Hoe houd je grip op ziekteverzuim binnen je bedrijf?

Ziekteverzuim kan een flinke impact hebben op een bedrijf. Naast de loondoorbetaling kan uitval zorgen voor extra werk bij collega’s, aanpassingen in de planning en tijd die nodig is voor begeleiding en re-integratie. Het is daarom verstandig om niet pas na een ziekmelding over verzuim na te denken. Met duidelijke afspraken, aandacht voor medewerkers en inzicht in de oorzaken kan eerder worden ingegrepen wanneer problemen ontstaan.

Verzuimbeleid begint op de werkvloer

Een goed verzuimbeleid bestaat niet alleen uit regels en procedures. Ook leidinggevenden spelen een belangrijke rol. Zij hebben dagelijks contact met medewerkers en kunnen daardoor soms vroeg merken dat iemand tegen problemen aanloopt. Denk aan een hoge werkdruk, aanhoudende vermoeidheid of andere signalen dat het minder goed gaat. Regelmatige gesprekken kunnen helpen om dergelijke zaken eerder bespreekbaar te maken. Daarvoor hoeft niet te worden gewacht tot iemand dreigt uit te vallen.

Het is ook van belang om regelmatig aandacht te besteden aan werkdruk, samenwerking en welzijn, want zo ontstaat er ook een beter beeld van wat er binnen een team speelt.

Maak duidelijke afspraken over ziekteverzuim

Wanneer een medewerker zich ziek meldt, moet duidelijk zijn welke stappen vervolgens worden gezet. Wie neemt contact op met de medewerker? Wanneer wordt de bedrijfsarts betrokken? En wie houdt binnen de organisatie in de gaten welke acties nodig zijn? Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in een verzuimprotocol. Daarbij moet uiteraard rekening worden gehouden met de privacy van de werknemer en met de informatie die een werkgever bij een ziekmelding wel en niet mag vragen.

Bij langdurige ziekte krijgen werkgever en werknemer bovendien te maken met verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter. Het is daarom belangrijk om termijnen en benodigde stappen goed bij te houden.

Ondersteuning bij verzuimbegeleiding

Niet ieder bedrijf heeft zelf een uitgebreide HR-afdeling of alle benodigde kennis over verzuim en re-integratie in huis. Vooral voor kleinere werkgevers kan het behoorlijk wat werk zijn om alle regels, afspraken en termijnen bij te houden. Een mogelijkheid is om hiervoor externe ondersteuning in te schakelen. Er bestaan bijvoorbeeld verzuimabonnementen waarbij verschillende vormen van begeleiding en dienstverlening worden gecombineerd. Welke diensten precies zijn inbegrepen, verschilt per aanbieder. Het kan onder meer gaan om ondersteuning bij verzuimbegeleiding, toegang tot een bedrijfsarts en hulp bij vragen over re-integratie.

Gebruik verzuimcijfers om patronen te herkennen

Verzuim registreren is niet alleen nodig voor de administratie. De cijfers kunnen ook meer vertellen over wat er binnen een organisatie gebeurt. Is het verzuim op een bepaalde afdeling bijvoorbeeld hoger dan elders? Komt kortdurend verzuim regelmatig terug of neemt langdurige uitval toe? Probeer zulke ontwikkelingen over een langere periode te bekijken, want zo kunnen mogelijke aandachtspunten zichtbaar worden. Vervolgens kan worden onderzocht wat er speelt. Een hoger verzuimpercentage betekent namelijk niet automatisch dat de oorzaak bij werkdruk of arbeidsomstandigheden ligt. HR-software kan helpen om gegevens overzichtelijk bij te houden. Daarbij blijft het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en medische informatie.

Voorkomen waar dat mogelijk is

Niet al het ziekteverzuim kan worden voorkomen. Een medewerker kan nu eenmaal ziek worden of door omstandigheden langere tijd niet kunnen werken. Toch zijn er zaken waarop een werkgever wel invloed heeft. Denk bijvoorbeeld aan een veilige en ergonomische werkplek, aandacht voor werkdruk en voldoende mogelijkheden om problemen bespreekbaar te maken. Ook duidelijke verwachtingen en regelmatig contact tussen medewerkers en leidinggevenden kunnen daarbij helpen. Grip op ziekteverzuim betekent dan ook niet dat ieder ziektegeval moet worden voorkomen. Het gaat er vooral om dat signalen serieus worden genomen, afspraken duidelijk zijn en bij uitval op tijd de juiste stappen worden gezet. Daarmee wordt verzuim voor zowel werkgever als werknemer beter beheersbaar.