“In afwachting op uw reactie, verblijf ik” – Traditioneel afsluiten of vernieuwen?

De traditionele manier om een brief of e-mail in het Nederlands af te sluiten is nog altijd met “In afwachting op uw reactie, verblijf ik”. Dit hebben we nou eenmaal zo op school geleerd en het wordt algemeen wel verwacht. Maar als ondernemer die het belang van taal begrijpt, bekijk je dit wellicht kritisch. Hoe hoort het eigenlijk? Welke mogelijkheden biedt de taal?

De professionele slotzin

In de zakelijke wereld draait alles om het opbouwen van vertrouwen. Je communicatie moet aansluiten bij de ontvanger. Het volgen van algemeen aanvaarde normen—zakelijke etiquette—is daarbij een nuttig hulpmiddel. Hiermee geef je op een nette manier aan dat je wacht op een reactie. Een slotzin hoeft daarom niet creatief te zijn; de vorm is belangrijker:

• Een zakelijke toon: formeel, respectvol en professioneel.
• Efficiëntie: een HR-medewerker besteedt niet veel tijd aan je sollicitatiebrief. Liever een eenvoudige slotzin dan een die te opvallend is.

Vooral in financiële instellingen en grote bedrijven met een formele cultuur is het verstandig om de norm te volgen. Ook in hoge managementfuncties en beroepen met formele communicatie, zoals notarissen, makelaars of advocaten, wordt zakelijke etiquette strikt nageleefd. Tikkeltje risicovermijdend gedrag, niet?

Alternatieven voor de traditionele slotzin

Er bestaan ook diverse variaties op “In afwachting op uw reactie, verblijf ik” die verder gaan dan “In afwachting van uw reactie, verblijf ik”. Zoals bijvoorbeeld:

• In afwachting van uw reactie,
• Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd,
• Ik zie uw antwoord met belangstelling tegemoet;
• Ik hoop dat ik u voldoende heb geïnformeerd,
• Ik zie uw reactie met interesse tegemoet,
• Ik vertrouw erop dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd,
• Voor vragen kunt u altijd contact met ons opnemen,
• Hopend u hiermee van dienst te zijn geweest

Zelfs uitdrukkingen als “Inmiddels verblijven wij” of “U dankend voor de genomen moeite” kunnen in bepaalde formele contexten passend zijn. Het is belangrijk om aan te voelen wat geschikt is. “In afwachting van uw spoedige reactie” kan bijvoorbeeld wat veeleisend overkomen.

Is de slotzin eigenlijk overbodig?

Het valt op dat bij e-mails van managers op hoge posities de slotzin vaak ontbreekt. Zijn ze te druk, of is het een kwestie van efficiëntie? Een slotzin is niet altijd noodzakelijk bij lopende zakelijke correspondentie. Na de kernboodschap kun je ook afsluiten met een eenvoudige “bij voorbaat dank” of zelfs alleen je digitale handtekening:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Dit illustreert het risicomijdende gedrag in onze zakelijke cultuur. Raadpleeg daarom de richtlijnen binnen je organisatie. Maar wat als je wilt opvallen?

Creatieve afsluitingen?

Alle standaard slotzinnen die hierboven zijn genoemd, heb je waarschijnlijk al eens gezien. Ze worden veel gebruikt, zijn soms wat ouderwets en vallen in het internettijdperk nauwelijks nog op. Klassieke slotzinnen worden vaak overgeslagen bij het scannen van e-mails.

Wil je dat je brief meer aandacht krijgt? Verander dan je aanpak. Maak het creatief. Enkele voorbeelden:

• “Ik kijk ernaar uit u te ontmoeten tijdens de beurs in Utrecht.”
• “Veel succes met uw marketingtraining!”
• “Met vriendelijke groeten uit een zonnig Den Helder.”
• “Alvast een fijn weekend in Drenthe gewenst!”

Deze afsluitingen zijn niet extreem creatief, maar wel persoonlijk. Dat is de sleutel. Opvallen doe je door een positieve en persoonlijke touch te geven.

Vermijd de standaard handtekeningen

“Verzonden vanaf mijn iPhone”

Het vermelden van “Verzonden vanaf mijn iPhone” geeft vooral aan dat je weinig aandacht besteedt aan je communicatie. Om dit uit te schakelen:

1. Open je iPhone en ga naar Instellingen.
2. Ga naar Mail, Contacten, Agenda.
3. Selecteer Handtekening.
4. Pas het veld aan of verwijder “Verzonden vanaf mijn iPhone”.

PS

Wist je dat een PS—postscriptum of naschrift—bijna altijd door de ontvanger wordt gelezen? Gebruik dit om je belangrijkste boodschap nog eens te benadrukken. Voor dit artikel geldt: wees je bewust van hoe je communiceert!