Bij honderd gasten is de deadline voor het gastenaantal even belangrijk als het menu

Als je al eens een personeelsfeest hebt geregeld, dan weet je dat er meer bij komt kijken dan het menu en de locatie. Hoewel de meeste aandacht gaat naar het sparren over leuke ideeën, beïnvloeden ook kleine details de kosten. Helemaal als het gaat om een groot gezelschap, in een stad als Den Haag. Als een vijfde van de mensen die zich hebben opgegeven niet komt opdagen, blijft de factuur onveranderd. In dit artikel ontdek je waarom het gastenaantal en de bijbehorende voorwaarden zo belangrijk zijn voor een bedrijfsevent.

Wat staat er op een catering offerte?

De basis van een offerte voor een groot gezelschap bestaat uit de prijs per persoon. Meestal voorzien van een ondergrens, zoals een minimum aantal personen of een minimale orderwaarde, plus de reiskosten. Iets dat vaak over het hoofd wordt gezien is de datum waarop het definitieve aantal gasten moet worden doorgegeven, wat onderdeel is van het contract. Dankzij deze datum kan de cateraar gericht inkopen doen en voorbereidingen treffen op basis van de groepsgrootte, eventuele dieetwensen en uiteraard het budget.

Sommige cateraars hanteren een marge voor bedrijfsfeesten, waardoor je tot een x-aantal dagen voor het teamevent het gastenaantal nog kunt wijzigen.

Een praktijkvoorbeeld (pizza catering voor 100 gasten)

Bij een personeelsfeest is het aantal gasten eigenlijk de duurste variabele. Een gastenaantal dat op het laatste moment een stuk kleiner is, kan de onderneming duur komen te staan. Let dus bij het kiezen van een cateraar ook op de voorwaarden rond het wijzigen van de groepsgrootte.

Holie Pizza verzorgt pizza catering voor 100 personen waarbij je het gastenaantal tot 10 dagen voor het event kosteloos kunt verlagen, waardoor de factuur € 250 tot € 400 lager uitvalt. Het basisarrangement van Holie Pizza ligt namelijk tussen de € 25 en € 40 per persoon voor hun catering op locatie. Dit verschil is toch een flinke hap uit het budget en geld dat anders besteed kan worden dankzij de flexibele service. De peildatum ligt 14 kalenderdagen voor het evenement (de datum waarop je het gastenaantal moet doorgeven).

Bij een live cooking experience, helemaal als het gaat om de bereiding van verse ingrediënten op locatie, is het belangrijk om een wijziging van het gastenaantal zo snel mogelijk door te geven. Dit voorkomt voedselverspilling en extra kosten. De mobiele pizza cateraar hanteert een genereuze marge, maar hieraan is wel een voorwaarde verbonden. De maximale wijziging van het gastenaantal is 10% naar beneden, bijvoorbeeld 90 in plaats van 100 gasten. Naar boven aanpassen is bijna altijd mogelijk, uiteraard in overleg.

Ben je te laat met het doorgeven van de groepsgrootte of hanteert een cateraar geen marge, dan betaal je soms gewoon de volle pot. Bij Holie Pizza is wijzigen tot tien kalenderdagen gratis, maar als je te laat bent, brengt de cateraar extra administratiekosten in rekening van € 95 (excl. btw). Wat vaak alsnog voordeliger is dan het niet aanpassen van de groepsgrootte. Bij cateraar Holie Pizza kun je terecht voor live pizza catering voor groepen van 25 tot 500 personen, waarbij je het aantal gasten 14 kalenderdagen voor de datum van het event moet doorgeven.

PS: lees hier meer tips over het neerzetten van een succesvol bedrijfsevent.