Telecom zakelijk gebruiken: deze misverstanden horen we het meest

Black Friday staat weer voor de deur! Dat betekent koopjesjagen, op zoek naar aanbiedingen en mooie deals scoren. Behalve als je op zoek bent naar zakelijke oplossingen, toch…? Bij veel Nederlandse ondernemers leven een aantal onterechte aannames over beperkingen of regels die je ondervindt wanneer je je telecom-oplossingen zakelijk gebruikt. Ze maken daardoor niet optimaal gebruik van de mogelijkheden die er wel degelijk zijn, en zijn eenvoudigweg onnodig geld kwijt.

De hoofdregels voor zakelijke telecom

Dat je de btw kunt terugvragen van je zakelijke telecomfactuur of van je nieuwe smartphone die je zakelijk gebruikt, dat weten de meeste ondernemers wel. De regels staan ook redelijk helder uitgelegd op de website van de Belastingdienst. Toch gaat er nog een hoop fout, vooral bij zzp’ers. Enerzijds wordt er geen gebruik gemaakt van opties die er wel degelijk zijn, maar anderzijds worden er ook vaak onterecht kosten opgevoerd, soms zelfs met een geschil met de Belastingdienst als gevolg. Beide kanten van het spectrum wil je uiteraard voorkomen.

In principe geldt bij telecomproducten – die je als zzp’er, maar ook als mkb’er, vaak zowel privé als zakelijk gebruikt – dat je van tevoren moet inschatten hoe groot het privégebruik van die middelen zal zijn. Het percentage zakelijk gebruik bepaalt het percentage van de btw dat je mag terugvragen. Naast het terugvragen van de btw, mag je de aanschafkosten van telecomproducten van je winst aftrekken om je belastbare inkomen te drukken. Die aanschafkosten zijn niet afhankelijk van de hoeveelheid zakelijk gebruik, in tegenstelling tot de btw-terugvordering. Uitgangspunt is dat je minimaal tien procent zakelijk gebruik moet kunnen aantonen om de volledige aanschafkosten te mogen opvoeren. In sommige gevallen voer je alle kosten ineens op, in sommige gevallen moet je afschrijven. Over die regels bestaat nogal eens onduidelijkheid.

We zetten de drie meest gehoorde misverstanden voor je op een rij, zodat jij tijdens Black Friday het optimale uit alle deals kunt halen.

1. “Je moet een zakelijke rekening ontvangen voor de Belastingdienst”

Pertinent onjuist. De Belastingdienst eist niet dat je een factuur op naam van je bedrijf kunt overleggen. Dus ook als jij als privépersoon tijdens Black Friday bijvoorbeeld een Samsung Galaxy A21s op afbetaling koopt bij een willekeurige telecomwinkel, kun je de maandelijkse factuur gewoon opvoeren bij de fiscus. Laat je dus niet remmen om btw terug te vragen of kosten op te voeren omdat de factuur op je privénaam staat. Zonde!

2. “Accessoires tellen niet mee, want daarvan kun je geen zakelijk gebruik aantonen”

En dat hoeft ook niet. De vuistregel luidt: als jij vindt dat je een bepaald product of een bepaalde dienst nodig hebt om je werk als ondernemer goed te kunnen uitvoeren, mag jij de bijbehorende kosten opvoeren bij de fiscus. De Belastingdienst bepaalt niet hoe je je werk moet doen. Als jij vindt dat je tien iPads nodig hebt, mag je tien iPads opvoeren. Je moet ze dan alleen ook wel daadwerkelijk zakelijk gebruiken, en dat kan de Belastingdienst wel controleren.

Met andere woorden: wil je naast die nieuwe Galaxy ook een Samsung Galaxy A21s hoesje kopen? Gewoon doen, en opvoeren bij de fiscus!

3. “Voor die paar tientjes ga ik niet leren hoe afschrijvingen werken, veel te ingewikkeld”

Het principe van afschrijven is inderdaad niet voor iedereen even eenvoudig. Vooral als je niet van boekhouden houdt en het zelden doet, kun je wellicht al snel besluiten dat de kosten niet tegen de baten opwegen.

Wat dan goed is om te weten, is dat je alleen verplicht bent om af te schrijven (lees: de investeringskosten over vijf jaar uit te smeren) als de investering meer van 450 euro bedraagt. Je kunt dus twee dingen doen om tóch gebruik te kunnen maken van belastingvoordelen zónder te hoeven afschrijven:

1. Een telefoon/tablet kopen die goedkoper is dan 450 euro;
2. Een deel van je telefoon/tablet gespreid betalen, zodat je kosten per jaar onder de 450 euro blijven.

Het gaat trouwens om de kosten per product, niet per bon. Koop je een iPad voor 440 euro en dan nog een iPad hoes voor 30 euro, dan is je totaalbedrag wellicht hoger dan 450 euro, maar je voert de beide aankopen apart op bij de Belastingdienst en je hoeft dus niet af te schrijven.