ERP voor de detailhandel: waar moet je op letten?

In de retail lopen bedrijven tegen verschillende problemen aan: marges staan onder druk en bedrijven moeten steeds meer kanalen bedienen. Denk maar eens aan de mobiele kanalen en sociale media. Daarnaast zijn er steeds meer wensen voor logistieke oplossingen en bestelmogelijkheden. Om dit te structureren, kun je een ERP-systeem gebruiken. Wat is een ERP-systeem precies, waar gebruik je het voor en, belangrijker: hoe maak je de keuze voor een goed systeem dat bij jouw wensen past?

Wat is een ERP-systeem?

Voordat je je vol in een beslissing stort, is het goed er eerst even bij stil te staan wat een ERP-systeem ook al weer precies is en wat het precies kan. ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Zoals de naam al doet vermoeden, kun je hiermee interne bedrijfsprocessen stroomlijnen en automatiseren.

Een goed voorbeeld hiervan is het beheren van leveringen en voorraadbeheer. Iedere onderneming, hoe groot of klein dan ook, heeft met deze bedrijfsprocessen te maken. Door hier een ERP-systeem op los te laten, neemt de efficiëntie toe. Het rendement neemt dan ook toe.

Processen afbakenen met een ERP-systeem

Het kiezen van een ERP-systeem blijkt voor veel ondernemers nog een heel karwei. Hoe weet je nu welk systeem het best bij jouw bedrijf past? In ieder geval is het goed om alvast processen af te bakenen. Definieer alle processen in het bedrijf.

Zet op papier wat de huidige situatie is: hoe beheer je voorraden nu? Hoe wordt er gecommuniceerd met de klant? En hoe ziet de factuur eruit? Door meer inzicht te krijgen in de huidige voorraadketen, leer je wat er te verbeteren valt. Wat zijn de sterke punten in het huidige proces en wat zijn de zwakke punten? Kan een (ander) ERP-systeem deze verbeterpunten aanpakken?

Wil je extern of intern opslaan?

Bij ERP draait het allemaal om data. Deze data moet ergens worden opgeslagen. Uiteraard moet dit op een veilige manier gebeuren. Data wordt opgeslagen op lokale servers, maar soms ook op externe servers. Dit gebeurt bijvoorbeeld via cloud- of hybride oplossingen. De cloud mag dan wel populair zijn, maar sta ervan uit privacytechnisch oogpunt eens bij stil dat dit eigenlijk de computer van iemand anders is. Kortom: jouw data staat overal. Is dat wel een voordeel?

Sommige vragen hierover zijn wellicht te ingewikkeld om zelf te kunnen beantwoorden. Het beheren van data is een klus die de nodige kennis vereist. Het kan lonen om het technische onderhoud over te laten aan experts. In dit geval is het dus het beste om extern op te slaan. Kies je voor hosting? Dan heb je altijd en overal toegang tot de data en de software. Een ander voordeel hiervan is dat de leverancier het onderhoud voor je verzorgt.

Hoe groot is jouw onderneming?

Heb je een kleine of een middelgrote onderneming? Of werk je juist internationaal? De grootte van jouw bedrijf bepaalt grotendeels wat voor systeem bij de wensen van het bedrijf past. Dat is een van de grootste voordelen van een ERP-systeem: het is schaalbaar.

Het maakt niet uit of je met vijftig of vijfhonderd medewerkers werkt en welke producten je in voorraad hebt. ERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten en er zit zeker een voor jouw toepassingen bij. Vergelijk ERP-software op functionaliteiten, sector, bedrijfsgrootte en budget.

Overal over op ERP?

Voor sommige bedrijven geldt dat ERP overal van belang is. Misschien draaien jouw zaken al op een ander systeem. In dit geval is het een goede beslissing om te kiezen voor een geïntegreerde ERP-oplossing. Daarmee kun je financiële KPI’s opvolgen, de voorraadcontrole en waarde monitoren, de leverbetrouwbaarheid in de gaten houden en werken aan klanttevredenheid en werknemerstevredenheid.

ERP integreren met andere systemen

Om aan te sluiten op de vorige vraag: houd bij de keuze voor een ERP-systeem rekening met de huidige systemen. De meeste bedrijven kiezen er niet voor om meteen hun hele infrastructuur te veranderen. Kijk daarom of een ERP-systeem goed integreert met reeds bestaande processen en systemen.

Als een ERP-systeem gemakkelijk kan integreren, kun je flink besparen. Je hebt dan namelijk geen dure, tijdrovende workarounds nodig. Een harmonieuze IT-omgeving zorgt voor meer tevredenheid.

Genoeg resources?

Natuurlijk heb je de financiële uitlijning al onderzocht, voordat je op zoek ging naar een ERP-oplossing. Toch is dit nog maar het begin voor de resources die benodigd zijn voor een succesvolle implementatie. Gebruikers, analisten, proces-experts en management dragen ook bij aan jouw succes.

Bij het systeem komen nieuwe verantwoordelijkheden kijken: je bouwt op het team om nieuwe processen vast te leggen en functioneel te implementeren. Daardoor moet je soms moeilijke keuzes maken. Besef je dat het kiezen voor een nieuw ERP-systeem een behoorlijk proces kan zijn: alle stakeholders moeten betrokken worden bij het proces: van keuze tot training voor het gebruik.

De kosten van een ERP-systeem

Laten we eerlijk zijn: voor velen is een ERP-systeem een behoorlijke uitgave. Het levert daarentegen ook veel op: meer winst, tijdsbesparingen en een hogere efficiëntie, zoals meerdere onderzoeken van o.a. Forrester en Gartner bewijzen. Toch komen er nog wel wat kosten bij kijken: allereerst de kosten voor de implementatie van de software en daarna zijn er onderhoudskosten, licentiekosten, en kosten voor training en ondersteuning.

Het kan zijn dat het bedrijf in de loop der jaren uit zijn jasje groeit. Dan moet het systeem ook meegroeien. Geef deze wensen bij de ERP-partner aan. Op die manier vind je altijd een systeem die bij jou past. Een betrouwbare ERP-partner kan een goede oplossing aandragen die past bij het bedrijfsbudget. Hiermee bespaar je op kosten zolang je gebruikmaakt van het systeem.