7 voordelen van het vergaderen op een externe vergaderlocatie

Vergaderen op een andere locatie dan jouw kantoor: mogelijk zie je dat niet zo zitten. Er komen extra kosten bij kijken. En het kost je ook wat meer tijd om op deze bestemming te geraken. Toch kunnen we je aanraden om het eens te overwegen. Het kan namelijk veel voordelen meebrengen voor jou en je collega’s. Daarom geven wij je zevenvoordelen van het vergaderen op een externe locatie.

1.   Het wakkert creativiteit aan

Misschien wel een van de belangrijkste voordelen van het vergaderen op locatie, is dat het creativiteit aanwakkert. Iedere keer weer in dezelfde omgeving vergaderen zorgt niet bepaald voor een creatieve stimulans. Wanneer je jezelf in een nieuwe omgeving bevindt, zorgt dat er vaak voor dat je creatiever wordt. En niet alleen een nieuwe omgeving zorgt voor meer creativiteit, veel vergaderlocaties spelen hier tevens op in. Denk bijvoorbeeld aan vergaderlocaties op prachtige locaties zoals een bosrijke omgeving. Of deze vergaderlocatie in Breda, die geheel in Balinese sfeer is ingericht. Bijzondere vergaderlocaties zijn dan ook zeker een aanrader wanneer je creatief bezig wilt zijn.

2.   Minder reistijd

Je kunt natuurlijk de vergaderruimte bij jouw kantoorgebouw reserveren voor je vergadering. Maar in veel gevallen kun je reistijd besparen door een externe vergaderlocatie uit te kiezen. Kies bijvoorbeeld een vergaderlocatie die voor je collega’s minst ver reizen is. Ga je vergaderen met een klant of partner? Dan kun je een vergaderlocatie kiezen waarbij zij het minst hoeven te reizen. Zo kun je jouw klant en/of partner tegemoet komen en bouw je aan je relatie.

3.   Ongestoord vergaderen

Het sociale aspect van een kantoor kan natuurlijk aangenaam zijn. Maar wanneer het om productiviteit gaat, is een kantoor niet altijd ideaal. Nu kun je natuurlijk in een vergaderruimte gaan zitten in jouw kantoorgebouw. Maar dan kan het nog gebeuren dat je gestoord wordt door collega’s. Op een externe vergaderlocatie heb je hier geen last van. Men zal daar niet zomaar je vergaderruimte betreden.

4.   Maak vergaderen leuk

Vergaderingen op kantoor worden vaak niet beschouwd als een leuke bezigheid. Het is tijdrovend en kost veel energie. Maar wanneer je gaat vergaderen op een externe locatie, kun je er een leuke tijd van maken. Zo is ten eerste de vergaderlocatie vaak leuker aangekleed. Maar je kunt vrijwel altijd een vergaderarrangement nemen. Daarbij mag je gebruik maken van een locatie, maar kun je bijvoorbeeld ook gezellig lunchen of ontbijten. Zo maak je een uitje van je vergadertijd.

5.   Werk aan je relaties met collega’s, klanten en partners

Vergaderen op locatie maakt vergaderen leuk. En zo bouw je ook aan een betere relatie met collega’s, klanten en partners. Ten eerste omdat je vergaderingen leuker zijn. Maar zoals we al eerder hebben aangegeven, maak je van vergaderen een dagje uit. Ga lekker lunchen na de vergadering. Of doe een drankje na een middag brainstormen.

6.   Maak gebruik van handige attributen

Wanneer je gebruik maakt van een externe vergaderlocatie, kun je vaak gebruik maken van handige attributen. Denk aan visuele ondersteuning zoals een whiteboard met post-its of een beamer. Dit maak het vergaderen een stuk makkelijker en efficiënter.

7.   Hogere opkomst

Heb je last van een lage opkomst van je collega’s bij de vergaderingen die je organiseert? Een vergaderlocatie op een externe locatie kan voor een hogere opkomst zorgen. Het komt toch serieuzer over wanneer je vergadering op een externe locatie wordt gepland. Daarnaast vinden veel mensen het leuker om eens ergens anders te vergaderen. En ook dit kan voor een hogere opkomst zorgen.

Er zijn dus genoeg voordelen te bedenken van het vergaderen op een externe locatie. En bovenstaande lijst is verre van uitputtend. Probeer het zeker eens uit en ervaar wat een vergaderlocatie voor jou kan doen.