Zo organiseer je een succesvol hybride evenement

Dankzij de voortschrijdende techniek kun je nu een evenement bijwonen zonder er fysiek aanwezig te zijn. Of het nu een college op de universiteit is, het optreden van een artiest of een zakelijke meeting. Tijdens de corona pandemie werd het vergaderen op afstand opnieuw uitgevonden, maar nu het gewoon weer mogelijk is om elkaar te ontmoeten is dit fenomeen gebleven. Als jouw bedrijf bijeenkomsten organiseert waarbij ook mensen ‘op afstand’ aansluiten, dan is het belangrijk dat je dit goed organiseert en hiervoor de juiste technische oplossingen inzet.

Ondersteuning bij het organiseren van je bijeenkomst

Zorg voor goede ondersteuning bij het organiseren van een online of hybride bijeenkomst. Denk niet dat je het zelf wel kunt. Je bent er echt niet met alleen een laptop neer te zetten waar je een webcam op aansluit. Met Aanmelder.nl Event Software organiseer je een online evenement zoals het hoort. Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat zowel degenen die fysiek aanwezig zijn als de mensen die online aanschuiven een goede ervaring hebben. Door je te veel op één van deze groepen te fixeren loop je het risico dat de andere groep na afloop zeer ontevreden is over de organisatie. Alle deelnemers tevreden stellen vraagt om een professionele aanpak.

Dynamiek maakt je evenement levendig

Een evenement wordt voor de volgers op afstand een stuk interessanter als je werkt met meerdere camera’s. Het beeld wordt op die manier minder star en de kijker blijft geboeid. Vergelijk het met een optreden op tv: dit wordt ook met meerdere camera’s geregistreerd. Dat hoeven er geen tientallen te zijn zoals bij het huwelijk van Willem-Alexander en Máxima waarbij de beroemde traan van de bruid haarscherp in beeld kwam. Het aantal camera’s en hun positie is afhankelijk van de aard en omvang van het evenement.

Wat is het doel van je evenement?

Als je een hybride evenement organiseert is het belangrijk om van tevoren te bepalen wat je doel is. Maak een goed programma en let er op dat dit voor alle deelnemers, zowel fysiek aanwezig als op afstand, aantrekkelijk is. Heb je bijvoorbeeld een evenement met meerdere sprekers die tegelijk op een podium staan, bied dan online deelnemers aan om op een later moment bijdragen terug te kunnen kijken. Zo kunnen zij zelf een keuze maken bij wie ze live aanschuiven, net zoals degenen die op de locatie aanwezig zijn. Zorg ook voor een goede interactie met de deelnemers op afstand, bijvoorbeeld met behulp van een videowand waar zij te zien zijn.

Kansen voor ondernemers

Een hybride evenement is dé kans voor een bedrijf om zich te presenteren. Kijk maar naar het jaarlijkse Apple Event. Dit werd al ver voor corona georganiseerd en kan steevast rekenen op wereldwijde belangstelling. Tijdens dit event presenteert het bedrijf de nieuwste gadgets en daar is steevast grote belangstelling voor. Een nadeel is wel dat je te maken hebt met verschillende tijdzones. Bij wereldwijde belangstelling is het lastig een tijdstip te kiezen wat voor alle deelnemers aantrekkelijk is. Maar ook hier is er de kracht van het vastleggen van content: Je kunt na afloop een video van de bijeenkomst online zetten zodat iedereen die het heeft gemist alsnog kan kijken.

Extra kansen voor betaalde evenementen

Voordat het hybride evenement zijn intrede deed kochten mensen die erbij wilden zijn een kaartje voor een betaald evenement zoals een concert of een sportwedstrijd. Nu kun je ervoor kiezen om dit soort evenementen te livestreamen en bezoekers die thuis willen meekijken hiervoor te laten betalen. Zij krijgen dan na betaling met een link toegang tot een privé livestream. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je je techniek goed in orde moet hebben. Iemand die een flink bedrag neertelt om thuis op de bank zijn favoriete artiest live te kunnen zien optreden wil geen haperende verbinding of een verbinding die helemaal niet opstart. Zeker bij een live concert of sportwedstrijd kun je zo’n fout niet meer achteraf goedmaken, zelfs niet door het betaalde kaartje te vergoeden.