Brainstormsessies inrichten in de anderhalvemetersamenleving

In de huidige anderhalvemetersamenleving zoeken organisaties massaal naar mogelijkheden om hun reguliere bedrijfsprocessen te kunnen continueren. Welke werkzaamheden kunnen vanuit huis worden uitgevoerd? Voor welke werkzaamheden is het een vereiste, dat medewerkers naar kantoor komen? Hoe kan het kantoor zo worden ingericht, dat mensen op anderhalve meter afstand bij elkaar vandaan blijven? Enzovoorts. Ook het organiseren van brainstormsessies is lastiger geworden. Wat kun je doen, wanneer je met een grote groep mensen wilt overleggen over nieuwe ideeën of oplossingen voor bestaande problemen? In dit artikel helpen we je op weg!

Klassieke whiteboards zijn lastiger te gebruiken

Het gebruik van de klassieke whiteboards uit kantoorpanden is lastiger geworden. In de periode voor de corona crisis stond men vaak rond zo’n whiteboard, waarbij ideeën direct genoteerd werden. Vervolgens zocht men naar verbanden tussen verschillende ideeën, om het grote aantal steekwoorden te kunnen groeperen. Op basis van de gevonden verbanden werd vervolgens een start gemaakt met de ontwikkeling van het uiteindelijke idee of de meest geschikte oplossing. In de huidige situatie kan het gebruik van een whiteboard enkel nog, wanneer de groep beperkt is. Het kan slim zijn om ook de beperkte groep mensen in kleinere groepjes op te delen. Zo komt iedereen aan het woord! Zet bijvoorbeeld een whiteboard in iedere hoek van de ruimte.

Online tools voor een brainstormsessie

Naast het gebruik van een klassiek whiteboard op kantoor, zou je ook een online brainstormsessie kunnen organiseren. Veel mensen vinden dit veel minder prettig dan de sessies die op locatie georganiseerd werden in het verleden. Mede door het feit dat je elkaars emoties kon zien, dat interactie vaak makkelijker was, enzovoorts. Er zijn verschillende tools, waarbij je een whiteboard toe kunt voegen aan je online vergadering. Onder meer Microsoft Teams biedt deze mogelijkheid. Je kunt het whiteboard op de klassieke manier gebruiken om goede ideeën direct op papier te zetten en vervolgens te bundelen met andere ideeën of oplossingen uit de brainstormsessie.

Groepen opsplitsen in kleinere groepjes

Het Amerikaanse Zoom was de afgelopen periode regelmatig in het nieuws. Vaak niet heel positief! Inmiddels heeft het bedrijf de beveiliging van haar vergadertool verbeterd, waarmee het veilig is om Zoom te gebruiken voor een brainstormsessie binnen je organisatie. Groot voordeel aan deze tool is de mogelijkheid om een grote groep op te splitsen in kleinere groepjes. Dit doe je al met een druk op de knop! Daar waar je in bijvoorbeeld Microsoft Teams verschillende handelingen moet verrichten, alvorens je een groep op kunt splitsen. Het maakt dat veel mensen Zoom een geschikte tool vinden voor een brainstormsessie.

Maak duidelijke afspraken vooraf

Fysieke teams worden digitale teams. Om een brainstormsessie ook in digitale vorm succesvol te laten verlopen, is het niet alleen belangrijk om de juiste tool te kiezen. Zorg er ook voor dat er vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden. In Microsoft Teams is het bijvoorbeeld mogelijk om een hand op te steken, op het moment dat je iets wenst te zeggen. Door een voorzitter aan te wijzen die de verschillende deelnemers om de beurt het woord geeft, blijft de meeting overzichtelijk en werkt deze motiverend voor je werknemers.