Hoe voorkom je wildgroei in zakelijke mobiele telefonie?

Met twee zakelijke telefoons weet je meestal precies hoe het zit. Je kent de nummers, weet welk toestel bij wie hoort en een wijziging is zo geregeld. Dat verandert zodra er meer mensen bij komen. De ene collega heeft genoeg aan een kleine databundel, de ander werkt veel onderweg en gebruikt zijn telefoon de hele dag. Ondertussen vertrekt er iemand, wordt een toestel doorgeschoven en komt er weer een nieuw nummer bij.

Voor je het weet staan er abonnementen naast elkaar die ooit logisch waren, maar inmiddels niet meer goed bij de organisatie passen. Het probleem zit dan vaak niet in de abonnementen zelf, maar in het ontbreken van overzicht.

Weet eerst welke nummers er eigenlijk in gebruik zijn

Dat klinkt eenvoudig, maar juist daar gaat het geregeld mis. Maak één overzicht waarin per nummer staat wie het gebruikt, welk toestel erbij hoort en welk abonnement eraan gekoppeld is. Noteer ook wie wijzigingen mag doorgeven. Zo hoef je niet maanden later uit facturen of oude mails te reconstrueren van wie een aansluiting ook alweer was.

Wie meerdere aansluitingen beheert en kijkt naar een Odido zakelijk telefoon abonnement, kan kiezen uit verschillende databundels en Unlimited-abonnementen. Odido biedt daarnaast Data Only voor apparaten waarvoor bellen niet nodig is. Bundels kunnen maandelijks omhoog of omlaag worden aangepast en meerdere abonnementen kunnen op één verzamelfactuur terechtkomen. Via Mijn Odido Zakelijk zijn abonnementsgegevens en facturen terug te vinden. Dat soort functies wordt vooral handig zodra je niet meer één nummer beheert, maar een hele groep.

Het helpt om binnen het bedrijf een paar vaste uitgangspunten te gebruiken. Niet iedere medewerker hoeft exact hetzelfde abonnement te krijgen, maar volledig maatwerk voor ieder nummer maakt het beheer onnodig ingewikkeld. Een beperkt aantal profielen is vaak al genoeg, bijvoorbeeld voor medewerkers die vooral op kantoor werken en collega’s die veel onderweg zijn.

Regel een telefoon tegelijk met de rest van de onboarding

Een nieuwe medewerker krijgt meestal een laptop, toegang tot systemen en een e-mailadres. De zakelijke telefoon hoort gewoon in datzelfde rijtje. Spreek af wie het nummer aanvraagt, welk toestel wordt uitgegeven en waar dat wordt geregistreerd.

Doe hetzelfde bij vertrek. Daar ontstaan namelijk gemakkelijk losse eindjes. Wie zorgt dat het nummer wordt overgedragen of beëindigd? Waar blijft de simkaart? Wordt het toestel opnieuw gebruikt? En zijn zakelijke accounts van het apparaat verwijderd voordat het naar een volgende medewerker gaat?

Het helpt als één persoon of afdeling eigenaar is van dat proces. Anders ontstaat al snel de situatie waarin HR denkt dat IT het oplost, terwijl IT ervan uitgaat dat de administratie het nummer heeft afgemeld.

Ook afspraken over het toestel zelf horen erbij. Bloeise schreef eerder over het gebruik van een zakelijk toestel door werknemers. Zeker wanneer privégebruik is toegestaan, is het verstandig om vooraf duidelijk te maken wat wel en niet de bedoeling is.

Kijk af en toe of de abonnementen nog bij het werk passen

Een bundel wordt vaak gekozen op het moment dat iemand in dienst komt en blijft daarna jarenlang ongemoeid. Terwijl het werk in die tijd best kan veranderen. Een collega die eerst vrijwel altijd op kantoor zat, is misschien veel vaker onderweg. Iemand anders gebruikt mobiele data nauwelijks nog omdat bijna alles via wifi gebeurt.

Het hoeft geen groot project te zijn om daar zicht op te houden. Een paar keer per jaar controleren welke aansluitingen opvallend veel of juist weinig worden gebruikt, levert vaak al genoeg informatie op. Je ziet dan ook sneller nummers waarvan niemand direct weet wie ze nog gebruikt.

Zo voorkom je dat oude keuzes ongemerkt blijven doorlopen. Een abonnement hoeft niet pas aandacht te krijgen wanneer iemand tegen een limiet aanloopt of wanneer een factuur plotseling hoger uitvalt.

Laat niet iedereen zelf wijzigingen regelen

Bij een klein bedrijf kan het prima werken als de ondernemer alles zelf regelt. Zodra een organisatie groter wordt, is het handiger om één duidelijke route voor wijzigingen te hebben. Anders bestelt de ene manager zelf een nieuw nummer terwijl een andere collega via de administratie een bestaande aansluiting laat aanpassen.

Wie verantwoordelijk is, verschilt per organisatie. Dat kan iemand van IT zijn, maar net zo goed een medewerker van de administratie of facility management. Belangrijker is dat duidelijk is waar aanvragen terechtkomen en dat iemand het totaaloverzicht bewaakt.

Het toestel hoort ook bij je beveiliging

Een zakelijke smartphone is inmiddels veel meer dan een telefoon. Er staan e-mails op, agenda’s, documenten en apps die toegang geven tot bedrijfsomgevingen. Wie wel de abonnementen beheert maar niet nadenkt over de toestellen zelf, mist dus een belangrijk deel van het verhaal.

Het NCSC adviseert bedrijven onder meer om mobiele apparaten up-to-date te houden, toegang goed te beveiligen en back-ups te regelen. Maak intern ook duidelijk wat iemand moet doen als een telefoon zoekraakt. Dat klinkt als een detail, totdat een toestel op vrijdagavond in de trein blijft liggen en niemand weet wie er iets mee moet.

Overzicht voorkomt het meeste gedoe

Wildgroei ontstaat zelden doordat iemand één keer een verkeerde keuze maakt. Het gebeurt stukje bij beetje. Er komt een nummer bij, een medewerker wisselt van functie, een toestel wordt doorgeschoven en ergens blijft een oude aansluiting langer actief dan nodig.

Met één actueel overzicht, vaste afspraken voor nieuwe en vertrekkende medewerkers en een duidelijke verantwoordelijke blijft dat beheersbaar. Dan groeit mobiele telefonie gewoon mee met het bedrijf, zonder dat je na een paar jaar eerst moet uitzoeken van wie al die nummers eigenlijk zijn.