Succesvol zakelijk evenement organiseren? Volg deze best practices

Evenementen worden steeds belangrijker binnen de marketingstrategie van bedrijven. In Nederland geven we jaarlijks ongeveer 9 miljard euro uit aan evenementen, waarvan 5,2 miljard aan zakelijke evenementen. Deze evenementen zijn hét moment om relaties met stakeholders en (potentiële) klanten te versterken. Het is een krachtige manier om in contact te komen met je doelgroep, je merkwaarden uit te dragen en je imago te verbeteren. Veel bedrijven slaan de plank echter mis. Wil je weten hoe je van jouw evenement een succes maakt? Lees dan verder!

Wanneer is het de moeite waard om een zakelijk evenement te organiseren?

Een zakelijk evenement is pas echt succesvol als het inhoudelijk boeiend is en waardevolle ontmoetingen mogelijk maakt. Evenementen moeten relevant zijn en ten minste één waardevolle ontmoeting bieden voor de deelnemers. Eigenlijk zou je bij evenementen diepgaande inzichten en unieke ervaringen uit de praktijk moeten krijgen om succesvol te zijn. Hierbij moeten deelnemers goede netwerkmogelijkheden krijgen en een open mindset hebben. Het succes van een evenement hangt af van een gedegen analyse van de doelgroep en het vermogen van de organisatoren om unieke ervaringen te creëren die echt aansluiten bij wat de deelnemers nodig hebben en willen.

De businesscase bepalen

Het begint altijd met een gedetailleerde analyse van zowel de kosten als de opbrengsten. Dit betekent dat je niet alleen de uitgaven moet overzien, maar ook nauwkeurig de verwachte inkomsten moet schatten. Voor een publieksevenement of congres kun je bijvoorbeeld inschatten hoeveel je kunt verdienen met ticketverkoop, de verkoop van drank en voedsel en sponsorinkomsten. Met deze informatie kun je de return on investment (ROI) van je evenement berekenen, erachter komen wanneer je break-even draait en zien waar er eventueel winst of verlies kan ontstaan.

Er is zelfs business case software te vinden waarmee je simulaties kunt uitvoeren en verschillende scenario’s kunt bekijken. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als er 10% minder bezoekers komen? Wat als ik bepaalde congreslocaties huur? Naast de begroting moet je ook de cashflow plannen. Dit kun je doen door alle inkomende en uitgaande betalingen nauwkeurig bij te houden, zodat je kasstroom altijd positief is. Verder kun je ook eens nadenken over creatieve businessmodellen, zoals crowdfunding, lidmaatschappen, een combinatie van gratis en betaalde evenementen, het verkopen van extra’s, contentcreatie, franchising en merchandising. Dit zijn een aantal manieren om de financiële haalbaarheid van je evenement te vergroten.

Zo maak je een succesvolle planning

Heb je besloten om een zakelijk evenement te organiseren? Dan wil je natuurlijk dat het een succes wordt. Dit begint met een gedegen ontwikkeling van het concept, waarbij je duidelijk de doelgroep en de doelen van het evenement vaststelt. Beslis op tijd of je het evenement geheel zelf organiseert, uitbesteedt aan een bureau, of kiest voor een mix van beide. Het concept moet je ook goed afstemmen met alle betrokkenen om iedereen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat ze betrokken zijn. Zet de ervaring van de bezoekers centraal, met focus op interactie en engagement om kennisdeling te stimuleren. Natuurlijk moet je goed kijken naar je financiën. Stel daarom een budget op en houd dit strikt in de gaten.

Plan realistisch met zes tot twaalf maanden voorbereidingstijd. Bij de keuze van de locatie moet je denken aan de bereikbaarheid, technische mogelijkheden en capaciteit. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor zaalverhuur of buiten op een terrein. Bij een goede planning horen de juiste sprekers, een gedegen programma een plan om interactie met deelnemers te stimuleren. Goed projectmanagement is nodig om alles te coördineren, van het maken van draaiboeken tot het verdelen van taken binnen het team. Maak gebruik van verschillende marketingkanalen om je evenement te promoten, met consistente branding en een sterke online aanwezigheid om deelnemers te trekken.

De meest gemaakte fouten

Het organiseren van een evenement komt met verschillende uitdagingen en daarom is het goed om een aantal veelgemaakte fouten te kennen. Een klassieke fout is bijvoorbeeld het niet goed afsluiten van het terrein of de zaal. Op die manier krijgen onbevoegden de kans om binnen te komen en hierdoor kun je inkomsten mislopen. Ook kan een te zwakke geluidsinstallatie ervoor zorgen dat niet iedereen de presentaties goed hoort. Dit zal de beleving van je publiek weer negatief beïnvloeden.  Als je je evenement te laat aankondigt, loop je bovendien het risico op te weinig bezoekers. Daarom is een sterke promotiestrategie zo belangrijk.

Verder zijn een goed doordacht verkeersplan en voldoende voorzieningen nodig om de ervaring van de deelnemers te verbeteren. Denk hierbij aan toiletten en drinkgelegenheden. Zorg ook dat je budget in lijn is met je verwachte inkomsten en plan genoeg tijd in om alle benodigde faciliteiten op te zetten. Met dit in gedachten kun je een succesvol en vlot verlopend evenement organiseren.

Zelf organiseren of uitbesteden?

Beslissen of je een evenement zelf organiseert met je eigen team of dit uitbesteedt aan een evenementenbureau is een keuze met verschillende voor- en nadelen. Een evenementenbureau brengt een schat aan ervaring, kennis van de laatste trends en vermindert jouw risico’s en verantwoordelijkheden. Zo’n bureau kan ook objectief advies geven en heeft toegang tot een breed netwerk van leveranciers voor materialen en diensten. Dit kan je eigen team ontlasten, zodat zij zich weer kunnen focussen op hun eigen werkzaamheden.

Aan de andere kant moet je rekening houden met nadelen. Zij kunnen nog onbekend zijn met jouw bedrijf en het kan zijn dat er extra kosten en mogelijk verborgen kosten bij komen kijken. Denk dus goed na wat je nodig hebt voor elk evenement en weeg dit af tegen de beschikbare expertise, creativiteit, timing, budgetten en risico’s. Vaak biedt een hybride aanpak het beste van beide werelden. Hierbij combineer je de kennis van jouw bedrijf met de ervaring van een professioneel bureau.