Digitale Werkplaatsen voor het mkb: wat zijn dat en wat leveren ze op?

Veel Nederlandse ondernemers willen graag digitaliseren, maar weten niet goed hoe. In veel gevallen hebben ze er bovendien geen tijd voor om dat uit te zoeken. Ze zijn druk met hun daadwerkelijke vak, dat vaak niets te maken heeft met digitaal ondernemerschap. Voor die patstelling is tegenwoordig een creatieve oplossing beschikbaar: Digitale Werkplaatsen. 

In 2020 kochten zo’n vier op de vijf Nederlanders naar eigen zeggen regelmatig iets online, zo becijferde het CBS. Op hetzelfde moment verkocht een krappe tien procent van de Nederlandse ondernemers online zijn producten of diensten. De coronacrisis heeft beide percentages in een stroomversnelling gebracht, maar dat er een gat zit tussen de mate waarin kopers digitaliseren en waarin verkopers dat doen, is helder. 

Dat is waarschijnlijk geen kwestie van onwil aan de kant van ondernemers, maar vooral het resultaat van een gebrek aan personeel, tijd en vaardigheid op het gebied van digitalisering. Het gevolg daarvan is dat de digitalisering binnen veel mkb-bedrijven niet van de grond komt of op een zeer basaal niveau blijft steken. Daardoor verliest zo’n bedrijf de aansluiting bij de huidige maatschappij, die juist wel in rap tempo digitaliseert. Het eindresultaat is dat het steeds meer moeite kost om nieuwe klanten te vinden, omzet te genereren en het bedrijf gezond te houden.  

Digitale Werkplaatsen als hulpmiddel naar digitalisering 

Om ondernemers op een laagdrempelige wijze te helpen met digitaliseren, zijn er sinds 2019 zogenaamde Digitale Werkplaatsen beschikbaar. Door als bedrijf aan te sluiten bij een Digitale Werkplaats, word je gekoppeld aan studenten en docenten vanuit het hbo, mbo en wo met als doel om de digitalisering binnen het bedrijf verder te ontplooien. 

Digitale Werkplaatsen zijn een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken & Klimaat. Ze bieden aan onderwijsinstellingen, ondernemers en lokale overheden een platform om met elkaar in contact te komen en het mkb in de regio te ondersteunen. Omdat de overheid vijftig procent van de kosten van het opzetten van een Digitale Werkplaats als subsidie uitkeert, is het allesbehalve duur om er als ondernemer gebruik van te maken. Na het succes van de eerste zes Digitale Werkplaatsen, kan dat tegenwoordig op ruim twintig locaties in heel Nederland, dus er is vaak wel een Digitale Werkplaats bij je in de buurt. 

Wat kun je verwachten van een Digitale Werkplaats? 

Of je nu nog helemaal niets op digitaal gebied doet, of tijdens de coronacrisis al wel bent begonnen met online verkoop, maar wel een zetje in de rug kunt gebruiken, de Digitale Werkplaats levert altijd maatwerk. Als mkb-ondernemer word je gekoppeld aan een student met enige kennis van jouw branche. Dat kan een mbo-, hbo- of wo-student zijn, afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent en de Digitale Werkplaats die je kiest. 

Jij hebt de ervaring als vakexpert en onderneming, de student heeft de meest actuele kennis en is digitaal uitstekend onderlegd. Dat is in grote lijnen de taakverdeling die als uitgangspunt dient voor de samenwerking binnen de Digitale Werkplaats. Samen met de student – die op zijn of haar beurt weer wordt ondersteund door docenten van de onderwijsinstelling in kwestie – breng je in kaart op welke punten digitalisering van waarde zou kunnen zijn voor jouw bedrijf. Dat levert vaak al tal van verbeterpotentieel op waarmee je zelf wellicht nog helemaal geen rekening had gehouden. 

De student kan je vervolgens helpen met het daadwerkelijk in de praktijk brengen van de digitaliseringsslagen. Bijvoorbeeld met het opzetten van een webshop of een digitaal reserveringssysteem. Je staat er dus niet alleen voor als het gaat om de uitvoering, maar het is echt een samenwerking van begin tot eind. 

Wat levert deelname aan een Digitale Werkplaats uiteindelijk op? 

Wat een Digitale Werkplaats een bedrijf kan brengen, is sterk afhankelijk van de uitgangspositie (hoe sterk is een bedrijf al digitaal aanwezig?) en het type bedrijf. In grote lijnen moet je denken aan positieve effecten op drie vlakken: 

1. Efficiënter werken. Zaken als administratie, facturatie en orderbeheer worden binnen veel bedrijven nog met een berg papierwerk omgeven, terwijl het een hoop tijd, frustratie en ook geld scheelt als dit volledig digitaal wordt ingeregeld. Dat kost eenmalig wat tijd en moeite, maar levert op lange termijn juist ontzettend veel extra tijd op. 
2. Meer ondernemersplezier. Het is helemaal niet leuk om te ondernemen met de handrem op je bedrijf. Digitalisering biedt een hele hoop nieuwe mogelijkheden die het ondernemen vooral ook weer leuker maken. Hoe gaaf is het als, naast je fysieke winkel, ook ineens je webshop lekker begint te lopen? Het voegt een nieuwe dimensie toe aan je ondernemersbestaan. 
3. Meer omzet. Bij elke investering wil je natuurlijk dat die zich op den duur terugverdient en dat is met digitalisering niet anders. Door als horecagelegenheid bijvoorbeeld een modern reserveringssysteem in gebruik te nemen, maak je het makkelijker voor gasten om te reserveren. Het uiteindelijke resultaat van veel digitaliseringsinitiatieven is dan ook een vergroting van je omzet. Dat gebeurt niet van vandaag op morgen, maar is het eindresultaat van een traject. 

Vier praktische tips om het optimale uit een Digitale Werkplaats te halen 

Zonder concreet plan en min of meer op de bonnefooi binnenwandelen bij een Digitale Werkplaats is natuurlijk een mogelijkheid, en je wordt ook echt wel op weg geholpen door de student aan wie je wordt gekoppeld, maar het is altijd beter om jezelf enigszins voor te bereiden. Op die manier haal je het optimale uit je deelname, wat uiteindelijk ook gewoon een investering is die je dus wilt terugverdienen. Voor die voorbereiding kun je de volgende praktische tips gebruiken: 

1. Breng globaal in kaart wat je nu al doet op digitaal gebied. Heb je een website? Ben je per e-mail bereikbaar? Een Google My Business? Zakelijke accounts op social media? Noteer alles en neem het mee. 
2. Breng daarna in kaart wat je nu nog allemaal op papier doet. Denk aan orderafhandeling, facturatie, reserveringen, boekhouding, overige administratie; maak een kort overzicht van wat er allemaal in je fysieke ‘papierwinkel’ zit. 
3. Doe alvast een beetje vergelijkend warenonderzoek bij concurrenten van jouw bedrijf. Waarmee verdien jij je geld? Zijn er concurrenten die dat anders aanpakken of die het wellicht beter doen? Zie je dingen bij branchegenoten waar je stiekem een beetje jaloers op bent? Noteer deze. 
4. Welk doel zou je graag willen bereiken? Digitaliseren op zichzelf is mooi, maar is een middel, geen doel. Waar wil je naartoe? Maak het concreet en meetbaar, kortom: SMART. Dat helpt de student ook weer om gerichte acties met je samen te stellen. Bijvoorbeeld: twintig procent omzetgroei binnen een jaar. Alleen als je enigszins weet wat je wilt bereiken, kun je tussendoor bepalen of je op de juiste weg bent.