Hoe toekomstbestendig is jouw onderneming? Doe deze check!

Regeren is vooruitzien. Geen loze kreet, maar een motto dat ondernemers echt verder brengt. Want als je weet hoe jouw situatie er over een half jaar uitziet, over een jaar of over twee jaar, kun je daar nu al op anticiperen. Zo voorkom je dat de omzet op een bepaald moment stagneert doordat je niet voldoende capaciteit beschikbaar hebt. De personele bezetting van een bedrijf verandert continu en met de juiste tools in handen ben je in staat om daar flexibel in mee te bewegen. Hoe goed ben jij op personeelswisselingen voorbereid?

Plannen is een vak apart

Ga eens na op welke wijze het planproces in jouw onderneming is verankerd. Maak je gebruik van goed opgeleide planners? Is de meest geavanceerde software beschikbaar om de planning adequaat te kunnen uitvoeren? De specialisten van Vlirdens zien in de dagelijkse praktijk heel wat situaties voorbijkomen die voor verbetering vatbaar zijn. Als ondernemer doe je wellicht al jaren hetzelfde, maar intussen is het speelveld sterk veranderd. Nieuwe wet- en regelgeving, nieuwe inzichten en een krappere arbeidsmarkt maken het plannen lastiger, terwijl de klant juist steeds veeleisender wordt.

Werk en personeel slim op elkaar afstemmen

Elke organisatie zit anders in elkaar en ken zijn specifieke uitdagingen, maar er zijn altijd parallellen te trekken op het gebied van de planning. In welke situatie jij je ook bevindt, het is altijd zaak om zo goed mogelijk in te schatten hoeveel werk je op een bepaald moment zult hebben en hoeveel medewerkers er op dat moment beschikbaar zijn. Vakanties, verlofdagen, ziekteverzuim, regels met betrekking tot rijtijden, enzovoort: het speelt allemaal een rol. Het is de kunst om precies het juiste aantal medewerkers met de juiste kwalificaties beschikbaar te hebben. Wanneer je hier tijdig een goed beeld van hebt, kun je passende maatregelen nemen, zoals het inhuren van tijdelijk personeel.

De juiste taakverdeling

Het hierboven omschreven proces, dat meestal met de Engelse term Workforce Management wordt aangeduid, loopt over meerdere schijven. Binnen jouw organisatie is het samenspel tussen management, teamleiding en planning cruciaal. Het is belangrijk om hier duidelijke afspraken over te maken. Wie maakt de planning? Wie controleert of het goed gaat? En wie neemt beslissingen als er iets moet worden aangepast? Alleen als je dit goed op de rit hebt, kun je slagvaardig te werk gaan.

Flexibel reageren op veranderingen

In veel organisaties worden voortdurend analyses gemaakt van de dagelijkse werkzaamheden. Hoeveel klanten bellen op een dag naar jouw bedrijf? Hoelang duren die gesprekken en hoeveel mensen heb je daarvoor nodig? De cijfers, die de antwoorden vormen op deze vragen, worden Key Performance Indicators (KPI’s) genoemd.

Met deze KPI’s ben je goed in staat om prestaties te meten, problemen te detecteren en bij te sturen als ergens iets niet goed gaat. Zonder KPI’s kun je hooguit een beetje op gevoel werken. Goed Workforce Management laat zich echter niet sturen door gevoel. Het grondig analyseren van data en het tijdig nemen van de juiste maatregelen zijn hierin elementaire onderdelen.