Online evenementen en de toekomst van event design

Als eventprofessional weet jij vast wel dat het lastig kan zijn om een online evenement interessant te maken. Een remote publiek houdt nu eenmaal minder makkelijk de aandacht erbij en je zult op zoek moeten naar innovatieve manieren om ervoor te zorgen dat je evenement interactief is.

Toch is dit niet onmogelijk. Een sector die succesvol van offline overgestapt is op een online aanbod is de gokindustrie. Of het nu gaat om aanbieders met een Nederlandse vergunning, of om online gokken bij buitenlandse sites, steeds meer Nederlanders bezoeken wel eens een online casino, waar je bijvoorbeeld mee kunt doen aan pokerwedstrijden of digitale loterijen. En dat terwijl een avondje casino eerder bij uitstek juist een offline uitje was.

Stel een doel

Zorg dat je duidelijk weet wat je met je evenement wilt bereiken. Als je bijvoorbeeld een teambuilding organiseert, wil je dat collega’s elkaar beter leren kennen en lol hebben. Bij een educatief evenement wil je dat de deelnemers iets opsteken, en bij een productlancering wil je dat mensen dit product kopen.

Dit doel moet ook meetbaar zijn, zodat je weet of jouw evenement wel of geen succes was. Dit kun je doen met de welbekende SMART-methode. Dit houdt in dat je doel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden moet zijn.

Denk goed na over de opbouw

Live evenementen duren soms een halve dag, een hele dag, of zelfs meerdere dagen. Een online evenement is meestal een stuk korter. Daarom is improvisatie vaak geen optie, en is het belangrijk om een strak programma te hebben en je hieraan te houden. Kies ook voor sprekers die kort en bondig hun verhaal kunnen doen. Online verliezen mensen vaak sneller hun concentratie.

Een andere mogelijkheid is om je online evenement op te splitsen in meerdere korte sessies. Tien sessies met ieder tien personen zorgen voor meer interactiviteit dan een sessie met honderd deelnemers.

Betrek je deelnemers bij het online evenement

Deelnemers voelen zich vaak minder betrokken bij een online evenement dan bij een offline evenement. Dit is dus een belangrijk aandachtspunt. Kies er bijvoorbeeld voor om van tevoren uitnodigingen te versturen of een website voor je evenement te maken. Stuur de deelnemers vooraf alvast filmpjes, artikelen of presentaties en laat ze ideeën uitwisselen.

Het is ook belangrijk om na te denken over de interactie met je publiek tijdens het evenement. Dit doe je bijvoorbeeld door duidelijk uit te leggen hoe deelnemers mee kunnen doen, en dit een aantal keer te herhalen gedurende het evenement. Stel je publiek vragen om hen bekend te maken met het onderwerp dat je gaat behandelen. Regel ook een chatfunctie, zodat het publiek vragen kan stellen, zonder dat het afleidt van het evenement. Dit vereist natuurlijk dat er een goede moderator is die relevante vragen eruit kan pikken om te behandelen tijdens de sessie.

Laat lunch of een snack bezorgen

Bij een offline evenement krijg je vaak lunch, een snack of koffie. Je kunt je publiek bij je evenement betrekken door ze iets soortgelijks aan te bieden, zoals bijvoorbeeld een lekkere reep chocolade, of een andere snack.