Projectmanagement voor gevorderden met een optimale planning

Vrijwel ieder bedrijf in Nederland, van het mkb tot aan de grote bedrijven met duizenden medewerkers, draaien continu projecten. We zijn er dol op, projecten lanceren en daarmee klanten binnenhalen, verbeteringen implementeren en doelstellingen realiseren. Nederland staat dan ook bol van de projectleiders en projectmanagers. Goed projectmanagement valt of staat bij een gedegen projectplanning en daar is bij veel bedrijven nog veel winst te behalen.

Starten is stap één…

Iedereen kan een project starten. Een probleemstelling formuleren, de juiste stakeholders uitnodigen en een ochtend brainstormen. Tot zover niets nieuws onder de zon. De kunst is om vervolgens de vaart in je project te houden en op constante basis voortgang te boeken. Je wilt immers binnen het vooraf geraamde, resultaten leveren en je project afronden. Bij veel bedrijven lopen projecten vertraging op, worden ze niet volledig afgerond of stranden ze zelfs volledig. Een belangrijke oorzaak daarvan is dat de projectmanager onvoldoende grip heeft gehad op de voortgang van zijn project — al zullen de meeste projectmanagers dat niet zo gauw toegeven.

Een goede planning is het halve werk

Projectplanningen bestaan er in allerlei soorten en maten. Beginnende projectmanagers, vaak nog verantwoordelijk voor kleinere projecten met relatief weinig stakeholders en budget, gaan doorgaans aan de slag in Excel. Daar is op kleine schaal niet zoveel mis mee, maar bij grotere projecten wordt een Excelsheet al gauw een onoverzichtelijke brei. Het zijn over het algemeen de wijzigingen die de chaos veroorzaken, denk hierbij aan stakeholders die het project tussentijds veranderen of uitbreiden. Meer ervaren projectmanagers werken dan ook vaak met speciale planningssoftware die deze wijzigingen goed kan doorvoeren.

Die professionele software om een goede planning maken is niet alleen een stuk eenvoudiger dan Excel, het doorvoeren van wijzigingen en samenwerken in wordt ook een stuk gemakkelijker. De ideale planningssoftware is op any device, any time beschikbaar via een online platform of app voor mobiele gebruikers. Planning wordt door de professionele software een stuk eenvoudiger te begrijpen, door bijvoorbeeld de grafische weergave van een Gantt-grafiek.

Voordelen van planningssoftware

Wat voor project je ook leidt, het werken met een goede planning via een eenvoudig en overzichtelijk dashboard is altijd een enorme pré. Ten eerste helpt het de projectmanager met het hebben van overzicht over het project. Zo kan de manager in één oogopslag zien in welke fase het project zich bevindt en welke taken al voltooid zijn of nog moeten worden afgerond.

Die grote mate van grip op je project zorgt ervoor dat er minder vergaderd hoeft te worden. Veel werknemers hebben een hekel aan lange vergaderingen waarin iedereen elkaar van een update voorziet. Wanneer je een werkwijze implementeert die ervoor zorgt dat niet alleen de projectmanager, maar ook de deelnemers eenvoudig updates kunnen delen en zo een overzicht hebben over het hele project, hoef je minder te overleggen en meer aan werk besteden. Tijd is immers nog altijd geld.

Omdat je planning kraakhelder is, zullen projectdeelnemers ook uitstekend weten wat er van ze verwacht wordt en wanneer er deadlines naderen. Dit verkleint de kans op vertraging of verzanding. Niets is zo funest voor een project als deelnemers die hun werk te laat opleveren, omdat ze zich te weinig betrokken voelen. Door als projectmanager vanaf stap één te werken met een transparante planning en iedereen daarbij te betrekken, beperk je dit risico en verzeker je jezelf ervan dat je project een succes wordt.