De voor- en nadelen van payroll

Gastblog door Colinda Vlastuin van Verdo Werkt

Door de nieuwe arbeidsmarkt zien steeds meer werkgevers de voordelen van payrolling. Het is een tijd waarin middelen steeds slimmer en creatiever ingezet moeten worden om resultaat te boeken, vandaar dat er meer behoefte is aan flexibiliteit van personeel. Toch kunnen ondernemers nog huiverig zijn om te kiezen voor Payroll. Daarom hebben wij de voor- en nadelen voor u op een rijtje gezet.

Wat is payroll?

Payroll houdt in dat de verplichtingen van het werkgeverschap uit handen gegeven worden. De payrollorganisatie neemt via een opdrachtovereenkomst de salarisadministratie en het juridisch werkgeverschap over van het bedrijf waar de werknemer werkzaam is. Wanneer je als werkgever kiest om van payroll gebruik te maken geef je de volgende werkzaamheden uit handen:

• Het opstellen en beheren van arbeidscontracten
• Salarissen uitbetalen
• Jaaropgaven maken en beheren
• CAO-wijzigingen bijhouden en verwerken
• Loonstroken maken, versturen en beheren
• Pensioensopbouw
• Ontslagprocedures uitzoeken en volgen Pensioensopbouw
• Loonheffingen, verzekeringen en premies afdragen
• Verlof- en verzuimprocedures uitvoeren.

Voordelen payroll

• Ontspannen ondernemen: Een payrollorganisatie neemt bijna al het werkgeversrisico van de werkgever over. Hierdoor heb je als werkgever meer financiële rust en zekerheid.
• Doorbetaling bij ziekteverzuim: Als een medewerker niet kan werken door ziekte dan betaald de payrollorganisatie deze uren uit aan de medewerker. De kosten hiervan worden niet in rekening gebracht bij de werkgever.
• Flexibiliteit: Payroll geeft je de mogelijkheid om personeel flexibel in te zetten. Werkgevers kunnen gebruik maken van flexibele contractvormen waarmee het aantal werknemers afgestemd kunnen worden op het werk wat er ligt. Als er minder werk is kan het personeel ook zonder zorgen afgeschaald worden.
• Advies over personeelszaken:Niet alleen de personeelsadministratie wordt overgenomen, het is ook mogelijk om advies te advies krijgen over personeelszaken. Personeelszaken bestaan vaak over meer dan alleen de administratie. Werkgevers kunnen vaak bij de payrollorganisatie terecht met lastige vragen of voor vrijblijvend advies.

Nadelen payroll

• Minder binding met bedrijf: Als een werknemer via een payrollorganisatie wordt ingehuurd kan het zijn dat hij of zij veel minder binding heeft met het bedrijf van het inlenende bedrijf. Door deze manier van betalen kunnen ze meer afstand voelen en minder waardering ervaren.
• Hogere kosten: De kosten van payrolling verschillen per payrollorganisatie. Vrijwel ieder bedrijf gaat uit van het brutoloonvan de werknemer die bij jou komt werken, plus een opslag. De hoogte van die opslag wordt bepaald met een omrekenfactor. De hoogte van de omrekenfactor verschilt per bedrijf, lees daarom goed de voorwaarden van de payrollorganisatie.
• Werkgeversverplichtingen: Sommige werknemers denken dat payroll wordt ingezet door de werkgevers om werkgeversverplichtingen te ontlopen. Een payrollbedrijf is betrokken bij veel activiteiten zoals ziekte en re-integratie, het geven van informatie en het aanbieden van andere voordelen zoals collectiviteitskorting bij een zorgverzekeraar.

NEN 4400-1 certificering van SNA

Wanneer u overweegt om van payroll gebruikt te maken, is het verstandig om te oriënteren of een payrollorganisatie de juiste certificering op zak heeft. Wanneer een payrollorganisatie een keurmerk heeft van Stichting Normering Arbeid (afgekort: SNA) weet u zeker dat u met een betrouwbare partij te maken heeft.

De uitzendbranche en bedrijven die veel gebruik maken van uitzendkrachten hebben samen het eisenpakket opgesteld waar bedrijven aan moeten voldoen. Een uitzendbureau komt in aanmerking voor het NEN 4400-1 certificaat als zij aan deze eisen voldoet. De NEN 4400-1 certificering stelt onder andere eisen die te maken hebben met de personeels- en loonadministratie. Het doel hiervan is om het inlenen en uitbesteden van arbeid fraude bestendiger te maken.

De ondernemingen met een SNA-keurmerk worden beoordeeld op de volgende NEN 4400-1 eisen:

• Identificatie van de ondernemingen;
• Juiste aangifte en afdracht van loonheffingen en omzetbelasting aan de belastingdienst
• Of de loonbetalingen in orde zijn met betrekking tot de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag;
• Een identiteitscontrole en een controle of de organisatie wel bevoegd is tot het verrichten van arbeid in Nederland;
• Of de organisatie geen boetes heeft die zijn ontstaan uit het doorlenen of uitbesteden van werk;

Al deze eisen zorgen ervoor dat de payroll organisatie een veilig en betrouwbare organisatie is om mee samen te werken. Kortom, erg belangrijk om zeker te weten dat een payrollorganisatie deze certificering op zak te heeft!