Incasso voor ondernemers: zo zit het

Geld innen bij een klant voor afname van een dienst, of om geld te vorderen van een wanbetaler. Incasso is een term die iedereen wel kent maar waar weinig mensen specifiek kunnen zeggen wat het nu betekent. Hier lees je exact hoe incasso voor ondernemers werkt, hoe je wanbetaling oplost en wat een incasso advocaat uiteindelijk kan betekenen.

Als particulier is een incasso vooral een toestemming of een machtiging om eenmalig of op periodieke basis geld van de bankrekening te laten halen. Dat is bijvoorbeeld typisch zo bij abonnementskosten.

Voor een onderneming betekent de term incasso echter vaak geld vorderen van een klant die weigert te betalen. Dan komen we in het vaarwater van wat we het incassorecht noemen. Maar hoe gaat dat nu exact in zijn werk? Wat zijn de mogelijkheden? Wat valt er over te vertellen?

Incasso als ondernemer

Het is een situatie waar elke dag opnieuw duizenden ondernemers mee geconfronteerd worden: vorderingen blijven onbetaald. Meer concreet heb je bepaalde diensten geleverd, bepaalde producten verkocht of eventueel een lening toegestaan zonder daarvoor de vastgelegde financiële compensatie te krijgen.

Zeer vervelend en al helemaal als aanmaningen niet lijken te helpen. Dergelijke onbetaalde vorderingen schaden je cashflow en kunnen er in extreme omstandigheden ook voor zorgen dat je zelf in de problemen komt en de eigen rekeningen niet meteen kunt betalen. In deze situatie biedt het incassorecht een uitkomst.

Wat is het incassorecht?

Als er rekeningen onbetaald zijn gebleven is de normale procedure natuurlijk dat je aanmaningen gaat sturen. Interessant om te weten is dat bij B2B je geen verplichting hebt om herinneringen te sturen. 30 dagen na de factuurdatum kan je in principe al een vordering ter incasso opstarten.

In de praktijk is het natuurlijk wel zo dat er meestal wel aanmaningen gestuurd worden. Meteen de grove middelen inschakelen doet in de regel immers geen goed aan de onderlinge verstandhoudingen. Is de klant die weigert te betalen een particulier? Dan ben je wettelijk verplicht om 2 herinneringen te sturen. Eentje met een zelf te bepalen termijn en vervolgens een herinnering met een betaaltermijn van 14 dagen.

Hoe los je aanhoudend wanbetalen op?

Helpt dit niet? Dan kan je als organisatie hulp inschakelen en het incassorecht in voege laten treden met de hulp van een partner. Dat betekent eigenlijk dat je een andere instantie de toelating geeft om jouw openstaande vorderingen in jouw naam te incasseren. Deze derde partij kan een gespecialiseerd incassobureau zijn, een gerechtsdeurwaarder zijn of een incasso advocaat zijn.

De redenen om een derde partij in te schakelen zijn legio: een dergelijke instantie kan meer druk zetten, er liggen meer opties voor hen open, je kunt je eigen energie beter concentreren op de core business en ga zo maar door. De derde partij die je inschakelt zal vervolgens de niet betalende klanten benaderen en een betalingsregeling met deze klanten uitwerken. Het spreekt voor zich dat dit voor jou als ondernemer niet gratis is. Voor hun tussenkomst vragen incassobureaus en incasso advocaten wel een financiële compensatie. Het goede nieuws daarbij is wel dat ze dit in de regel al zelf verhalen in de meerkost op de klanten en dat de meerderheid werkt volgens het no cure, no pay principe. Dit houdt in dat ze enkel een toeslag zullen aanrekenen bij een succesvol betaalde vordering.

Hoe verloopt zo’n incassotraject specifiek?

In veel gevallen zal een wanbetaler al snel tot betaling overgaan wanneer je er een derde partij bij betrekt. Het incassotraject bestaat eigenlijk uit twee mogelijke fases. De eerste fase noemen we de minnelijke fase en het is ook hier dat 90% van de wanbetalers tot betaling overgaat. In de minnelijke fase stuurt de incasso advocaat of het incassobureau een ingebrekestelling naar de klant in kwestie. Dit is een laatste aanmaning om zonder al te veel bijkomende kosten de vordering te voldoen.

In de regel zal er ook telefonisch contact opgenomen worden met de klant om aan te manen tot betaling over te gaan. Weigert de klant nog steeds gehoor te geven aan de zogenaamde incasso-sommatiebrief? Dan kan er een tweede of een derde brief verzonden worden. In ieder geval wordt bij de laatste incassobrief aangegeven dat bij verdere wanbetaling de gerechtelijke procedure van start zal gaan.

De gerechtelijke fase is dan ook de tweede fase van het incassotraject. De juridische procedure bestaat eruit dat een dagvaarding wordt opgesteld en verstuurd. In deze dagvaarding wordt de wanbetaler opgeroepen om voor de rechtbank te verschijnen. Natuurlijk kan de wanbetalende klant hierbij wel aangeven waarom hij of zij de betaling niet kan of kon voltrekken en zich verdedigen.

Aan het eind van de zitting zal de rechter een uitspraak doen die schriftelijk aan beide partijen wordt gecommuniceerd. Volgt er nog steeds geen betaling? Dan kan er een dwangbetaling door beslaglegging van start gaan. Hierbij kan je beslag laten leggen op het loon, op het banksaldo of zelfs onroerende zaken. Een laatste optie is de zogenaamde executieverkoop. Dat betekent een openbare verkoop van de in beslag genomen spullen. Tevens kan een incasso advocaat ook een faillissementsaanvraag doen bij uitblijvende betalingen. Dit is een typische manier om druk uit te oefenen om toch te betalen.

Wat doet een incasso advocaat?

Je hebt dus verschillende opties bij het inschakelen van een derde partij. Je kunt een incasso advocaat inschakelen, een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. Het grote voordeel aan het kiezen voor een incasso advocaat is dat deze de hele zaak van begin tot einde kan behartigen. In Nederland is het immers zo dat deurwaarders en incassobureaus boven een bedrag van 25 000 euro geen gerechtelijke procedures mogen starten. Incasso advocaten mogen dit wel.

Een incasso advocaat heeft simpelweg meer bevoegdheden dan de andere mogelijke partijen. Bovendien is een incasso advocaat ook de enige van de vernoemde partijen die een verzoekschrift tot beslaglegging kan indienen bij de Rechtbank en de enige die een faillissementsaanvraag kan indienen. Dat betekent dat je dankzij een incasso advocaat sneller en meer druk tot betalen kunt leggen bij de klant in kwestie. Die extra snelheid zou ook wel eens van groot belang kunnen zijn want hoe langer een vordering onbetaald blijft hoe kleiner de kans dat je dit geld ooit nog terug zult zien. Bovendien is het ook zo dat een klant die jouw rekening niet betaalt dat meestal ook met andere rekeningen doet. Als jij de snelste bent krijg jij als eerste jouw geld.

Advies van de specialist

“Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen”, adviseert Law & More, advocatenkantoor te Eindhoven. “Zo adviseren wij cliënten bijvoorbeeld om in algemene voorwaarden betalingsvoorwaarden op te nemen die onduidelijkheden in geval van te late betaling kunnen voorkomen. Dit kan veel van de onduidelijkheden bij te late betalingen voorkomen en jou dus ook heel wat last van de schouders halen.”