Projecten Managen – Hoe doe je dat? Starters gids

Gastblog door Robert van DeSoftware-vergelijker.nl

Het managen van een project wordt door veel mensen als pittig en lastig ervaren. Dat is ook logisch, aangezien je met verschillende belangen te maken hebt, je het altijd goed wilt doen én je ook vaak met andere partijen en andere mensen te maken hebt. Als je een project op de juiste manier wilt managen, is het advies eigenlijk om jouw eigen stijl te gaan ontwikkelen. In dit artikel geven we je graag enkele handige tips waarmee je elk project op de perfecte wijze kunt managen!

Hoe kan je het beste projecten managen?

Sta jij aan de vooravond van een groot project? Dan is het zaak om de nodige voorbereidingen te treffen; alleen met de juiste voorbereidingen ben je in staat om het project op de juiste wijze te laten starten. Bij elk project is het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’ absoluut van toepassing. Om je hier een handje bij te helpen, hebben wij vijf tips voor jou opgesteld.

Met behulp van onderstaande tips ben je in staat om elk project op de juiste wijze te gaan managen. Het is daarbij overigens niet mogelijk om ‘de beste manier’ aan te wijzen. Zoals we in de inleiding van dit artikel al zeiden, is het bijvoorbeeld van belang om jouw eigen stijl te gaan ontwikkelen. Volg vervolgens de onderstaande tips op en laat elk project op de juiste manier beginnen én verlopen!

1. Breng in kaart welke taken gedaan moeten worden

Wat is nou een project zonder taken? Juist, dat bestaat niet. Bij elk project heb je te maken met de nodige taken, waarbij veel taken ook nog overlap met elkaar kennen. Voordat je met het project op de juiste manier van start kunt gaan, is het dus zaak om alle taken in kaart te gaan brengen.

Dit is wenselijk bij een groot project waar je met bijvoorbeeld 20 mensen aan gaan werken, maar ook bij een project waar je in jouw eentje aan werkt. Door alle taken duidelijk in beeld te brengen, kan je namelijk een reële planning maken. Tijdens het gehele project ben je vervolgens in staat om het overzicht te behouden en – daar waar nodig – ook bij te sturen. 

2. Geef prioriteit aan elke taak

Als je de taken eenmaal duidelijk op een rijtje gezet hebt, kan je de verschillende taken in gaan plannen. Het is hierbij zaak om een bepaald label aan elke taak te gaan hangen; dit label geeft de importantie en de prioriteit van de betreffende taak aan.

Op deze manier weet je eigenlijk een hiërarchie te creëren, waardoor je gericht met de taken aan de slag kunt gaan. Je kunt hierdoor eerst de allerbelangrijkste taken uitvoeren, waarna vervolgens de belangrijke taken uitgevoerd kunnen worden.

3. Op een whiteboard of met online software?

In onze vorige tips hebben wij je aangeraden om alle taken in beeld te brengen en deze vervolgens een bepaalde prioriteit mee te geven. Als je dit wilt gaan doen, heb je grofweg de keus tussen twee mogelijkheden: je kunt met een whiteboard met allerlei post its gaan werken, maar je kunt ook projectmanagement software gaan gebruiken. Wij zetten voor jou de voor- en nadelen van beide mogelijkheden even op een rijtje.

Whiteboard voordelen & nadelen

Voordelen:

• Je kunt snel werken
• Je kunt snel dingen aanpassen
• Je kunt met verschillende kleuren gaan werken

Nadelen:

• Slechts vanaf één plek benaderbaar (alleen op de locatie waar het whiteboard hangt)
• Grote foutenmarge
• Je kunt gemakkelijk post its kwijt raken

Online projectmanagement software voordelen & nadelen

Voordelen:

• Je kunt met een groot team gebruik maken van deze software
• Je weet altijd het perfecte overzicht te behouden
• Taken toewijzen gaat onwijs makkelijk
• Altijd en overal toegang tot de software

Nadelen:

• Vergt een (kleine) investering
• Vraagt wellichte enige tijd om aan te wennen

5. Verdeel de taken

Als je eenmaal alle taken duidelijk in beeld hebt gebracht, ben je ook in staat om de taken te gaan verdelen. Je kunt de taken per persoon gaan verdelen, maar je kunt er ook voor kiezen om de taken per afdeling te gaan verdelen. Zolang je de taken maar op de juiste manier weet te verdelen, weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Dat draagt absoluut bij aan een soepel verloop van het project.

Voer je een project nou volledig alleen uit? Ook dan is het aan te raden om de taken te gaan verdelen. Het is logisch dat je alle taken dan zelf uit gaat voeren, maar je kunt de taken wel per dag of per week gaan verdelen. Op die manier zorg je ervoor dat het project op de gewenste manier blijft verlopen.

5. Track je uren en voer het in bij elke taak

Bij het uitvoeren van de taken is het ook van belang om goed naar de bestede uren te kijken. Het advies is om deze tijd per taak bij te houden, zodat je mogelijk tijdig bij kunt gaan sturen. Ook vormt dit handig leermiddel voor in de toekomst; de kans is immers aanwezig dat je in de (nabije) toekomst ook vergelijkbare taken uit moet gaan voeren. Door per taak goed de bestede tijd bij te houden, weet je het volgende project nóg efficiënter en beter voor te bereiden.

Hoe je deze uren het beste bij kunt houden? Daar kan je aparte programma’s voor gebruiken, maar je kunt mogelijk ook de projectmanagement software gebruiken. Veel van deze software programma’s bieden de mogelijkheid om de tijd per taak bij te houden, zodat je uiteindelijk een duidelijk beeld weet te verkrijgen van de bestede tijd aan elke taak én aan het volledige project.

Aan de hand van deze bestede uren kan je overigens ook direct de factuur naar de opdrachtgever sturen. Dit is niet alleen handig als je een project vanuit een groot bedrijf aanstuurt, maar ook als je jouw eigen projecten aanstuurt. Voor elke zelfstandige ondernemer vormen de facturen immers de brandstof van hun voortbestaan. Door jouw uren per taak goed bij te houden, maak je het allemaal dus een stukje simpeler voor jezelf!