Als ZZPér snel je facturen betaald krijgen

Niets is vervelender dan achter je welverdiende geld aan moeten zitten. Voor veel zzp’ers is dat echter aan de orde van de dag. Juist voor zzp’ers zijn lange factuurtermijnen (die vaak ook nog eens overschreden worden) of zelfs wanbetalingen een doorn in het oog, want als zelfstandige ben je eenvoudigweg helemaal afhankelijk van de inkomsten uit je eigen onderneming. In het ergste geval zorgen achterstallige betalingen van klanten ervoor dat je zelf ook je facturen niet meer kunt betalen binnen de termijn die je hebt afgesproken of die je je had voorgenomen. Allemaal erg irritant, maar gelukkig zijn er een paar handige hulpmiddelen die je eenvoudig kunt toepassen om je facturen snel betaald te krijgen, juist als zzp’er.

Wees vanaf het begin zélf snel en helder

Wie een late offerte verstuurt, mag geen snelle betaling verlangen. Dat zou in de ondernemerswereld zomaar een spreekwoord kunnen zijn. Feit is dat veel zzp’ers die klagen over trage betalingen en misverstanden over betalingstermijnen, zélf niet al te snel zijn met offertes en facturen sturen en ook niet al te duidelijk hun voorwaarden hebben gecommuniceerd.

Allereerst moet je dus zélf het gedrag vertonen dat je graag van je zakelijke relaties zou zien. Dus snel offreren, snel facturen, vlug betalen en helder zijn over betalingsafspraken. Zet ook alles zwart op wit. Heb je telefonisch een betalingstermijn besproken? Bevestig die dan even per e-mail. Daar is niets raars aan en het voorkomt gedoe achteraf.

Houd overzicht en zit kort op de bal

Al die afspraken die je maakt en alle facturen die je verzendt, moet je natuurlijk wel ergens inzichtelijk hebben voor jezelf. Veel ondernemers hebben pas op het moment van boekhouden door dat een factuur niet betaald is. Dat is soms al weken nadat de betaaltermijn is verstreken.

Als het in gebreke blijven geen (directe) consequenties heeft, is de kans groot dat het vaker zal gebeuren. Het klinkt wellicht streng, maar als je snel betaald wilt krijgen, zul je dus zelf kort op de bal moeten zitten. Dat houdt in: direct na de termijnoverschrijding een (vriendelijke!) herinnering sturen.

Zo’n overzicht kun je als beginnende zzp’er nog redelijk eenvoudig zelf bijhouden in Excel. Krijg je meer klanten of breidt je onderneming zich uit, waardoor je meerdere projecten tegelijkertijd draait? Dan wordt het al gauw lastig om goed overzicht te houden. Dat moment dient zich eerder aan dan je denkt! Het is belangrijk om daar op voor te sorteren en na te denken over hulpmiddelen in de vorm van automatisering.

Automatiseren van je facturatieproces

Heb je meer dan een paar klanten en vind je die administratie bijhouden eigenlijk maar vervelend werk dat zonde is van je tijd? Dan kun je jezelf een groot plezier doen en de boel automatiseren.

Er zijn allerlei tools op de markt waarmee je niet alleen je boekhouding eenvoudiger kunt doen, maar waarmee je er ook voor kunt zorgen dat je structureel tijdig betaald krijgt. Zo’n tool helpt bijvoorbeeld bij een factuur maken en bij het houden van overzicht over welke betalingen er allemaal per welke datum nog moeten binnenkomen (je hele zzp administratie, dus). Bij iedere factuur die je aanmaakt, vul je eenvoudigweg de uiterste betaaldatum in en het overzicht vormt zich vanzelf.

Het enige wat je dan nog hoeft te doen, is de templates vullen, naar klanten versturen en dagelijks checken of je nog iets moet najagen. Ook dat najagen kun je volgens een vast format doen, waardoor je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent.

Laat iemand anders najagen

En kom je dan toch aan het najagen, dan is de gouden tip: laat dit door iemand anders doen dan degene die inhoudelijk contact heeft gehad met de klant. Dat kan natuurlijk niet als je volledig zzp’er bent, maar als je met een klein team werkt, kun je daar gebruik van maken. Zorg er dan voor dat degene die de klant contacteert om navraag te doen over de betaling, niet inhoudelijk bij het project betrokken was. Dat voorkomt dat het gesprek verzandt in vragen over het project of eventuele discussies over de kwaliteit van het werk. Die vragen kun je dan eenvoudig parkeren: we gaan het nu immers over de betaling hebben.