Grip op je bedrijf met asset management

Hoe groter een bedrijf is, hoe lastiger het is om overzicht over alle bedrijfsmiddelen te houden. Wanneer lopen de licenties voor software af en is de beveiliging recentelijk bijgewerkt? Zijn alle bedrijfsvoertuigen in goede conditie en moeten er reparaties uitgevoerd worden in het gebouw? Ook in kleinere bedrijven loopt het aantal bedrijfsmiddelen snel op en kan het lastig zijn om overzicht te houden. Dé manier om overzicht te houden en grip op je bedrijf te krijgen is asset management. In dit artikel lees je wat asset management precies is, waarom asset management van cruciaal belang is voor je bedrijf en hoe je dit het beste aanpakt.

Wat is asset management?

Asset management is het managen van bedrijfsmiddelen, in het Engels assets. Een andere benaming is onderhoudsmanagement: ervoor zorgen dat alle bedrijfsmiddelen naar behoren werken gedurende een lange periode. Asset management is het zoeken naar een balans tussen de gewenste prestaties van de bedrijfsmiddelen, het beheersen van de kosten en het minimaliseren van de risico’s. Onder bedrijfsmiddelen vallen bijvoorbeeld voertuigen en gebouwen, maar ook software en hardware vallen in deze categorie. Bij software is vooral het beheren en beveiligen van belang en moeten alle licenties tijdig bijgewerkt worden.

Waarom is asset management zo belangrijk?

Goed asset management zorgt ervoor dat de bedrijfsmiddelen naar behoren werken, waardoor medewerkers zonder ongeplande onderbrekingen kunnen werken met deze middelen. Het betekent dat je werkzaamheden en controles tijdig plant, waardoor storingen of verlopen licenties voorkomen worden. Voor specifieke apparatuur en de werkveiligheid zijn regelmatige inspecties van groot belang en door je software tijdig te updaten en goed te beveiligen voorkom je dat gevoelige bedrijfsgegevens uit kunnen lekken. Asset management helpt bij de beveiliging en productiviteit, maar biedt ook inzicht in kosten en maakt proactief anticiperen op situaties mogelijk.

Hoe doe ik asset management?

De beste manier om met asset management aan de slag te gaan is door asset management software te gebruiken. In deze software beheer je alle fysieke assets en kun je op ieder gewenst moment bij de informatie op één centrale plek. Asset management software helpt je om onderhoud in te plannen, het zorgt ervoor dat handleidingen op een centrale plek opgeslagen zijn en het voorkomt storingen. Je voegt eenvoudig documenten en afbeeldingen toe aan een specifiek bedrijfsmiddel en ook uitgevoerde werkzaamheden registreer je direct en eenvoudig. De asset management software zorgt ervoor dat je nooit meer onderhoudswerkzaamheden en inspecties vergeet, waardoor problemen met bedrijfsmiddelen voorkomen worden.

Wat levert het gebruik van asset management software op?

Het gebruik van asset management software levert een hoop op. Financieel gezien bespaar je zo’n drie tot acht procent van de kosten, omdat storingen en onderbrekingen op de werkvloer voorkomen worden. Daarnaast zijn tijdige controles en updates vaak een stuk voordeliger dan grote reparaties of het vervangen van een apparaat. Het gebruik van asset management software zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd en overal digitaal beschikbaar is en onderhoud eenvoudig ingepland kan worden. Asset management software kent verschillende onderdelen, zoals objectbeheer, werkopdrachtbeheer, planning, preventief onderhoud en kostenbeheer.

Verlaagde uitvaltijd

Doordat bedrijfsmiddelen tijdig gecontroleerd worden en software altijd bijgewerkt is, voorkom je storingen of andere problemen. Een update of inspectie kost nauwelijks tijd, terwijl een storing ervoor kan zorgen dat apparatuur langere tijd niet gebruikt kan worden. Goed asset management minimaliseert de uitvaltijd.

Verhoogde productiviteit

De asset management software zorgt ervoor dat informatie altijd en overal beschikbaar is. Je kunt eenvoudig een handleiding van een apparaat vinden, zien wanneer er een inspectie gepland moet worden en uitgevoerde werkzaamheden bijhouden. Omdat alles op één centrale plek opgeslagen is, bespaar je tijd en wordt de productiviteit verhoogd.

Verbeterde veiligheid

Bedrijfsmiddelen dienen regelmatig gecontroleerd te worden en software vraagt om regelmatige updates. Hoe meer achterstand er op dit gebied is, hoe minder veilig het bedrijfsmiddel is. De asset management software zorgt ervoor dat je niets mist, waardoor je werkplek een veiligere omgeving wordt. Je voldoet aan alle normen, waardoor straffen of boetes voorkomen worden.

Beter kostenoverzicht

Een onderdeel van asset management software is het kostenoverzicht. Hierin zie je precies wat je uitgeeft aan licenties, onderhoud en reparaties. Door alle informatie op een rij te zien, zie je ook waar je kosten kunt besparen, bijvoorbeeld op softwarelicenties of reparatiekosten. Je kunt slimmere keuzes maken wanneer je een duidelijk kostenoverzicht hebt.

Voor wie is asset management software geschikt?

Asset management software is geschikt voor ieder bedrijf dat gebruik maakt van een grote hoeveelheid bedrijfsmiddelen die onderhoud vereisen. Hierbij kun je denken aan bouwbedrijven die kranen, graafmachines en elektrisch gereedschap gebruiken. In de zorgsector, bijvoorbeeld in ziekenhuizen, is er veel apparatuur waarbij kwaliteit van groot belang is voor de patiëntveiligheid. Alle medische apparatuur dient regelmatig geïnspecteerd te worden om een veilige omgeving te verzekeren. Vrijwel alle grotere bedrijven beschikken over bedrijfsmiddelen die onderhoud vereisen: software, hardware, bedrijfsvoertuigen, machines en gebouwen.