Eerste keer een kantoor huren: waarom internet op je checklist moet staan

Een eigen kantoor is voor veel ondernemers hét teken dat hun bedrijf groeit. Het is een mooie mijlpaal als je je werkkamer thuis kunt verruilen voor een professionele plek waar je klanten kunt ontvangen. Tijdens je zoektocht kijk je waarschijnlijk naar de huurprijs, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en beschikbare vierkante meters. Toch is het verstandig om ook de internetverbinding onder de loep te nemen.

Goed internet is onmisbaar voor elk bedrijf

Op kantoor wil je natuurlijk profiteren van snel en goed internet. Het bepaalt namelijk nogal hoe comfortabel je straks aan het werk bent. Een mooi kantoor met een slechte verbinding kan al een flinke bron van frustratie worden. Tegenwoordig willen de meeste ondernemers bij voorkeur een glasvezelverbinding. Het is bijzonder zuur als blijkt dat glasvezel helemaal niet beschikbaar is, terwijl je het huurcontract al hebt ondertekend.

Ondernemers kijken steeds vaker eerst welke internetverbinding er beschikbaar is. Dat is ook logisch, want we vragen als bedrijven steeds meer van onze internetverbindingen. We willen grote bestanden kunnen rondsturen, zonder al te lang te moeten wachten tot iets verzonden of ontvangen is.

‘Er is internet’ zegt nog niets

Als je aan een makelaar vraagt of er internet is op een bepaald adres, is de kans groot dat je ‘Er is internet’ als antwoord krijgt. Helaas zegt dat helemaal niets over de stabiliteit van je verbinding. Want welke infrastructuur ligt er dan precies? Welke providers kunnen diensten leveren? Welke snelheden zijn er mogelijk op het adres? Gaat het om een eigen aansluiting of deel je de verbinding met andere bedrijven in het pand?

Dat zijn allemaal vragen die je eigenlijk wel zou moeten stellen. Zeker als je van plan bent met meerdere medewerkers het pand te betrekken, is het verstandig om van tevoren te onderzoeken welke zakelijke internet verbinding op het adres beschikbaar is. Kijk niet alleen naar de downloadsnelheid, maar ook naar de uploadsnelheid. Die merk je namelijk als medewerkers grote bestanden naar een server of clouddienst sturen. De vraag is niet alleen óf er internet beschikbaar is, maar vooral wat die verbinding dan precies aankan.

Helaas, glasvezel ligt nog niet op ieder bedrijventerrein

Je zou denken dat ieder bedrijventerrein vandaag de dag al is voorzien van glasvezel. Helaas is dat nog lang niet het geval. Het ene pand heeft al een snelle glasvezelaansluiting, terwijl een bedrijf honderd meter verderop nog afhankelijk is van de kabel. Dat kan vervelende verrassingen opleveren als je ervan uitgaat dat een aansluiting later wel geregeld kan worden.

De aanleg van een nieuwe zakelijke verbinding kan niet alleen flink in de papieren lopen, maar vaak staat er ook een lange levertijd voor. Dan kun je dus niet direct starten met ondernemen. Daarom is het verstandig om eerst de mogelijkheden te controleren voordat je definitief een pand kiest. Vraag de verhuurder welke aansluitingen fysiek in het pand aanwezig zijn. Daarna kun je een postcodecheck doen om erachter te komen welke abonnementen beschikbaar zijn op jouw bedrijfsadres.

Een verbinding die wegvalt kost je geld

Thuis is een storing vervelend, maar op de zaak is het ontwrichtend. Medewerkers kunnen niet werken, betalingen kunnen niet worden verwerkt en je klanten kunnen waarschijnlijk het bedrijf niet bereiken. Daarom is het belangrijk dat je kiest voor een zakelijk internet abonnement. Bij dergelijke abonnementen geldt vaak dat er garanties geboden worden als een storing je bedrijf onbereikbaar maakt. Daarnaast is het verstandig om een tweede verbinding of mobiele back-up te regelen.

Een internetverbinding die wegvalt kost elk bedrijf geld. Hoe belangrijk een noodvoorziening is, hangt af van wat je precies doet. Een ontwerpbureau dat vrijwel volledig in de cloud werkt, loopt bij een storing een ander risico dan een kleine winkel die internet voornamelijk voor administratie gebruikt. Voor moderne bedrijven is offline zijn geen optie.

Zet internet bovenaan je checklist

Een internetverbinding is zeker geen detail in een kantoorpand. Veel ondernemers zetten het onderaan hun checklist, maar eigenlijk hoort het helemaal bovenaan te staan. Het is onderdeel van de basisinfrastructuur van een bedrijfspand, net als elektriciteit en verwarming.

Controleer daarom van tevoren welke infrastructuur aanwezig is en welke internetsnelheden mogelijk zijn. Kijk goed naar de capaciteit en de schaalbaarheid. Op die manier voorkom je dat je na het tekenen van het huurcontract ontdekt dat je prachtige nieuwe kantoor een probleem heeft: je kunt er nauwelijks fatsoenlijk online werken.