Van Gmail naar Outlook: hoe het werkt en waar je op moet letten

Veel ondernemers die klein zijn begonnen en hun bedrijf in de loop der tijd zien groeien, lopen vroeg of laat tegen typische groeiproblemen aan. Handmatig je boekhouding doen, bijvoorbeeld, of steeds vaker facturen moeten opstellen. Je zakelijke e-mail inrichten is ook zo’n probleem. Gmail en Outlook zijn de twee tools die ondernemers aanwenden om dat probleem te lijf te gaan. Welke zou je moeten kiezen? Wat zijn de voor- en nadelen? En hoe eenvoudig kun je van de één naar de ander overstappen?

Gmail – E-mail van Google

De meestgebruikte e-mailtool in Nederland is tegenwoordig Gmail. Veel startende ondernemers gebruiken dan ook Gmail zodra ze starten met hun bedrijf. Dat heeft immers een paar voordelen: je weet exact hoe het programma werkt, krijgt er veel gratis opslagruimte bij en je wilt sowieso al een Google account voor Google My Business, dus dat scheelt weer een accountje. Voor een paar tientjes per jaar koop je een G Suite account, waarmee je geen @gmail.com-adres meer hebt, maar een professioneel ogend e-mailadres. Prima toch?

Gmail weetjes

• Gmail is bedacht in 2001 door Google Developer Paul Buchheit. De eerste versie maakte hij in een dag door code van Google Groups slim te hergebruiken.
• Gmail was een geheim project, waarvan de meeste mensen bij Google niets van af wisten. Begin 2004 maakte bijna iedereen binnen Google er gebruik van.
• Gmail kwam vrij beschikbaar op 1 april 2004 met een opslaglimiet van 1 GB terwijl soortgelijke gratis e-maildiensten nog geen eens 100 MB aanboden.
• Google introduceerde in 2012 in Gmail de Cherokee-taal, gesproken door slechts 20.000 van een bevolkingsgroep van 250.000. Amper 100 van hen spreekt geen andere taal dan Cherokee.

Het is belangrijk te beseffen dat G Suite, de zakelijke versie van Gmail, ingrijpend afwijkt van de (gratis) particuliere variant. G Suite biedt een pakket waarin ook agendabeheer zit, ondersteunt uitgebreide cloud-opslag (en het delen van bestanden), een ERP-pakket, en biedt administrators de optie om het pakket centraal te beheren.

Spam, gemiste mails, andere Gmail-problemen?

Zodra Gmail intensiever gebruikt wordt, lopen veel ondernemers echter tegen issues aan. Het spamfilter houdt onterecht mails tegen, je mist e-mails omdat Gmail ze onterecht groepeert en klanten ontvangen jouw mails niet (of vinden ze later terug in hún spambox). Dat is het moment waarop veel ondernemers overwegen om Gmail te verlaten.

Dat is echter allerminst noodzakelijk. Veel van dit soort problemen kun je eenvoudig in de settings van Gmail oplossen. De beruchte conversation-weergave, bijvoorbeeld, staat weliswaar standaard aan, maar kun je met één muisklik uitschakelen. Je e-mails komen dan niet meer gebundeld te staan, maar ‘gewoon’ als losse mails. De conversation-weergave kán handig zijn als er veel heen en weer wordt gemaild door verschillende contactpersonen over één onderwerp, maar loopt ook geregeld spaak. Bijvoorbeeld wanneer mails die niets met elkaar te maken hebben, hetzelfde onderwerp hebben, of wanneer er in zo’n mailketting een korte opmerking (alleen aan jou gericht) tussendoor wordt gemaakt. Je mist dan mails en dat wil je natuurlijk niet.

Het spamfilter van Gmail werkt over het algemeen goed, maar is natuurlijk niet heilig. Wat vroeger niet kon, maar tegenwoordig wel, is handmatig afzenders blokkeren in Gmail. Daarnaast is het van belang toch regelmatig je spambox te checken en Gmail te vertellen welke mails er onterecht als spam zijn gemarkeerd. Je kunt de tool dus helpen met leren en je moet dat ook doen als je Gmail zorgeloos wilt kunnen gebruiken.

Toch haken bedrijven veel af op Gmail zodra er meer werknemers in dienst komen. De standaard bij grotere enterprises is dan ook Outlook, wat veel ondernemers nog zeker zullen kennen van hun tijd bij een baas.

Outlook – gratis persoonlijke e-mail en agenda van Microsoft

Outlook maakt tegenwoordig deel uit van een groot Office 365 Enterprise-pakket dat bij veel ondernemingen uit het MKB- en LE-segment gebruikt wordt. De voordelen zijn talrijk: je hebt agendabeheer, zakelijke mail en links met andere tools zoals Teams allemaal in één programma. De samenwerking met andere Office-tools (zoals Word en Excel) gaat daarnaast feilloos.

Outlook is verder een klassiek e-mailprogramma met een herkenbare interface en een langere historie. Het programma heeft meer opties dan Gmail en meer mogelijkheden om zowel de werking als de lay-out helemaal naar eigen wens in te stellen. Tot slot, absoluut niet onbelangrijk: Outlook is in de Enterprise-editie van Office 365 gemaakt om eenvoudig door een administrator (je IT-afdeling, dus) te worden beheerd. Zo kun je eenvoudig elke account naar het mobiele device van je medewerker pushen, bijvoorbeeld. Ideaal, zou je zeggen.

Hoge kosten, overdaad aan opties

Toch is Outlook ook niet heilig. De overdaad aan opties maakt dat veel gebruikers het programma niet optimaal gebruiken of niet weten hoe het precies werkt. Daarnaast zijn de kosten van Outlook hoog. Je betaalt per gebruiker per maand en die kosten komen op meer dan honderd euro per jaar per gebruiker. Vermenigvuldig dat met het aantal medewerkers en je hebt een idee van de financiële impact.

Veel ondernemers nemen echter toch de stap om op den duur een Office 365 pakket te nemen voor hun gehele bedrijf, inclusief dus Outlook. Wat als je dan al een tijdje op Gmail zit? Kun je eenvoudig overstappen?

Overstappen van Gmail naar Outlook

Een overstap van Gmail naar Outlook is iets ingewikkelder dan het ene programma installeren en het andere verwijderen. Je wilt immers geen mails verliezen, je contactpersonen meenemen en ook je agenda één op één overzetten.

Gelukkig biedt Microsoft professionele ondersteuning waarmee je de overstap stap voor stap kunt maken. Je originele domein (dus je e-mailadressen) blijven bewaard, wat voor veel bedrijven uiteraard randvoorwaardelijk is.

Het importeren van je e-mails, bestanden, contacten en agenda gaat in losse stappen, waarbij het belangrijk is om na afronden van elke stap te checken of alles werkt en correct is overgenomen. Je zult wellicht schoonheidsfoutjes vinden, maar de bottom line is dat er niets verloren hoeft te gaan. Bereid je wel voor op een volle dag werk.

Een overstap naar Outlook, vooral als je toch al dat hele Office 365-pakket gaat gebruiken, is dus zeker niet onmogelijk. Maar wat als Gmail je eigenlijk prima beviel? Kun je niet de voordelen van Outlook en Gmail combineren?

Gmail en Outlook naast elkaar

Gmail en Outlook zijn naast elkaar te gebruiken. Je kunt je accountgegevens zoals je die in G Suite hebt aangemaakt, inladen in Outlook. Wat daarbij belangrijk is, is de instelling om mails op de oorspronkelijke server te laten staan. Zo kun je je mails zowel via de G Suite omgeving als via Outlook binnenhalen en wijken je inboxen niet van elkaar af.

Zo kun je dus bijvoorbeeld op je mobiele device de Gmail-app gebruiken, maar via je desktop werken vanuit Outlook. Helemaal ideaal wordt het nooit, omdat de apps niet continu met elkaar praten, maar Gmail en Outlook naast elkaar gebruiken is dus allerminst onmogelijk.

Eén klein nadeeltje: je bent twee keer je geld kwijt, en da’s een hoge prijs voor een klein beetje gemak. De tip van de chef is dus: kies voor één van de twee en neem de eventuele nadelen voor lief.