Bedrijfsnaam veranderen bij de KVK: zo doe je dat

Je bedrijfsnaam veranderen klinkt simpel: nieuw formulier online invullen bij de KVK en klaar. In de praktijk hangt het ervan af welke naam je wilt wijzigen en welke rechtsvorm je hebt. Een handelsnaam aanpassen bij een eenmanszaak kost je vijf minuten en nul euro. De statutaire naam van een BV wijzigen kost je een bezoek aan de notaris en minimaal vierhonderd euro. En in beide gevallen is de KVK-wijziging pas het begin, want daarna moet je bank, Belastingdienst, domeinnamen, facturen en klanten nog meekrijgen.

In dit artikel lees je precies hoe je je bedrijfsnaam verandert, wat het verschil is tussen een handelsnaam en een statutaire naam, wat het kost per rechtsvorm en waar je op moet letten om te voorkomen dat je naamswijziging meer problemen oplevert dan ze oplost.

Eerst doen: handelsnaam wijzigen bij de KVK

De snelste route: Je handelsnaam wijzigen of toevoegen doe je via Mijn KVK. Je logt in met DigiD of eHerkenning, kiest voor het wijzigen van je handelsnaam en voert de nieuwe naam in. Het is gratis en de wijziging wordt doorgaans binnen enkele werkdagen verwerkt. De KVK geeft de naamswijziging binnen vijf werkdagen door aan de Belastingdienst.

• Dit mag ondertekend worden door de eigenaar van een eenmanszaak, een van de vennoten van een vof of cv, een van de maten van een maatschap, of een bestuurder van een rechtspersoon. Je kunt ook een verzoek indienen om de wijziging op een specifieke datum in te laten gaan.
• Voordat je de wijziging doorgeeft, controleer je met de KVK Naamchecker of de naam nog beschikbaar is. Is de naam al in gebruik door een ander bedrijf in dezelfde branche en regio, dan loop je risico op een conflict op basis van de Handelsnaamwet.
• Belangrijk: je kunt ook meerdere handelsnamen naast elkaar inschrijven. Dat is handig als je een nieuwe activiteit onder een andere naam wilt voeren zonder je bestaande naam op te geven. Zo kun je geleidelijk overstappen naar een nieuwe naam terwijl je oude naam nog herkend wordt.

Het verschil: handelsnaam versus statutaire naam

Hier gaat het bij veel ondernemers mis. Er zijn twee soorten bedrijfsnamen en ze werken fundamenteel anders.

• De handelsnaam is de naam waaronder je bedrijf naar buiten treedt. Het is de naam die klanten zien, die op je website staat en waarmee je facturen stuurt. Je kunt meerdere handelsnamen hebben en je kunt ze zelf wijzigen bij de KVK. Bij extra handelsnamen mag je de rechtsvorm niet noemen: als je BV “Jansen Schoenen B.V.” heet, mag je als extra handelsnaam wel “Jansen Tassen” toevoegen, maar niet “Jansen Tassen B.V.”
• De statutaire naam is de officiële, wettelijke naam van je onderneming zoals vastgelegd in de statuten of oprichtingsakte. Deze naam is gekoppeld aan je KVK-nummer en moet verplicht vermeld worden op briefpapier, website, algemene voorwaarden, offertes en contracten. Alleen rechtspersonen (BV, NV, stichting, vereniging) hebben een statutaire naam. Een eenmanszaak heeft geen statuten en dus ook geen statutaire naam.

Het verschil in de praktijk: een handelsnaam wijzig je zelf online bij de KVK in vijf minuten. Een statutaire naam wijzig je via de notaris, en dat kost tijd en geld.

Per rechtsvorm: wat moet je doen

• Eenmanszaak. De eenvoudigste situatie. Je hebt geen statutaire naam, dus je wijzigt je handelsnaam rechtstreeks bij de KVK via Mijn KVK. Gratis, direct geregeld. Je hoeft niet naar een notaris.
• Vof, maatschap of cv. Ook hier wijzig je de handelsnaam direct bij de KVK. Wel moet een van de vennoten of maten het wijzigingsformulier ondertekenen. Houd er rekening mee dat bij een vof de naam van een of meer vennoten in de handelsnaam kan staan. Als een vennoot vertrekt en zijn naam in de bedrijfsnaam staat, is wijziging aan te raden om verwarring te voorkomen.
• BV. Hier wordt het ingewikkelder. Wil je alleen een handelsnaam wijzigen of toevoegen? Dat kan gewoon via de KVK, gratis en zonder notaris. Wil je de statutaire naam van je BV wijzigen? Dan moet je door een formeel proces. De aandeelhoudersvergadering neemt een besluit tot naamswijziging. Vervolgens stelt de notaris een akte op waarin de statuten worden gewijzigd. De notaris geeft de wijziging door aan het Handelsregister.

De kosten voor een statutenwijziging bij een BV variëren. Bij een reguliere notaris betaal je al snel meer dan duizend euro. Online notarisdiensten zoals Ligo rekenen vanaf 375 euro, Oprichten BV vanaf 420 euro exclusief btw. Een praktische tip: als je toch de statuten laat wijzigen, overweeg dan om meteen andere zaken mee te nemen. Bij oudere BV’s (van voor 2012) kun je het geplaatste kapitaal verlagen van 18.000 euro naar 1 euro. Het verschil kun je onttrekken aan het kapitaal, zonder belastingplicht.

Stichting of vereniging. Vergelijkbaar met de BV: de statutaire naam staat in de statuten en kan alleen gewijzigd worden via een notaris. De handelsnaam kun je zelf aanpassen bij de KVK.

Checklist: wat moet je regelen na de naamswijziging?

De KVK-wijziging is stap een. Daarna volgt een reeks vervolgacties die ondernemers regelmatig over het hoofd zien.

• Belastingdienst. De KVK geeft de wijziging binnen vijf werkdagen automatisch door aan de Belastingdienst. Je hoeft dit niet zelf te doen, maar controleer na een week of de wijziging correct is doorgekomen.
• Bank. Sommige banken nemen de wijziging automatisch over van de KVK. ABN AMRO doet dit voor bepaalde rechtsvormen automatisch en stuurt binnen tien werkdagen een bevestiging. Bij andere rechtsvormen moet je zelf contact opnemen. Check bij je eigen bank hoe het werkt. Bij een statutaire naamswijziging moet je de aangepaste statuten bij de hand hebben.
• Vergunningen. Vergunningen zijn vaak gekoppeld aan de bedrijfsnaam en kunnen bij een naamswijziging hun geldigheid verliezen. Controleer dit bij je gemeente en bij branchespecifieke instanties. De NVWA vereist bijvoorbeeld een aparte melding voor levensmiddelenbedrijven.
• Domeinnaam en e-mail. Registreer de domeinnaam die past bij je nieuwe naam voordat je de KVK-wijziging doorgeeft. Na inschrijving in het Handelsregister is je nieuwe naam openbaar en kan iemand anders de bijbehorende domeinnaam registreren. Zet een redirect in van je oude domein naar het nieuwe. Houd je oude e-mailadressen minimaal een jaar actief om berichten niet mis te lopen.
• Facturen en contracten. Alle lopende contracten, factuursjablonen, offertesjablonen en algemene voorwaarden moeten worden aangepast. Bij een BV is het wettelijk verplicht de statutaire naam te vermelden op alle zakelijke communicatie.
• Website, social media en drukwerk. Pas je website aan, update je profielen op LinkedIn, Google Bedrijfsprofiel en andere platforms, en bestel nieuw drukwerk als dat nodig is. Communiceer de naamswijziging actief naar klanten, leveranciers en partners.
• Verzekeringen en pensioenen. Geef de naamswijziging door aan je verzekeraar en eventuele pensioenuitvoerder. Dit wordt vaak vergeten maar kan tot problemen leiden bij een schadeclaim.

De Handelsnaamwet: waar je naam aan moet voldoen

Niet elke naam mag. De Handelsnaamwet stelt regels die je moet kennen voordat je een nieuwe naam kiest.

Je bedrijfsnaam mag niet misleidend zijn over wat je bedrijf doet, wie de eigenaar is of welke rechtsvorm het heeft. Een eenmanszaak mag niet de toevoeging “BV”, “&partners” of “&co” gebruiken. Je mag geen naam kiezen die verwarring kan veroorzaken met een bestaand bedrijf in dezelfde branche en regio. Beschermde termen als “bank”, “verzekeraar”, “notaris” of “accountant” mag je alleen gebruiken als je over de juiste vergunningen beschikt.

De bescherming van een handelsnaam ontstaat automatisch door gebruik, niet door registratie bij de KVK. Inschrijving bij de KVK dient vooral voor administratieve doeleinden en geeft op zichzelf geen juridische bescherming. Bij een conflict kijkt de rechter naar wie de naam als eerste in het economisch verkeer gebruikte, niet naar wie hem als eerste bij de KVK inschreef.

Bij verwarringsgevaar beoordeelt de rechter de gelijkenis tussen de namen, de aard van de bedrijfsactiviteiten, de geografische regio en het doelpubliek. Twee bakkerijen met bijna dezelfde naam in verschillende provincies leveren minder snel verwarringsgevaar op dan twee webshops met vergelijkbare namen die landelijk opereren.

Handelsnaam versus merknaam

Een veelgemaakte vergissing: denken dat je met een KVK-inschrijving je naam hebt beschermd. Dat is niet zo. De handelsnaam biedt beperkte bescherming op basis van de Handelsnaamwet, gericht op het voorkomen van verwarring in dezelfde branche en regio. Een merkregistratie biedt bredere bescherming.

Het verschil is relevant. Met een handelsnaam kun je optreden tegen een bedrijf dat een verwarringwekkend gelijkende naam voert in jouw regio en branche. Met een geregistreerd merk kun je optreden tegen elk gebruik van die naam of een vergelijkbaar teken voor vergelijkbare producten of diensten, ongeacht de regio. Merkregistratie doe je bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP).

Als je van plan bent serieus te investeren in je nieuwe bedrijfsnaam, met een merkidentiteit, marketing en naamsbekendheid, dan is het verstandig om naast de KVK-registratie ook een merkregistratie te doen. Controleer vooraf via het BOIP of de naam al als merk gedeponeerd is. Gebruik je een naam die al geregistreerd is als merk, dan riskeer je een schadeclaim, ook als de KVK je naam gewoon heeft ingeschreven.

Wanneer is een naamswijziging verstandig

Niet elke reden voor een naamswijziging is een goede reden. Een bedrijfsnaam veranderen betekent opgebouwde naamsbekendheid opgeven. Dat is een reële kostenpost die je moet afwegen tegen het voordeel van de nieuwe naam.

Goede redenen voor een naamswijziging zijn: je activiteiten zijn fundamenteel veranderd en de naam dekt de lading niet meer. Een vertrekkende partner staat nog in de naam. Je gaat internationaal opereren en de huidige naam werkt niet in andere markten. Je hebt een conflict met een ander bedrijf dat een oudere aanspraak op de naam heeft. Of je bedrijf fuseert met een ander bedrijf.

Minder goede redenen: je bent de naam zat, je wilt moderner overkomen, of je hebt gelezen dat rebranding goed is voor de zaken. In die gevallen is het vaak slimmer om een extra handelsnaam toe te voegen voor een specifieke activiteit dan je primaire naam te wijzigen. Je kunt dan geleidelijk overschakelen zonder alles in een keer te veranderen.

Een alternatief dat ondernemers vaak over het hoofd zien: een algemenere naam kiezen die meerdere activiteiten dekt. In plaats van “Jansen Schoenen” kun je kiezen voor “Jansen Retail” of simpelweg “Jansen”. Onder een brede naam kun je meerdere producten en diensten aanbieden zonder bij elke uitbreiding je naam te moeten aanpassen.

Snelle procedure maar overweeg goed

Je bedrijfsnaam veranderen bij de KVK is in de meeste gevallen een eenvoudige administratieve handeling die gratis en online te regelen is. De complexiteit zit niet in het KVK-formulier maar in alles eromheen: het verschil tussen handelsnaam en statutaire naam begrijpen, de juiste route kiezen voor je rechtsvorm, controleren of je nieuwe naam juridisch houdbaar is en alle vervolgstappen uitvoeren van bank tot domeinnaam tot factuursjabloon.

Denk goed na of een naamswijziging echt nodig is, of dat een extra handelsnaam hetzelfde doel bereikt met minder risico. En als je kiest voor een nieuwe naam, investeer dan de tijd om het in een keer goed te doen: controleer het Handelsregister, check het merkenregister, registreer je domeinnaam en plan een zorgvuldige communicatie naar al je relaties.

Veelgestelde vragen over je bedrijfsnaam veranderen

Wat kost het om je bedrijfsnaam te veranderen bij de KVK?

Het wijzigen of toevoegen van een handelsnaam bij de KVK is gratis. Dit geldt voor alle rechtsvormen. Wil je de statutaire naam van een BV of stichting wijzigen, dan moet dat via de notaris. De kosten daarvoor variëren van circa 375 euro bij online notarisdiensten tot meer dan duizend euro bij een reguliere notaris. Het gaat dan om een statutenwijziging die per notariële akte wordt vastgelegd.

Verandert mijn KVK-nummer als ik mijn bedrijfsnaam wijzig?

Nee, je KVK-nummer blijft hetzelfde bij een naamswijziging. Het KVK-nummer is gekoppeld aan je onderneming, niet aan de naam. Of je nu een handelsnaam wijzigt, een extra naam toevoegt of de statutaire naam aanpast, je KVK-nummer verandert niet. Dit geldt ook voor je btw-nummer.

Kan ik meerdere handelsnamen hebben?

Ja, je kunt meerdere handelsnamen inschrijven bij de KVK naast je eerste handelsnaam. Dat is handig als je verschillende activiteiten onder verschillende namen wilt uitvoeren. Let erop dat extra handelsnamen niet de rechtsvorm mogen vermelden: als je eerste naam “Jansen B.V.” is, mag een extra handelsnaam wel “Jansen Consultancy” zijn maar niet “Jansen Consultancy B.V.”

Moet ik mijn bank informeren na een naamswijziging?

Dat hangt af van je bank en rechtsvorm. Sommige banken nemen de wijziging automatisch over uit het Handelsregister. Bij andere banken moet je de wijziging zelf doorgeven. Bij een statutaire naamswijziging moet je vaak de aangepaste statuten overleggen. Geef de wijziging eerst door aan de KVK en controleer daarna bij je bank wat er van je verwacht wordt.

Wat is het verschil tussen een handelsnaam en een merknaam?

Een handelsnaam is de naam waaronder je bedrijf opereert en wordt beschermd door de Handelsnaamwet zodra je de naam in het economisch verkeer gebruikt. Bescherming is beperkt tot dezelfde branche en regio. Een merknaam registreer je bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) en biedt bredere bescherming: je kunt optreden tegen elk gebruik van die naam voor vergelijkbare producten of diensten, ongeacht de regio. KVK-inschrijving alleen beschermt je naam niet als merk.