langst mooi en lijden ze niet onnodig schade.

Welke kosten doorberekenen?

Dat klinkt dus allemaal heel logisch en positief, je webshop-voorraad op een professionele opslaglocatie bewaren. Toch maakt lang niet elke webshopeigenaar er gebruik van. Eén van de meest gehoorde bezwaren is het moeten doorberekenen van de kosten van opslag. Als je je voorraad in of rond je eigen woning bewaart, heb je die kosten inderdaad vanzelfsprekend niet. De vergelijking met verzendkosten wordt dan vaak gemaakt.

Toch gaat dit argument niet helemaal op. Opslagkosten zijn, heel anders dan verzendkosten, niet één op één af te wentelen op een individueel product. Dat is anders bij verzendkosten: elk verzonden artikel brengt nu eenmaal verzendkosten met zich mee. Kosten van de huur van opslagruimte zijn iedere maand gelijk en zijn niet direct afhankelijk van het aantal transacties – het zijn operationele kosten. Verzendkosten hangen direct samen met het aantal transacties en komen dus één op één terug in ieder product.

Slim omgaan met opslagkosten

Uiteraard brengt een opslagruimte wel degelijk kosten met zich mee. Daar kun je als webshopeigenaar slim mee omgaan. Als je een grotere opslag huurt, kun je meer voorraad kwijt. De kosten per kubieke meter worden dan vaak lager. Daarnaast kun je vaak bij leveranciers een lagere prijs uitonderhandelen als je in bulk inkoopt. Op die manier kun je de inkoopprijs van grondstoffen of producten drukken. Wie het slim aanpakt, hoeft dus niet per definitie heel veel duurder uit te zijn – sterker nog, in sommige gevallen kun je op 0 uitkomen.

Dropshipping: minder marge maar wel ‘t regelwerk

Tot slot: veel ondernemers besluiten gebruik te maken van dropshipping. Dan heb je niet je eigen voorraad in beheer, maar lever je direct vanuit jouw leverancier. Je betaalt hen dan een kleine fee voor de afwikkeling van jouw orders. Je bent dan als verkoper eigenlijk puur een tussenpartij, zoiets wat bol.com bijvoorbeeld steeds meer doet.

Is dat nou handig? In de praktijk vaak niet. Het lijkt aanlokkelijk, maar je marge wordt kleiner en je bent harder aan het werk om alles te regelen. Daarnaast: als er iets verkeerd gaat, moet jij het als verkoper oplossen, terwijl je niet zelf de fout hebt veroorzaakt. Je afhankelijkheid neemt dus toe.

Het advies van de chef: huur een ruime opslag, koop groot en dus voordelig in, en maak het jezelf op die manier makkelijk.