De 3 trends die Contract Lifecycle Management vormen

In het snel veranderende ondernemingsklimaat van vandaag zijn bedrijven constant op zoek naar manieren om efficiënter te werken. Met de opkomst van automatisering, digitalisering en kunstmatige intelligentie (AI), worden er constant nieuwe mogelijkheden geïdentificeerd, gecreëerd en benut. Dit gebeurt op verschillende markten en binnen verschillende domeinen en afdelingen.

Slimme bedrijven zouden constant op zoek moeten zijn naar nieuwe manieren om deze nieuwe technologie binnen de bedrijfsorganisatie toe te passen, onder meer op hun juridische bedrijfsafdelingen. Innovatie wordt niet enkel hiermee geassocieerd, maar is juist iets waar je extra veel aandacht aan dient te schenken en op dient te letten.

Legal professionals zien de behoefte aan automatisering groeien, doordat activiteiten, beveiliging en compliance steeds complexer worden. Dit valt in het bijzonder op bij Contract Lifecycle Management (CLM). Inefficiënte contract management kan een bedrijf 10 procent van hun jaarlijkse omzet kosten. Dit kan mede veroorzaakt worden door gemiste kansen in verband met deadlines van contracten, een slechte onderhandelingspositie, problemen met compliance of operationele inefficiënties.

De toekomst van contracten

bron: geralt / Pixabay

Momenteel onderhoud 95% van de bedrijven hun contracten nog zelf (op handmatige wijze). Desalniettemin voorspelt Gartner dat in 2023 ca. 90% van de multinationals wereldwijd en 50% van de regionale middelgrote bedrijven contractmanagement software in hun bedrijf hebben geïmplementeerd. Bedrijven realiseren zich CLM niet enkel ‘leuk is om te hebben’, maar juist ook een essentieel onderdeel is van de juridische procedures binnen een bedrijf.

Een aantal ontwikkelingen op het gebied van CLM zijn zeker de moeite waard om te bespreken. Hoewel sommige ontwikkelingen zoals AI en Machine Learning nog niet volledig ontwikkeld zijn, is het belangrijk om ook deze ontwikkelingen in gedachte te houden wanneer je kijkt naar de toekomst en het verbeteren van jouw juridische bedrijfsafdeling. In het navolgende zullen drie trends worden besproken waar je in 2020 extra goed op moet letten in het kader van CLM.

1. Workflows & Automatisering 

Niet al te lang geleden, werd automatisering geassocieerd met ingewikkelde robots die de auto’s van de toekomst bouwen. Automatisering doet zich echter al heel veel langer voor – al dan niet in wisselende mate complexiteit. Uit een onderzoek van Mckinsey bleek dat in 2030 tot 800 miljoen banen vervangen kunnen worden door automatisering. Dit is een opmerkelijk ontwikkeling en zal ingrijpende gevolgen hebben voor vele banen. Marketing is een goed voorbeeld om aan te tonen dat automatisering waarde heeft door het succes dat gepaard gaat met het gebruik van geautomatiseerde e-mails, betere controle over follow-ups, en directe segmentatie.

Workflows en automatisering beginnen al onderdeel te worden van CLM en hebben juridische dienstverlening en werkzaamheden al enorm verbeterd en versoepeld. Moderne oplossing kunnen verschillende onderdelen van het lifecycle management van een contract automatiseren, waaronder het creëren van documenten, het goedkeuren van contracten en instellen van geautomatiseerde herinneringen. Deze ontwikkelingen bevorderen de operationele productiviteit, garanderen dat je nooit meer een deadline voor en contract mist en optimaliseren de relatie met belanghebbenden.

2. Integratie 

Software integratie kan een hoop tijd en moeite besparen. Uit een onderzoek van Gartner blijkt dat de integratiewerkzaamheden tot 2020 goed zijn voor 50% van de tijd en de kosten van het bouwen van een digitaal platform,’ Een aantal bedrijven heeft dit inmiddels geprobeerd te simplificeren door middel van API; het integreren van verschillende oplossingen is hierdoor makkelijker gemaakt.

Bedrijven nemen kennis van en verwachten dat de nieuwe software waar zij voor hebben gekozen, ‘plug and play’ zal integreren met hun eigen software. Dit is niet anders op het gebied van CLM en er zijn verschillende voorbeelden waarbij dit is terug te zien. De meest opvallende integraties waar je op moet letten, zijn CRM, online ondertekenen, delen van bestanden (zoals Google Drive, Dropbox, etc) en sales software ( zoals Salesforce). Het is ook goed om te weten dat bepaalde oplossingen al geintegreerde features hebben-zoals online tekenen- die integratie overbodig/onnodig zoud maken.

3. AI en Machine learning

Bron: geralt / Pixabay

Technologieën zoals AI en Machine learning zijn vandaag al een onderdeel van de contractmanagement revolutie. Documenten labelen, belangrijke clausules identificeren en het toewijzen van belangrijke metadata (zoals deadlines en termijnen) in elk document besparen een hoop tijd en moeite. Vanwege de belangrijke aard van de details van het contract, is een menselijke check nog steeds geadviseerd om er zeker van te zijn dat de informatie en geselecteerde data kloppen.

Elke organisatie of Legal afdeling die deze CLM trends wilt benutten moet eerste de verschillende opties die beschikbaar zijn in de markt begrijpen en beoordelen hoe dit in hun gebied zal worden toegepast. Uiteindelijk komt het er op neer om de meeste waarde te halen uit technologische ontwikkelingen en de manier van werken te verbeteren.

Juridische innovatie is op handen. Legal counsels en afdelingen moeten de juiste processen en oplossing vinden om hun werk te stroomlijnen, zodat ze de focus kunnen leggen op hun rol als vertrouwde adviseur in het bedrijf.