Gids: Je eerste werknemer aannemen… hoe werkt dat?

Met freelancers werken: voor- en nadelen

De meeste zzp’ers kiezen ervoor om, in plaats van direct personeel aan te nemen, in eerste instantie andere zzp’ers in te huren: freelancers dus. Dat heeft natuurlijk zo zijn voordelen:

• Een overeenkomst sluiten met een andere zzp’er is uiteraard redelijk risicoloos. Je weet wat de kosten zijn en je kunt heldere afspraken maken over wat er opgeleverd moet worden. Na afloop van de klus of de samenwerking zit je nergens aan vast. Je kunt altijd besluiten om nog eens vaker samen te werken, maar als je dat, om wat voor reden dan ook, niet wilt, is er geen man overboord.
• Weinig papierwerk. Ook de administratieve rompslomp valt bij het aangaan van een overeenkomst met een freelancer erg mee. Uiteraard moet er een contract komen waarin je vastlegt wat jullie overeenkomen, maar daarvoor zijn prima concepten voorhanden die je eenvoudig kunt invullen. In goed overleg komen nagenoeg alle zzp’ers daar wel uit.
• Maar ook werkinhoudelijk heeft het samenwerken met freelancers zo zijn voordelen. Zo zijn ze vaak gedreven en ondernemend – het zijn immers ook ondernemers – en zijn ze expert op hun vakgebied. Door de samenwerking kun je van elkaar leren, waardoor je ook op de langere termijn, nadat de samenwerking wellicht al lang is verstreken, nog positieve effecten merkt.

De perfecte oplossing, zou je dus zeggen. Toch heeft het inhuren van freelancers ook zeker nadelen:

• Eén van de grootste is al kort genoemd: kosten. Een freelancer inhuren brengt eenvoudigweg veel meer kosten met zich mee dan een eigen werknemer hetzelfde werk laten doen. Freelancers werken immers vaak voor een veelvoud aan euro’s per uur in vergelijking met een eigen werknemer.
• Een ander nadeel waarmee veel ondernemers te maken krijgen, is onbetrouwbaarheid. Stel: je huurt een freelancer in om bij jou een dag lang aan het werk te gaan, maar de avond van tevoren krijgt die freelancer de mogelijkheid om bij een andere opdrachtgever voor een royalere vergoeding een week lang aan de slag te gaan. Zonder blikken of blozen kun je worden afgebeld en blijft het werk liggen.
• Een freelancer werkt niet voor jou, maar in opdracht van jou. Uiteindelijk zal een ingehuurde freelancer echter altijd zijn eigen belang, zijn eigen boterham, voorop stellen. Dat kan tot irritaties en onverwachte wendingen leiden, en in sommige gevallen zelfs tot onafgemaakt werk. Soms kun je juridisch wel wat, maar daar moet je ook maar zin en tijd voor willen maken.

‘Vaste’ freelancers? Let op de regels van de Belastingdienst

Nu zijn er genoeg freelancers die wel ontzettend betrouwbaar en ook echt wel betrokken bij jouw onderneming zijn. En als dan ook de kosten wel meevallen, dan is er toch eigenlijk geen vuiltje aan de lucht? In principe niet, en werk vooral samen met freelancers als je dat op een gezonde, prettige manier kunt doen, maar houd rekening met één valkuil: de freelancer die ineens werknemer blijkt te zijn.

De Belastingdienst heeft heldere richtlijnen opgesteld waarmee je kunt bepalen of iemand zelfstandige is of stiekem in loondienst is:

1. Moet je het werk verplicht zelf doen, of kun je zonder overleg zaken uitbesteden?
2. Is er een gezagsverhouding, waarbij de opdrachtgever bepaalt hoe het werk uitgevoerd moet worden?
3. Ontvang je salaris? (Als in: meer dan alleen een onkostenvergoeding)

Meer weten hoe dit precies zit? Lees hier verder over wanneer een opdrachtgever opeens werkgever kan worden.

De Belastingdienst heeft het laatste woord

Belangrijk om je te realiseren is dat deze regels van de Belastingdienst leidend zijn. Dus ook al spreken jullie onderling af dat het een freelance-overeenkomst betreft en geen dienstverband, als het volgens de richtlijnen van de Belastingdienst in het bakje ‘loondienst’ valt, dan is dat zo. En dan moet er dus een arbeidsovereenkomst komen, met alle onvoorziene gevolgen van dien. Pas dus op met ‘vaste’ freelancers met wie je continu samenwerkt. Check samen vooraf wat de regels zijn en hoe jullie de samenwerking inrichten. Er kan een hoop, maar zorg dat je verrassingen achteraf voorkomt.

Iemand in dienst nemen: de voor- en nadelen

Ondanks alle voordelen die samenwerkingen met freelancers met zich meebrengen, kiezen bijna alle ondernemers met een groeiend bedrijf er uiteindelijk voor om personeel in dienst te nemen. Die eerste stap is altijd lastig: je eerste werknemer in dienst nemen is immers een spannend moment. Daarbij ga je niet over één nacht ijs. Dat komt hoofdzakelijk doordat je veel moet regelen zodra je werkgever wordt. Denk aan salarisadministratie, belastingzaken, arbeidsovereenkomsten, pensioenregelingen, en uiteraard het sollicitatieproces zelf. Je eerste werknemer in dienst nemen regel je niet even op een rustige vrijdagmiddag.

Toch zijn er ook een hoop voordelen, die over het algemeen zwaarder wegen dan deze bezwaren. Die eigen werknemer werkt immers op lange termijn een stuk goedkoper dan wanneer je continu andere partijen moet inhuren. Bovendien werkt die werknemer echt voor jou. Je stelt werktijden vast en binnen die tijden is het werk dat voor jouw bedrijf moet gebeuren hoofdzaak, wat er ook gebeurt. Geen concurrentie met andere opdrachtgevers, geen onverwachte wendingen: het werk wordt gewoon gedaan. Dat geeft rust en vertrouwen in je bedrijfscontinuïteit. Dat is natuurlijk een hoop waard. Reden genoeg dus om personeel in dienst te nemen als de groei van jouw bedrijf daar aanleiding toe geeft.

• Personeel vinden? Lees deze 6 tips voor werving en selectie

Overwegingen bij een dienstverband

Tussen het besluiten dat je iemand in dienst wilt nemen en het daadwerkelijk plaatsen van de uiteindelijke vacature, zit echter nog een hoop werk. Je moet je bijvoorbeeld afvragen wat voor persoon je zoekt, welke werkzaamheden die persoon moet gaan verrichten en of dat bijvoorbeeld een fulltime functie wordt, een overeenkomst op oproepbasis of iets daar tussenin.

Goed analyseren wat jouw bedrijf nodig heeft en een weldoordacht zoekprofiel opstellen is de helft van het werk. Je gaat iemand in dienst nemen en dat heeft veel impact op jouw bedrijf, waarvoor je elke dag hard werkt. Dit is één van de belangrijkste momenten uit je loopbaan als ondernemer, dus neem goed de tijd om je voor te bereiden. Dit zijn dingen die je in één keer goed wilt doen.

Kom je hier niet uit of twijfel je bij elke overweging die je maakt? Dan is het goed om te weten dat er talloze experts zijn die je kunnen helpen met recruitment.

Uitzendbureaus inschakelen, is dat handig?

De meest logische stap is uiteraard het inschakelen van een uitzendbureau, maar is dat handig? Het belangrijkste dat je moet weten, is dat wanneer je met uitzendkrachten werkt, zij niet in dienst zijn bij jouw bedrijf, maar bij het uitzendbureau. Jij betaalt een vergoeding aan dat uitzendbureau (de loonkosten vermeerderd met een gage) en het uitzendbureau neemt je al het administratieve werk uit handen. Daarom heet een uitzendbureau ook vaak een payroll. Ontzettend handig, maar: goedkoop is het niet. Bij dat uitzendbureau moet de schoorsteen immers ook roken.

Een tweede nadeel aan uitzendkrachten is dat ze relatief makkelijk weer opstappen. Bijvoorbeeld als ze bij de buurman een dubbeltje per uur meer kunnen verdienen. Soms kunnen ze zelfs overstappen naar een andere werkgever terwijl ze bij hetzelfde uitzendbureau in dienst blijven. Anders gezegd: uitzendkrachten kiezen er niet zozeer voor om bij jou te komen werken, maar worden door hun eigenlijke werkgever bij jou aangeboden. Dat kan goed uitpakken, maar net zo vaak loopt het minder wenselijk af.

Toch kiezen veel werkgevers ervoor om met een uitzendbureau samen te werken. Waarom dan toch? In de eerste plaats omdat ze dat administratieve werk maar al te graag kwijt in plaats van rijk zijn. Vooral als je vaker personeel nodig hebt, wil je wellicht niet continu aan het werven zijn maar gewoon een contactpersoon kunnen bellen die een blik met personeel voor je open kan trekken. We hebben het dan wel hoofdzakelijk over grotere werkgevers, niet de zzp’er die voor het eerst iemand in dienst wil nemen.

Zzp’ers die via een uitzendbureau werven, doen dat voornamelijk om flexibel te kunnen zijn. Het aantal contracturen (en überhaupt de gehele arbeidsovereenkomst) kan bij een uitzendcontract op ieder gewenst moment worden gewijzigd. Je zit dus nergens echt aan vast. Het maakt het ook eenvoudig om personeel ‘uit te proberen’. Bevalt Pietje je niet? Dan bel je je uitzendbureau, geef je aan dat Pietje niet terug hoeft te komen, en staat de volgende dag Jantje op de stoep. Bij wijze van spreken, dan. Bevalt Pietje wel heel goed? Dan kun je ‘m altijd zelf in dienst nemen. Je hoeft dat soort besluiten nog niet eens te onderbouwen, want je bent niemand verantwoording schuldig.

• Meer weten over het inhuren van werkstudenten? Lees hier over het inzetten van studenten als werkkrachten.
• De voor- en nadelen van een uitzendbureau? Lees hier over payroll voor- en nadelen.

Voorkom discriminatie

Waar je wél op moet letten – en dat geldt niet alleen als je via een uitzendbureau werft, maar ook als je zelfstandig werft – is dat je niet discrimineert. Een uitzendbureau mag dat ook niet faciliteren of aanbieden. Je mag bij het opstellen van een zoekprofiel dus nadrukkelijk geen onderscheid maken op basis van geslacht, afkomst, geaardheid, leeftijd of andere persoonlijke kenmerken. Je mag die kenmerken ook niet meenemen in je overweging of je iemand wel of niet aanneemt, en je mag ze al helemaal niet gebruiken om besluiten ten aanzien van arbeidsovereenkomsten toe te lichten.

Dat klinkt allemaal heel logisch, ware het niet dat veertig procent van de zwangere vrouwen in Nederland te maken krijgt of heeft gehad met discriminatie op de werkvloer. Soortgelijke cijfers zijn te overleggen voor sollicitanten met een buitenlands klinkende naam. Let er in je samenwerking met een uitzendbureau dus op dat jullie eerlijk, oprecht en zuiver op de graat zijn. Je moet niet willen samenwerken met uitzendpartners die zich schuldig maken aan discriminatie, en je wilt zéker niet te boek staan als een werkgever die dat doet.

Tot slot, handig om te weten: een uitzendkracht die ziek wordt, kost jou niets. Jij betaalt alleen voor onkosten en gewerkte uren. Alle andere vergoedingen – verlof, ziekte, et cetera – komen voor rekening van het uitzendbureau. Daar staat wel de gage van dat uitzendbureau tegenover, dus voor de lage kosten hoef je het eigenlijk al niet te doen.

Vast contract, tijdelijk contract, proeftijd?

Een uitzendbureau of andere recruitment-partner kan je dus helpen met het snel en eenvoudig vinden van geschikt personeel. Toch kiezen de meeste ondernemers ervoor, vooral als er nog maar één medewerker (of een beperkt aantal medewerkers) nodig is, om zelf iemand aan te nemen, niet in de laatste plaats omdat dit de goedkoopste oplossing is.

Dat houdt wel in dat je direct zelf met een arbeidsovereenkomst moet komen. In de regel gaat dat schriftelijk. Strikt genomen is dat niet vereist, want ook een mondelinge overeenkomst is geldig, maar je zult zaken als salaris, werktijden en arbeidsvoorwaarden sowieso op papier moeten zetten. Normaal gesproken zet je die ook allemaal in de arbeidsovereenkomst die voor een individuele medewerker bedoeld is, vooral als er geen sprake is van een cao.

Ook als je zelf iemand in dienst neemt, is er nog een hoop te kiezen. Je kunt iemand eerst een contract voor beperkte duur aanbieden, of direct een contract voor onbepaalde tijd. Zo’n contract voor onbepaalde tijd heeft als voordeel dat hier vertrouwen uit spreekt. Je kunt er de beste kandidaten mee trekken. Het is voor de werknemer immers een belangrijk voordeel, zo’n overeenkomst voor onbepaalde tijd. Het grote nadeel: je zit eraan vast. Eenmaal voor onbepaalde tijd in dienst, wordt de werknemer goed beschermd door de Nederlandse wetgeving. Je kunt zo’n werknemer niet zomaar weer laten gaan of het aantal contracturen aanpassen. Je legt jezelf hiermee dus een zekere verplichting op.

Daarom kiezen veel ondernemers voor een contract voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld voor drie of zes maanden. Zo’n overeenkomst kun je met inachtneming van een maand opzegtermijn weer opzeggen per de einddatum, of je kunt ‘m verlengen als de samenwerking goed bevalt. Je zult je wel eerst goed moeten verdiepen in wat er allemaal kan en mag. Je kunt niet eeuwig contracten voor bepaalde tijd blijven verlengen. Op een zeker moment ben je wettelijk verplicht om een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden. Dat moet na de derde verlenging of na een dienstverband van twee jaar. Een eventuele uitzendperiode, die wellicht vooraf is gegaan aan het directe dienstverband, telt hierbij mee als één contract. Neem je een uitzendkracht dus na twee jaar uitzendwerk over, dan moet je ‘m direct een contract voor onbepaalde tijd aanbieden.

Een goede tussenoplossing is een contract voor bepaalde tijd, met wel een lange looptijd (bijvoorbeeld twaalf maanden), maar met inbegrip van een proeftijd van bijvoorbeeld vier weken. Binnen die proeftijd kan de overeenkomst dan eenzijdig beëindigd worden – als het écht tegenvalt – maar anders heeft de werknemer de zekerheid om minimaal een jaar werk te hebben. Zo loop je allebei zo min mogelijk risico en kun je op een gezonde manier een arbeidsovereenkomst aangaan.

Wettelijke vereisten en andere gevolgen als je werkgever wordt

Zodra je je eerste werknemer gaat aannemen, ben je per definitie geen zelfstandige zonder personeel meer. In plaats van zzp’er ben je voortaan werkgever. Dat hoeft overigens niet te betekenen dat je je rechtsvorm (vaak: eenmanszaak) moet aanpassen. Een eenmanszaak kan ook personeel aannemen. Wel is het goed om bij de Kamer van Koophandel te checken wat er allemaal kan en welke gevolgen het aannemen van personeel voor jouw rechtsvorm heeft. Wanneer je daadwerkelijk personeel in dienst neemt, ben je verplicht om deze en andere wijzigingen in de personeelsbezetting door te geven aan de KvK.

Identificatieplicht

Er zijn echter nog meer vereisten en gevolgen waar je rekening mee moet houden zodra je werkgever wordt. In de eerste plaats ben je verplicht om deugdelijk te onderzoeken wie je in dienst neemt: de identificatieplicht. Je mag namelijk geen personen aannemen die illegaal in Nederland verblijven.

Arbeidsovereenkomst: cao of geen cao

Daarna moet je een arbeidsovereenkomst opstellen. Daar leg je een hoop zaken in vast, waaronder salaris, werktijden, de duur van de overeenkomst, de eventuele proeftijd, de plaats waar wordt gewerkt en de functie waar het om gaat. Online vind je legio voorbeeld-overeenkomsten die je als basis kunt gebruiken.

Het is belangrijk om na te gaan of er in jouw vakgebied een cao geldt waaraan je je moet houden en welke afspraken daar dan in staan. Dat gaat dan niet alleen om salaris, maar ook om vakantiegeld en andere arbeidsvoorwaarden. Die verschillen per branche. Er zijn vier situaties mogelijk:

1. Je hebt zelf al een cao afgesproken met een werknemersorganisatie.
2. Je bent al lid van een werkgeversorganisatie die met vakbonden een cao heeft afgesproken.
3. Je bent geen lid van een werkgeversorganisatie, maar, je valt wel onder een algemeen bindend verklaarde cao (Dat check je hier op de site van het ministerie van SZW)
4. Je volgt zelf een cao, zogeheten incorporatiebeding. Deze kan statisch zijn en verwijzen naar een bestaande cao tot deze afloopt, of dynamisch, ongeacht de toekomstige inhoud.

Alle actuele cao’s zijn eenvoudig online te raadplegen. Onderdeel van die cao is vaak deelname aan een pensioenregeling. De werknemer kan zelf besluiten daar al dan niet gebruik van te maken. Je moet de mogelijkheid als werkgever wel verplicht kenbaar maken. Wanneer je je aan een cao houdt, moet je dat vermelden in de arbeidsovereenkomst. En: als de arbeidsovereenkomst de cao tegenspreekt, krijgt de cao voorrang. Geen cao? Dan maak je zelf afspraken met de werknemers, die je in een personeelshandboek of een arbeidscontract kunt vastleggen. De arbeidsvoorwaarden moeten voldoen aan de Wet minimumloon, Arbeidstijdenwet en het Burgerlijk Wetboek (boek 7 vanaf artikel 610).

• Werknemer aannemen? Kijk verder dan alleen salaris en pensioen. Lees hier het belang van secundaire arbeidsvoorwaarden.

Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst

Vervolgens zul je je als werkgever moeten aanmelden bij de Belastingdienst. Dit zorgt ervoor dat je de noodzakelijke heffingen zult kunnen afdragen bij de Belastingdienst (de loonheffing en werknemersbelastingen). Op de website van de Belastingdienst vind je uitgebreide informatie over dit proces en over de formulieren die je moet invullen. Neem er de tijd voor want het zijn geen korte formuliertjes.

Salarisadministratie

Je bent verder verplicht om van al die handelingen – het uitbetalen van salaris, het inhouden van heffingen en belastingen, et cetera – een deugdelijke administratie bij te houden: de loonadministratie of salarisadministratie genoemd. Hierin leg je loonstrookjes en jaaropgaven vast. Ben je niet zo’n boekhoudwonder? Dan kan het handig zijn om voor deze administratieve verplichtingen een boekhouder in de arm te nemen. Het moet namelijk verplicht gebeuren en het moet kloppen.

Verzekeraar

Andere zaken om rekening mee te houden: neem contact op met je verzekeraar of je je bedrijfsverzekering ook moet herzien, nu je personeel in dienst gaat nemen. Wat betekent dit voor jouw bedrijfsverzekering? Moet die wellicht uitgebreid worden? Regel dit vóór de eerste werkdag van de nieuwe werknemer.

Fiscale gevolgen

En: neem contact op met je eventuele boekhouder om fiscale gevolgen van het werkgeverschap te bespreken. Wellicht kun je zaken anders inrichten nu je werkgever geworden bent. Het belastingrecht zit ingewikkeld in elkaar, dus laat je goed informeren over de mogelijkheden die er zijn en de voordeeltjes waar je gebruik van kunt maken.

Goed werkgeverschap is verplicht

Je wilt niet alleen werkgever zijn, maar ook een goede werkgever. In Nederland kennen we het begrip ‘goed werkgeverschap’. Het staat zelfs in de wet. Maar wat houdt dat dan in, een goede werkgever zijn?

Er bestaat geen eindige lijst van kenmerken die een werkgever tot een goede werkgever maken. In principe komt het erop neer dat je goede arbeidsvoorwaarden moet bieden, op een redelijke en billijke manier met je werknemers omgaat, geen onredelijke sancties oplegt, voor een gezond werkklimaat zorgt en te hoge werkdruk voorkomt. Ook het misbruiken van bijvoorbeeld een proeftijd (en iemand binnen die proeftijd ontslaan zonder fatsoenlijke onderbouwing) strookt niet met het zijn van een goede werkgever. In de coronatijd zagen we dat goed werkgeverschap verder gaat dan alleen voldoende aan de regeltjes: denk je mee met je personeel? Ben je loyaal naar je werknemers toe? Dat betaalt zich weer uit in loyaliteit naar jou als werkgever.

Tegenover goed werkgeverschap staat goed werknemerschap. Het is een tweerichtingsweg. Je mag van je werknemers dus ook respect verwachten en een gezonde arbeidsethos. Respectvol met elkaar omgaan is in die zin dus, zonder allerlei concrete voorbeelden, wel degelijk in de wet vastgelegd. Mocht het ooit tot een arbeidsconflict komen, dan schaadt het jouw zaak als blijkt dat je je niet als een goede werkgever hebt opgesteld. Bedenk dus altijd: hoe zou ik zelf als werknemer behandeld willen worden?

Help, het gaat slecht!

De kogel is door de kerk: die eerste werknemer gaat er komen. Je hebt alles voorbereid en bent vastberaden een goede werkgever te worden. Je hebt je verplichtingen geregeld, een arbeidsovereenkomst opgesteld, alle noodzakelijke administratie op orde en de vacature staat klaar om de wereld in te gaan. Goed bezig! Toch zijn een hoop ondernemers op dit punt nog onzeker en aan het twijfelen. Wat als het ineens slecht gaat met mijn bedrijf? Wat als ik iemand aanneem en na de proeftijd wordt de verstandhouding ineens slechter? Wat als…?

Het is normaal om het aannemen van de eerste werknemer spannend te vinden. Veel ondernemers die het voor het eerst doen, kiezen ervoor om eens in gesprek te gaan met bevriende andere ondernemers die al wel personeel hebben. Om persoonlijk advies te krijgen, of een tip uit de praktijk. Het is sowieso verstandig om inlichtingen in te winnen bij professionals, zoals een fiscalist of een jurist. Dat is nooit weggegooid geld, want je voorkomt er problemen mee die op langere termijn voor nog veel meer weggegooid geld hadden kunnen zorgen.

Laat je dus goed inlichten, ga niet over één nacht ijs en bereid je goed voor. Dikke kans dat jouw eerste werknemer dan gewoon een ontzettend sympathieke, hardwerkende professional blijkt die ook dolgraag een succes van dat dienstverband wil maken. En blijkt dat niet zo te zijn? Negen van de tien keer kom je er echt uit. Bedenk: je bent niet voor niets op het punt gekomen dat je extra handjes nodig hebt. Je bent daar gekomen omdat je goed bent in wat je doet: je bedrijf leiden. Ga daar dus ook vooral mee door.