Thuiswerken – 5 tips die je productiever maken

Het coronavirus dwingt tot thuiswerken voor iedereen met de mogelijkheid ertoe. Bedrijven waar thuiswerken allang mogelijk was maar die vanwege cultuur en gewenning toch graag iedereen tussen 9.00 en 17.00 achter het bureau zien, moeten nu opeens de controle loslaten. Dat kan eng zijn, en niet alleen voor de werkgever. Hoe haal je het maximale uit je werkdag wanneer de kat over je toetsenbord loopt, je kinderen klieren of je partner je een klus meegeeft? Uit de jarenlange praktijk van Bloeise krijg je hier vijf uitgebreide tips die jou productiever maken.

Waarom ik thuiswerk

Ik ben 100% met Bloeise begonnen om locatie-ongebonden te kunnen werken. Of ik de laptop nu in Den Helder, Dublin of Bulgarije open, als ik maar internet heb kan ik produceren. Als ondernemer moet ik vooral declareerbare uren draaien. Bij een werkgever kun je gerust 8 uur werken aan één e-mailtje ook al vind je het onzinnig. Die stort je loon toch wel maandelijks. Maar voor zulke tijdsverspilling wordt je niet betaald door opdrachtgevers. Die vergelijken je kritisch met je concullega’s op prijs, kwaliteit en snelheid. Hoe haal je dus het maximale uit jezelf wanneer je thuiswerkt?

Het gaat om jezelf managen in termen van tijd, energie en taken.

1.     Begin met een ochtendroutine

De herhaling en structuur van vaste dingen die je doet tussen opstaan en werken, helpen je met de juiste mindset. Je hoeft pas te beginnen met nadenken wanneer je achter je laptop zit met een kop koffie of thee. Je maakt namelijk een slechte start als je moet nadenken over wat je gaat eten of opeens besluit om de was op te vouwen.

Wat je precies doet in de ochtend, verschilt per persoon en huishouden uiteraard. Mijn advies is in ieder geval:

• Werk outfit. Trek schoenen en werkkleding aan. Dat ‘uniform’ helpt je schakelen naar een werksituatie. Je ziet er ook nog es beter uit op de webcam.
• Beweging. Ga je de hele dag achter een scherm zitten? Begin met beweging in de ochtend. Daar zijn vele apps voor. De app gratis 7 minute training geeft je een goede workout, verdiep je in NoRoot Firewall als je de advertenties vervelend vind of koop de betaalde versie.
• Meditatie. Schermwerk is denkwerk, en mediteren helpt je met scherp blijven. De app HeadSpace is erg professioneel opgezet en de eerste tien lessen zijn gratis. Ook de app Insight Timer is aan te raden, hier kun je gericht zoeken op bijvoorbeeld ‘mindfullness’, 10 minuten, sorteren op beoordeling.
• Ontbijten. Brandstof voor je ochtendwerk. Zet ook alvast snacks klaar als je weet dat je honger krijgt ver voor de lunch. Gezonde snacks kunnen zijn: walnoten, 85% bittere chocola, cherrytomaatjes en andere groente en fruit.

2.     Maak een planning

In veel beroepen zijn er meer taken en projecten dan dat je ooit tijd voor hebt, zeker bij marketing. Het volgende stappenplan geeft je helderheid:

1. Verzamel al je taken. Check je doelstellingen, projecten, agenda, e-mail, WhatsApp, Messenger, LinkedIn-berichten, Facebook eventueel en je eigen overzichten, welk kanaal dan ook dat jou voedt met taken. Gebruik hiervoor een lijstje zodat je dit rap doet. De eerste keer kost je meer tijd, daarna wordt je hier heel efficiënt in.
2. Groepeer je taken. Bepaalde zaken hoef je echt niet elke dag te doen, zoals bijvoorbeeld de administratie, blogs schrijven, SEO, klanten of collega’s updaten en werkoverleg. Dit soort taken kun je groeperen en allemaal in één maandagochtend of donderdagmiddag oppakken. Dat geeft je echt rust.
3. Orden je taken. Op Belangrijk / Dringend. Of Impact / Inspanning. Zodat je weet: deze taken zijn belangrijk en dringend of deze taken hebben weinig impact en kosten veel inspanning.
4. Plan je dag in. Er wordt altijd geroepen: begin je dag met de zwaarste klus waar je het meest tegen opziet. Daarna wordt alles gemakkelijk. Daar ben ik het niet mee eens, want iedereen is verschillend. Mijn advies: plan je taken in op je energie-pieken en dalen. Heb je ’s ochtends veel energie, begin dan met de zware klus. Heb je weinig energie? Doe dan eerst het lichtere werk, zoals voorbereiden of nakijken.
5. Houd rekening met ad hoc. In sommige beroepen komen er weinig onverwachte belletjes, vragen of taken binnen. Voor anderen vult de dag zich vanzelf. Plan je dag daarom nooit volledig vol, maar bijvoorbeeld voor 80% of zelfs 50%. Die marge heb jij gewoon nodig.

Ik hanteer zelf drie kolommen aan taken voor elke werkdag. Werk, Regelen en Sociaal. In Werk zet ik taken waarmee ik direct zorg voor omzet. De meeste pak ik in de ochtend op, de kleinere hiervan doe ik in de middag. Regelen is voor alle taken voor Bloeise waar geen directe omzet aan verbonden is, maar die wel op den duur voor omzet kunnen zorgen. Doe ik vooral in de middag. Deze taken kan ik vaak een paar dagen of zelfs weken doorschuiven als het nodig is. Sociaal is mijn kolom voor die dingen die het leven leuker maken en waar ik energie van krijg: mensen spreken, hobby’s en ontspanning.

3.     Voorkom afleidingen

Aandacht heeft waarde, en alles wat je aandacht geeft, groeit. Zo ook afleiding. Per type afleiding de manier hoe je hier mee om kan gaan:

• Anderen in huis. Neem je vaste plek en bestempel het als kantoor tijdens werktijden. Een bordje ‘niet storen’ of kloppen wanneer de deur dicht is, zijn mogelijke afspraken. De keukentafel klinkt misschien mooi, maar je zult merken dat het niet bevorderlijk is voor je productiviteit met anderen in huis.

• Je huisdier. Zo fijn om elkaar nu de hele dag te zien! Maar een huisdier snapt totaal niet wat dat ‘werken’ nou is. Houd daarom gewoon rekening met de behoeften van je huisdier en probeer dat te sturen.

• Social media. Dat is zo’n groot probleem dat ik er al eens een uitgebreid blog aan heb gewijd met 40 tips om je Facebookverslaving te verminderen.
• Chat. Veel mensen werken thuis en pingen je dan wat lolligs door of beginnen opeens hele conversaties. Zet al je chatkanalen en notificaties UIT en voorkom dat iemand jouw tijd ongevraagd opslokt. Zeker in deze tijd is sociaal contact heel belangrijk, maar kies daar je eigen momenten voor. Zoals tijdens de lunch of koffiepauze bijvoorbeeld.
• Telefoon uit. Moet je wel altijd bereikbaar zijn voor al je collega’s? Wat zou er gebeuren wanneer je je directe collega’s informeert dat je ’s ochtends zware klussen doet en ’s middags gewoon bereikbaar bent? Krijg jij rust van.
• E-mail. Zet al je e-mailnotificaties UIT. Zorg ervoor dat alle informatie die je nodig hebt om te werken in een Word-document staan, zodat je je mailprogramma standaard gesloten hebt. Verwerk je mail maximaal drie keer per dag en doe een van deze dingen met iedere mail: verwijderen na lezen, doorsturen als taak aan een ander, bewaren als taak voor jezelf om in te plannen, direct doen als het niet langer dan 3 minuten kost, parkeren om in de gaten te houden, archiveren zonder verdere actie.
• Geluid. Iedereen thuis? Dat merk je wel in een appartementencomplex! Zet ontspannen muziek op (Philip Glass bijvoorbeeld!) of investeer in een noise-cancelling headset die je ook onderweg uitstekend helpt (de Sony WH-1000 xm3 is momenteel één van de beste).
• Werkplek. Ruim bureau, opbergmappen, kantoorstoel, laptop en muis. Wat heb je nog meer aan kantoorinrichting nodig? Precies! Zorg er dus voor dat je geen tijdschriften, boeken, belastingbrieven of speelgoed op je werkplek hebt liggen. Ook die leiden af.

4.     Ontspan ook

Zoek de balans op. Net even wat moois neergezet in dat ene uurtje? Neem even een welverdiende korte break. Door de menselijke neiging om maar gewoon door te blijven buffelen zullen veel werkgevers al snel zien dat werknemers productiever worden wanneer ze thuiswerken. Maar ontspannen is ook belangrijk voor de lange termijn. Tips:

• Loopje doen en bewegen. Sta op en haal dat nieuwe kopje koffie, glas water of stuk fruit even uit de keuken. Zet geen koffiekan of waterkan naast je neer op het bureau, maar maak er een mini-break van. Even bewegen. Idealiter loop je elk uur even weg van je scherm.
  • Heb je last van RSI-klachten? De tip die mij heeft geholpen: doe een aantal langzame push-ups elke dag. Vijf tot tien is meer dan genoeg.
  • Heb je snel last van je rug? Deze dagelijkse oefening helpt mij met mijn lange rug: ga recht staan, buig voorover met gestrekte benen maar knieën niet volledig op slot. Probeer je handen op de grond te plaatsen. Adem een paar diep in en uit, en je merkt dat je iets dichter bij de grond komt. Niet forceren, rustig overeind komen.
  • Deze rek- en strekoefeningen van Medifit Fysiotherapie helpen natuurlijk ook:

• Lezen! Pak even een hoofdstukje en waan je in een andere wereld. Of lees gewoon de Donald Duck. Prima om direct na de lunch te doen bijvoorbeeld.
• Nieuws. Even je hoofd boven water steken en kijken wat er in de wereld is gebeurd. De 14.00 update van het RIVM, je favoriete weblog of Facebook. Houd wel de tijd in de gaten.
• Frisse neus halen. Buiten wandelen, even een stuk fruit eten in de tuin of op het balkon, of in de lunchtijd even boodschappen doen.
• Neem tijd voor je lunch. Gezellig met je huisgenoten! Maak er een goede, gezonde maaltijd van, want die tijd heb je nu (eigenlijk altijd toch?).
• Effe bijkletsen. Als thuiswerker mis je wel die plotselinge brainstorm tijdens de koffie of even geiten met je collega’s. En het lastige is dat je niet even je hoofd op een andere afdeling kan steken om te kijken of ze tijd hebben voor een praatje. Benoem deze menselijke behoefte. Kijk welke manieren je kan afspreken om toch dit persoonlijke onzinnige contact mogelijk te houden, zoals een bepaalde status in de chat bijvoorbeeld.

In Zweden deden ze een test met werkdagen van zes uur. Resultaat? Hogere productiviteit. Microsoft concludeerde zelfs +40% meer productiviteit voor zijn vierdaagse werkweek.

5.     Gebruik handige tools

…maar alleen omdat ze ook handig zijn. Het probleem binnen bedrijven is dat er een standaard manier van communiceren moet worden afgesproken. Dat werkt echter niet altijd voor iedere taakomschrijving. Kijk daarom welke ruimte er zit in het beleid van jouw organisatie voor het inzetten van die tools.

• Microsoft Teams is erg handig om snel een ad hoc meeting op te zetten, maar moet je deze standaard aan hebben staan zodat iedereen jou opeens kan afleiden?
• Skype is gratis en erg handig voor dat werkoverleg. Maar met de gratis versie kun je het gesprek niet opnemen. Is het akkoord voor iedereen als je daar Audacity voor gebruikt?
• Met Google Drive kun je gemakkelijk bestanden delen en samenwerken aan één document. Maar kunnen we afspreken dat we eerst een mailtje sturen voordat er nieuwe feedback op een open document komt?
• WhatsApp heeft iedereen en is altijd handig voor thuiswerken. Spreek ook hier af hoe je er precies mee omgaat en vooral wat je mag verwachten wanneer je iemand een berichtje stuurt.
• Zoom is als enige geschikt voor teamoverleg met grotere groepen. Bij Microsoft Teams, Facebook Messenger, Google Hangouts en Skype zie je de niet in beeld. Verdiep je wel even in de privacymogelijkheden, sommige bedrijven laten Zoom daarom links liggen.

Je WiFi verbeteren

Je allerbelangrijkste tool momenteel is je WiFi thuis natuurlijk. Maar wat als je WiFi kuren krijgt? Eerste tip: trek die ADSL-kabel naar je router, probleem opgelost. Is dat voor nu even geen oplossing? De Consumentenbond geef je graag uitleg hoe je de internetsnelheid meet en het WiFi ontvangst verbetert. De beste tip missen ze echter: je WiFi op een ander kanaal zetten dan je buren. Dat doe je als volgt:

1. Waarschuw iedere gebruiker van te voren dat je gaat lopen hannesen met het Wifi. Check eerst je huidige Wifi snelheid, bijvoorbeeld met Speedtest.nl, voor alle individuele gebruikers.
2. Verbonden met de Wifi? Typ in de adresbalk van je browser 168.1.1.
3. Login op je modem, check je handleiding of Google even ‘KPN Wifi kanaal veranderen’ of Tele2 of wie je dan ook hebt, voor de exacte stappen.
4. Ga naar WLAN of ‘Network settings’ en daarna ‘Wireless’.
5. Ga naar ‘Channel’, ‘Band’ of ‘Kanaal’, afhankelijk van je modem.
6. Pas aan naar een andere kanaal en klik op Toepassen of Apply. Check je nieuwe Speedtest voor alle individuele gebruikers. Slechter? Nieuw kanaal proberen!

Geen ADSL of glasvezelverbinding? 4G voor Thuis van T-Mobile is dan nog een mogelijkheid. Zie 4Gbuitengebied.nl voor een vergelijking tussen KPN, Odido en evenwifi.

Heb ik iets gemist? Vragen over een specifieke situatie of uitdaging? Laat hieronder een reactie achter!

Thomas Lapperre
Bloeise