Welke chat-apps kun je het best inzetten voor zakelijk gebruik?

WhatsApp, Facebook Messenger, Discord, Telegram, Slack, Signal, Viber… als je zo opsomt welke chat-apps er tegenwoordig allemaal zijn, kun je alleen maar concluderen dat er sprake is van een ware chat-app overload. Chat-apps worden steeds vaker zakelijk ingezet, bijvoorbeeld om laagdrempelig bereikbaar te zijn voor klanten. Welke chat-apps zijn daar het best voor geschikt?  

Even een bedrijf een appje sturen en een paar minuten later een antwoord ontvangen: veel simpeler en doeltreffender kun je je klantcontact niet inrichten. Toch is het nog niet zo eenvoudig om de juiste chat-apps te selecteren waarmee je als bedrijf klantcontact wilt faciliteren. Elke chat-app die je selecteert, brengt namelijk ook een verplichting met zich mee: je moet binnenkomend verkeer continu monitoren en onderhouden. 

Daar komt nog bij dat elke momenteel beschikbare chat-app zijn eigen sterke, maar ook zwakke kanten heeft. Ze zijn niet allemaal hetzelfde – dat is nu juist de reden dat er veel verschillende zijn. Via tien verschillende kanalen klantcontact moeten onderhouden, daar heeft menig bedrijf geen tijd voor – en vooruit, ook geen zin in. Maar hoe kies je dan welke je wilt gebruiken en welke niet? We hebben de meest gebruikte apps met hun belangrijkste kenmerken daartoe voor je op een rij gezet. 

WhatsApp Business 

In Nederland razend populair en voor veel bedrijven een no-brainer: WhatsApp! Nagenoeg elke Nederlander met een smartphone gebruikt het, dus is het zeer geschikt om klantcontact te onderhouden met consumenten. Er is een speciale Business-variant van WhatsApp, waarmee het eenvoudig is om verschillende medewerkers via één account te laten communiceren en waarmee je ook gebruik kunt maken van chatbots. Op die manier kun je een deel van je chats automatiseren. 

Toch zijn er ook bezwaren rondom WhatsApp. Sinds een aantal jaar is het onderdeel van Meta, wat vragen oproept rondom je privacy op WhatsApp. WhatsApp zelf garandeert je privacy door end-to-end encryptie, wat inhoudt dat alleen de verzender en ontvanger de communicatie kunnen lezen. Meta zou echter op ieder moment anders kunnen besluiten, of er een betaalde dienst van maken. Het is ook de reden dat steeds meer Nederlandse bedrijven WhatsApp-gebruik verbieden op de zakelijke telefoons van hun medewerkers. Met de opkomst van het begrip ‘WhatsApp-fraude’ heeft WhatsApp er bovendien een imagoprobleem bij. Daar komt nog bij dat WhatsApp in het buitenland een stuk minder populair is dan in Nederland, en dus niet per definitie de beste keus is voor internationaal opererende bedrijven. 

Slack 

Slack positioneert zichzelf in de markt als dé chat-app voor zakelijk gebruik. Sinds de introductie, een jaar of tien geleden, is het vooral een spin-in-het-web-platform geworden, met integratiemogelijkheden met tal van andere tools (zoals e-mail, sms, Dropbox en Google Drive). Het platform is zowel als app-variant als in de browser te gebruiken. 

Slack is zeer geschikt voor interne communicatie binnen een bedrijf, maar niet als klantcontacttool. Vooral voor bedrijven die geen Office 365 gebruiken, is Slack een geweldige tool die een hoop van de functionaliteiten van Microsoft Teams doet vergeten. 

Telegram 

Telegram was dé go-to tool waar iedereen naar zou overstappen als WhatsApp inderdaad zou worden overgenomen door Facebook. Dat gebeurde, maar de grote overstap bleef uit. Toch is Telegram redelijk populair. Dat komt hoofdzakelijk doordat het op Telegram mogelijk is om grote groepen mensen te bereiken, via zogenaamde channels. Telegramgroepen kunnen eenvoudig duizenden of tienduizenden leden tellen. 

Telegram wordt mede daarom veel gebruikt door cryptobedrijven en makers van NFT’s. Het is een laagdrempelige wijze om met je achterban in contact te staan. Voor dagelijks klantcontact is het wellicht minder geschikt, maar om een groep investeerders of aandeelhouders op de hoogte te houden, is het een prima keuze. 

Discord 

Discord is een relatieve nieuwkomer in het landschap der chat-apps, maar wordt rap populairder. Je kunt er zowel privégesprekken als groepsgesprekken voeren, zowel via app als in-browser. Discord wordt vooral gebruikt door gemeenschappen die online contact willen onderhouden met elkaar, zowel één-op-één als in groepsverband. Discord ondersteunt ook het gebruik van chatbots, waardoor chatgesprekken (deels) geautomatiseerd kunnen worden. 

Als je er geen concrete aanleiding voor hebt, is Discord momenteel nog te kleinschalig om in gebruik te nemen. Het biedt geen overtuigende voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld WhatsApp Business, al vinden veel gebruikers van Discord het gebruiksgemak ervan beter dan bij veel andere tools. 

Signal 

De veiligste keuze voor je communicatie. Signal is vergelijkbaar met WhatsApp of Telegram, maar is geen onderdeel van een groot social mediabedrijf en is het best beveiligd van allemaal. Chatberichten verdwijnen na verloop van tijd vanzelf weer, waardoor oude berichten niet ongewild kunnen worden opgerakeld. 

Signal wordt veel gebruikt door bedrijven die hun personeel via een gratis oplossing met elkaar willen laten chatten, maar liever geen Telegram of WhatsApp opnemen als officiële bedrijfsapplicatie. Voor klantcommunicatie is het minder geschikt, juist vanwege de hoge veiligheidseisen en de verdwijnende berichten. Daarnaast wordt Signal te weinig gebruikt om een doeltreffend klantcommunicatiekanaal te zijn. 

Messenger 

Facebook Messenger is zeker niet de handigste chat-app, maar heeft één duidelijk voordeel: het is beschikbaar voor elke Facebookgebruiker. En dat zijn er veel, ook in Nederland. Facebook Messenger kan dus een ontzettend nuttige tool zijn om in gebruik te nemen als je bedrijf al op Facebook zichtbaar is. Als je ook daadwerkelijk Facebook marketing bedrijft, is Messenger gebruiken helemaal een voor de hand liggende optie. Het is dan het communicatiekanaal met de laagste drempel. 

Viber 

Viber is in Nederland niet zo bekend, maar in het buitenland des te meer. Het doet min of meer hetzelfde als WhatsApp, maar dan zonder het ‘powered by Meta’-stempel. Het heeft alleen zin om te overwegen Viber in gebruik te nemen als je internationaal opereert. Check daarvoor bij de desbetreffende landen of Viber daar een beetje gangbaar is. Tot die tijd is er geen directe noodzaak om Viber te overwegen. 

WeChat 

De meest gebruikte chat-app ter wereld, die we in Nederland maar slecht kennen. WeChat is de enige chat-app die in China is toegestaan. Dat werpt direct de vraag op of de Chinese overheid niet meekijkt met alles wat door WeChat gaat. Dat blijkt overigens inderdaad het geval te zijn. Er wordt zelfs censuur gepleegd op het platform. 

WeChat is meer dan alleen een chat-app. Chinezen kunnen het voor tal van dingen gebruiken, zoals het kopen van vliegtickets, doen van betalingen in winkels en bestellen van maaltijden. 1,2 miljard Chinezen gebruiken het dagelijks, maar tenzij je zakendoet in China kun je WeChat in Nederland het best laten voor wat het is. 

Eén interface voor verschillende chat-apps? 

Na het lezen van dit artikel zou het kunnen dat je besluit dat een combinatie van WhatsApp, Messenger, Slack en Telegram wel wat voor je is. Dat zou betekenen dat je vier apps moet onderhouden. Is daar geen eenvoudige oplossing voor? 

Die is er zeker. Er zijn tal van tools op de markt waarin je allerlei chat-apps kunt koppelen, zoals Franz of Snowball. Je moet de afzonderlijke accounts wel aanmaken op de afzonderlijke platforms, maar daarna komen alle communicatielijntjes samen in één dashboard. 

Ontzettend handig, maar houd rekening met één ding: tools als deze ondersteunen nooit alle functies van een platform. Via Franz is het bijvoorbeeld niet mogelijk om te videobellen, terwijl WhatsApp en Telegram dat wel ondersteunen. Soms is dat geen issue, maar het is goed om de opties van de interface van je keuze te checken voordat je alles inregelt.