Je kantoor professioneel inrichten: een onderschat vak

Kantoren en bedrijfsruimtes zijn er in allerlei geuren en smaken. Van inspirerende, strakke vergaderruimtes tot schimmige, naar afgewerkte motorolie ruikende kantoortjes naast de werkplaats in de autogarage. Wat veel ondernemers met slecht onderhouden kantoorruimtes zich niet realiseren, is dat de uitstraling en de professionaliteit van je inrichting van die kantoorruimte voor klanten én leveranciers steeds belangrijker wordt.

Goede inrichting is meerwaarde

In een wereld waarin je vrijwel alles online kunt regelen, zijn het steeds vaker de randzaken die klanten ertoe zetten naar een bedrijfskantoor te komen. Je vakantie boeken doe je online, je auto kun je gewoon thuis laten ophalen voor een onderhoudsbeurt en even met een leverancier of opdrachtgever schakelen gaat veel sneller via Microsoft Zoom dan dat je fysiek op de koffie moet komen.

Dat gegeven, in combinatie met de wetenschap dat steeds meer mensen als zzp’er werken en dus kantoor aan huis voeren, kan leiden tot de misvatting dat het hebben van een strakke kantoorruimte niet meer van belang is. Het tegendeel is echter waar: een goede inrichting van jouw kantoor kan juist een enorme meerwaarde zijn voor je bedrijf, of het nu een klein kantoortje aan huis is of een grotere kantoorruimte met een paar man personeel.

Je kantoor als spiegel van je werkwijze

Mensen hebben de neiging om je omgeving als een spiegel van je karakter te zien. Wie er een slordig bureau op nahoudt, zal ook wel slordig werken, is voor veel mensen de overtuiging. Dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn, maar voor veel klanten, opdrachtgevers en leveranciers is het – bewust of onbewust – een wereld van verschil of zij binnenkomen in een strakke, mooie afgewerkte bedrijfsruimte of in een slecht onderhouden tochtgat. Vraag je dan ook af: welke indruk wil ik dat klanten of zakelijke relaties van mij hebben?

Je kantoor op orde

Zodra je het antwoord op die vraag hebt, kun je starten met de optimale inrichting van jouw kantoor of bedrijfsruimte. Een veel gemaakte misvatting is dat de inrichting van je bedrijfsruimte voor bepaalde branches totaal niet relevant is, bijvoorbeeld de autobranche. Een kantoortje in een autogarage mag krakkemikkig en een beetje vies zijn, want er wordt nu eenmaal de hele dag aan auto’s gewerkt, toch? De waarheid is dat het leeuwendeel van je klanten het enorm waardeert als ook bij bijvoorbeeld de autogarage een mooie, schone ontvangstruimte aanwezig is waar je op je gemak kunt plaatsnemen met je zondagse kleding. Laat het antwoord op de vraag welke indruk je wilt maken dus niet vertroebelen door foutieve aannames.

Professionele inrichting

Zodra je weet welke indruk je wilt maken, kun je inventariseren welke inrichting daarvoor nodig is. Heb je een marketingbureau, dan wil je wellicht je beste commerciële uitingen prominent tonen. En heb je een autogarage, dan wil je misschien het veiligheidsaspect benadrukken. Laat je klanten in dat geval zien dat je beschikt over BHV-spullen, brandblussers en zichtbare veiligheidsvoorschriften.

Zorg ervoor dat jouw kantoor of bedrijfsruimte uiteindelijk ademt waar jij voor staat. Of dat nu veiligheid is, of creativiteit, of heel iets anders: voor elke stijl is de juiste inrichting redelijk eenvoudig samen te stellen.