Ziekteverzuim: écht ‘in control’ zijn als werkgever

Verzuim is een van de grootste problemen waar (MKB-)bedrijven dagelijks mee te maken hebben. Het zorgt ervoor dat processen binnen organisaties vertragen, doelstellingen niet behaald worden én het veroorzaakt frustratie op de werkvloer. Wanneer organisaties veel last hebben van verzuim van medewerkers, betekent dit vaak dat de verzuimdrempel laag is. Dat kan te maken hebben met verschillende factoren, variërend van onduidelijke afspraken over verzuim tot een negatieve bedrijfscultuur.

Controleren of ‘in control’ zijn?

“Is Van Amelsdorf eigenlijk wel echt ziek?” is de eerste vraag die naar boven komt bij organisaties met veel kortdurend verzuim. En de volgende vraag is meestal: “Wat is de echte reden van het verzuim?”. Gebrek aan vertrouwen in medewerkers en onduidelijke afspraken, leiden al snel tot de roep om controle en sancties. Organisaties gaan in dat geval reactief om met verzuim. Pas na een ziekmelding worden er processen in gang gezet die vooral gericht zijn op het controleren van de medewerker. Dit komt voort uit wantrouwen in plaats van vertrouwen.

“In control zijn” is iets anders dan controleren. Het betekent dat je grip hebt op de situatie. Het is een combinatie van: weten wat er speelt, duidelijke regels hanteren en voorbereid zijn op de volgende stap. Om grip te krijgen op kort en frequent verzuim is een aantal zaken essentieel: een helder verzuimprotocol, verzuimbezoeken en frequent verzuimgesprekken.

Is het voor een werkgever relevant om te controleren of je wel echt ziek bent? Het antwoord is nee, want iedereen reageert anders op klachten. En weet jij als werkgever welke werkzaamheden iemand met atherosclerose kan uitvoeren? Kan je aantonen dat je rugpijn hebt en hoeveel? Echt relevant is dat iedereen een wettelijke inspanningsplicht heeft om te werken naar mogelijkheden en dat je als werkgever de plicht hebt om passend werk aan te bieden.

‘In control zijn’ met verzuimbezoeken én een protocol

De meeste mensen denken bij een verzuimbezoek direct aan controle. Maar met een verzuimbezoek maak je persoonlijk contact en krijg je snel een duidelijk beeld van de situatie. Veel beter dan via een telefoongesprek of een appje. De onafhankelijke verzuimrapporteur coacht op inzetbaarheid en stimuleert de medewerker om zelf na te denken over benutbare mogelijkheden. De coach bepaalt niet, maar stuurt op gedrag en maakt concrete afspraken. De ziekte of de klacht staan hierbij niet ter discussie. De focus ligt op wat nog wél kan in plaats van wat niet kan.

Het is belangrijk dat het verzuimbezoek is opgenomen in het verzuimprotocol. Zo weten alle medewerkers wat ze bij een verzuimbezoek kunnen verwachten. Dat vergroot het draagvlak en verhoogt de verzuimdrempel. Door verzuimbezoeken onderdeel te maken van het verzuimbeleid zorg je ervoor dat je écht ‘in control’ bent. Het verzuimprotocol is wettelijk verplicht en legt de spelregels en verantwoordelijkheden vast voor werkgever en werknemers. In het verzuimprotocol maak je bijvoorbeeld afspraken over:

• De wijze waarop je je ziek meldt (tijden, kanalen etc);
• Door wie de ziekmelding wordt opgevolgd en wie waar verantwoordelijk voor is;
• De bereikbaarheid van de medewerker tijdens het verzuim;
• De aanpak rondom het opstellen van een probleemanalyse (volgens de Wet Poortwachter);
• Afspraken rondom verzuimbezoeken;
• Afspraken rondom verzuim tijdens vakanties;
• Afspraken rondom medisch onderzoek;
• Afspraken rondom de betermelding van medewerker;
• Mogelijke sancties bij onvoldoende meewerken aan re-integratie;

Meer tips om ‘in control’ te zijn

Zoals aangegeven is dé succesaanpak een combinatie van het inregelen van verzuimbezoeken en een goed verzuimprotocol. Andere zaken die belangrijk zijn om in control te blijven:

• Zorg er bij de introductie van het verzuimprotocol voor dat je dezelfde taal spreekt binnen de organisatie. Spreek bijvoorbeeld niet over ziektes en klachten maar over taken en werkzaamheden.
• Laat medewerkers meedenken of input geven over het protocol. Neem ze mee in het proces zodat er voldoende draagvlak en begrip ontstaat.
• Zorg dat je een ziekmelding zo snel mogelijk persoonlijk opvolgt. Laat dit geen dag liggen! Het heeft prioriteit, want het gaat om mensen.
• Toon interesse. Zorg ervoor dat je contact houdt met de medewerker en stel open vragen om te informeren hoe het gaat. Maak de medewerker medeverantwoordelijk voor het contact én zorg er tenslotte voor dat alle stappen die genomen worden helder zijn en opgevolgd worden.
• Voer frequent verzuimgesprekken bij medewerkers die zich meer dan twee keer per jaar ziek melden.

In control zijn gaat over voorspelbaarheid. Voorspelbaarheid zorgt voor rust, begrip en duidelijkheid en juist dat is enorm belangrijk wanneer het om succesvol verzuimbeleid gaat!