Tijd besparen door slim met e-mail om te gaan: zo doe je dat

Als je net begint met ondernemen, ben je blij met iedere mail die binnenkomt. Hoera, een potentiële klant, of wellicht een nieuwe zakelijke relatie! Maar hoe drukker je wordt en hoe beter je onderneming gaat draaien, hoe meer tijd het afwikkelen van e-mail doorgaans gaat opslokken. Uiteraard blijft het dan mooi om bijvoorbeeld een fraaie mail van een belangrijke zakelijke relatie te ontvangen, maar het merendeel van je e-mails zal op den duur bestaan uit ‘moetjes’. Mails die eenvoudigweg afgehandeld moeten worden. Dat kost tijd. En dat is jammer.

Voor veel ondernemers geldt dan ook dat er veel tijd (en dus geld!) bespaard zou kunnen worden op het gebied van e-mailafhandeling. In sommige gevallen gaat het net om dat ene uurtje per dag dat je vaak tekort komt, maar er zijn ook excessen: ondernemers die letterlijk de hele dag vanuit hun inbox werken en nooit de magische ‘0 nieuwe e-mails’ bereiken. Herken je jezelf ergens in dit spectrum? Dan is het handig e-mail automation en inboxmanagement door een virtual assistent eens te overwegen.

E-mail automation

Het woord automation zegt het al: het (deels) automatiseren van je e-mailactiviteiten. Maar hoe dan? Een standaard-reply op binnenkomende mails is niet al te netjes, toch?

Er zijn verschillende tools voor slimme e-mail automation op de markt. MailChimp is één van de populairste. Met zo’n tool kun je allerlei regels instellen die ervoor zorgen dat bepaalde e-mails – die je natuurlijk wel eenmalig moet schrijven en vastleggen – op exact het juiste moment naar exact de juiste adressen verzonden worden. Denk aan opvolgingsmails naar aanleiding van offertes die je hebt verzonden. In plaats van bij te moeten houden wie wel en niet op je offertes heeft gereageerd, kun je dat werk door zo’n tool laten doen. Die meet of een offerte is opgevolgd en stuurt na een door jou ingestelde wachtperiode vanzelf een opvolgmail.

Wat kun je allemaal nog meer doen met zo’n tool? Een hele hoop, bijvoorbeeld:

• Welkomstmails naar nieuwe klanten;
• Waarderingsmails naar klanten die een x periode klant zijn (gebleven);
• Nieuwsbrieven naar bepaalde doelgroepen;
• Opvolgmails naar klanten die al dan niet hebben gereageerd op eerdere mails, zoals een call-to-action in een nieuwsbrief;
• Mails naar klanten die nog producten in hun winkelmandje hebben, maar de bestelling niet hebben afgerond.

Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken. Waarschijnlijk verstuur je zelf niet eens al deze typen mails – maar dan is e-mail automation ook direct een mooi moment om je e-mail marketing aan te pakken.

E-mail automation kan een hoop voor je betekenen, maar biedt nog geen echte oplossing voor het handmatige maatwerk. De vragen van klanten beantwoorden. Afspraken bevestigen en in je agenda zetten. Klachten of garantieclaims afhandelen. Allemaal karweitjes die dagelijks moeten gebeuren, maar waarvoor je echt geen ondernemer bent geworden. Daarvoor is er een ander handig hulpmiddel.

Virtual Assistent

Dit soort inkomend mailverkeer kun je eenvoudig laten afwikkelen door een Virtual Assistent, oftewel VA. Dit is een persoonlijke assistent met wie je op afstand (en dus virtueel) samenwerkt. Hij of zij zit niet bij je op kantoor, maar wikkelt vanaf een andere locatie al die dagelijkse rompslomp voor je af. Uiteraard exact conform jouw wensen en voorschriften.

VA’s worden door verschillende partijen aangeboden. In Nederland is Shift Office Support een bekende partij. Met een Virtual Assistant van Shift Office Support maak je afspraken over welke mails door de VA worden afgewikkeld, welke pasklare antwoorden en reacties daarvoor gebruikt moeten worden, maar ook niet onbelangrijk: welke e-mails nog wel écht door jou zelf moeten worden behandeld en wat er in geval van twijfel moet worden gedaan.

Uiteraard is er het vraagstuk van de privacy en security. Want je geeft niet graag je wachtwoorden uit handen en wellicht gebruik je je zakelijke mail ook weleens privé. Daarom is het belangrijk om een partij te zoeken die op een verantwoorde wijze met jouw privacy omgaat en de modernste middelen gebruikt om wachtwoorden uit te wisselen, zonder dat de andere persoon daadwerkelijk jouw wachtwoorden ziet.

Zowel e-mail automation als het inhuren van een VA kunnen direct een enorme impact in tijd in jouw onderneming veroorzaken. Tijd die je eerder druk was met het tikken van telkens dezelfde teksten, kun je voortaan steken in het daadwerkelijk ondernemen en het verbeteren van je bedrijf. Daarmee zijn het allebei slimme investeringen die zichzelf uiteindelijk dubbel en dwars terugverdienen.